Auch wenn Active Sourcing bisher nicht zum Standardarbeitsalltag im Recruiting Team der DRK Kliniken Berlin gehörte, haben wir im Rahmen verschiedener Projekte bereits Erfahrungen damit gesammelt. Sie haben uns ermutigt, unsere Kompetenzen in dem Bereich auszubauen und die Methode nun auch inhouse anzuwenden. So habe ich also nach längerer Zeit mal wieder eine Teamschulung anberaumt und Anika Schoetzau als externe Dozentin eingeladen. Sie ist studierte Psychologin mit viel Erfahrung im Personalbereich und freiberufliche Sourcerin. Im Interview gibt sie spannende Insights.

Mit welcher Zielsetzung macht man sinnvollerweise Active Sourcing?

Active Sourcing ist eine ergänzende Methode der Personalgewinnung. Es kann nie die einzige und wird auch nie die beste Methode sein. Der Zeitraum von der Erstansprache bis zum Arbeitsantritt ist beim Active Sourcing meist länger als bei einer klassischen Bewerbung. Die meisten Einstellungen kommen immer noch über Stellenanzeigen und die Bewerbung über das Onlinebewerbungsformular zustande, wenn alles gut aufgesetzt ist.

Beim Active Sourcing geht es darum, den Recruitingprozess aktiver zu gestalten, mehr Kontrolle zu übernehmen. Versteckte Kandidat*innen aufzustöbern, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, aber eine Wechselbereitschaft mitbringen. Da es viel mehr latent wechselwillige als aktive jobsuchende Arbeitnehmer*innen gibt, vergrößert sich der Kandidat*innenpool, aus dem man für die Nachbesetzung schöpfen kann, durch Active Sourcing enorm. Das gilt gerade in Deutschland, wo die Arbeitsverträge oft durch bestimmte Aspekte wie mehr Urlaubstage nach langjähriger Unternehmenszugehörigkeit auf Mitarbeiterbindung ausgerichtet sind und die Arbeitnehmer*innen dreimal mehr überlegen, ob sie wirklich kündigen wollen. Selbst wenn sie unzufrieden sind.

Inhouse betrieben kann Active Sourcing dazu führen, dass man im Recruiting weniger auf Drittanbieter angewiesen ist. Man baut Kontakt zum*zur Bewerber*in auf, bevor man etwas fordert. Dadurch verbessert man die Candidate Experience. Mit der Methode gelingt es, sich als Arbeitgeber bei bestimmten Personen überhaupt erstmal auf den Schirm zu bringen. Manchmal wird auch erst später eine Einstellung daraus.

Gibt es positive Nebeneffekte beim Active Sourcing?

Ein positiver Nebeneffekt ist, dass man durch das Recherchieren in Karrierenetzwerken und in den einzelnen Kandidatenprofilen, in Kommentaren, auf Unternehmenswebseiten, in sozialen Netzwerken etc. viel Wissen sammelt. Man sieht, was die Konkurrenz in Sachen Recruiting so treibt. Welche Bewerberevents bietet sie an? Welche Berufsgruppen spricht sie in ihren Kampagnen an? Bei welchen Aspekten kann man ihr einen Schritt voraus sein? Man gewinnt auch Wissen über die Bewerber*innen, die auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind. So kann man realistischere Anforderungsprofile in den Stellenanzeigen schreiben, mit denen sich die Kandidat*innen identifizieren können.

Active Sourcing Projekte der DRK Kliniken Berlin

Welche Nachteile hat Active Sourcing?

Die Methode ist ein Zeitfresser und eher eine mittelfristig wirkende Lösung. Es gibt keine Erfolgsgarantie. Nur weil ein Unternehmen beginnt, Active Sourcing zu betreiben, werden nicht in kürzester Zeit alle Stellen besetzt sein. Zuerst müssen die Sourcer*innen ein gutes Profil bei LinkedIn und XING auf- und ihr Netzwerk ausbauen. Das dauert eine Weile. Vor allem, wenn man nicht jede x-beliebige Kontaktanfrage annimmt, sondern darauf achtet, ein spezifisches Netzwerk im Bereich Pflege, Medizin etc. zu knüpfen, um später mit Beiträgen auch die richtige Zielgruppe zu erreichen. Je mehr Kontakte man hat, desto mehr Profile werden angezeigt.

Pi mal Daumen muss man 100 Personen anschreiben, um eine Bewerbung zu generieren. Wenn man rechnet, dass man durchschnittlich 10 Bewerbungen braucht, um eine Stelle zu besetzen, bedeutet das: man muss 1.000 Kandidat*innen dafür recherchieren und kontaktieren! Viel Zeit kostet es auch herauszufinden, welcher Kanal, welche Art von Nachricht, welcher Stellenanzeigentext und welches Suchwort für eine bestimmte Region oder Berufsgruppe am besten funktioniert. Man muss als Sourcer*in testen, testen, testen. Wenn ich weiß, dass ich die Zeit dafür nicht habe, dann kann ich es auch gleich bleibenlassen.

Was verstehen Unternehmen oft falsch?

Was viele unterschätzen, ist, dass Active Sourcing ein finanzielles Investment ist. Auf jeden Fall, wenn man es extern von freiberuflichen Recruiter*innen machen lässt und ihnen Honorare zahlt. Aber auch, wenn man es inhouse macht. Denn man benötigt (ggf. zusätzliche) personelle Ressourcen im Recruiting Team. Und man benötigt professionelle Tools wie den XING Talentmanager (kostet mehrere tausend Euro abhängig von der Unternehmensgröße) oder den LinkedIn Recruiter Lite (aktuell 1.500 € im Jahr). Damit kann man die Karrierenetzwerke nicht nur mit eingeschränkten Funktionen wie als Privatperson, sondern umfangreich bedienen.

Mit dem LinkedIn Recruiter Lite lassen sich z.B. nicht nur Kurznachrichten von 200 Zeichen bei der Kontaktaufnahme versenden, sondern richtige E-Mails. Und es gibt keine Beschränkung auf eine bestimmte Anzahl gleichzeitiger Kontaktanfragen. Bei manchen Tools werden 20% Rabatt für gemeinnützige Unternehmen gewährt, so kann man die Kosten etwas drosseln. Es besteht auch die Möglichkeit, sich im Recruiting Team einen Account zu teilen, aber das sehen die Plattformen nicht gern.

Klasse oder Masse, was macht beim Active Sourcing mehr Sinn?

Die Rückmeldequote ist höher, wenn man personalisierte Nachrichten zur Kontaktaufnahme schreibt, anstatt dieselbe Nachricht 100mal zu copy-pasten. Der Sourcer oder die Sourcerin kann dabei z.B. auf vorherige Stationen aus dem Lebenslauf eingehen. Wenn man aber wie gesagt weiß, dass man 100 Kandidat*innen anschreiben muss, um eine einzige Bewerbung zu generieren, ist es immer ein Balanceakt. Zu viel Zeit kann man nicht mit dem Durchstöbern einzelner Profile und Texten individueller Nachrichten verbringen, sonst kommt man nicht weiter.

Als Faustregel kann man sagen: Bei schwierigen und seltenen Ausschreibungen macht es Sinn, sich Mühe mit wenigen, aber individuellen Kontaktaufnahmen zu geben. Bei 08/15-Stellen, die immer wieder ausgeschrieben werden und eine breite Zielgruppe ansprechen, muss man manchmal einfach auf Masse gehen und dieselbe Nachricht vielfach versenden. Trotzdem sollte man sich dann beim Entwerfen der Textvorlage Mühe geben. Eine Nachricht mit Augenzwinkern oder eine Nachricht, die sich von den Standardfloskeln der Active Sourcer*innen abhebt, hat sicher mehr Erfolg.

Auch sollte man Regeln definieren, bei welchen Stellen Active Sourcing-Aktivitäten ergriffen werden. Das kann man sicher nicht für jede Ausschreibung machen. Es macht Sinn, verschiedene Eskalationsstufen einzuplanen: zuerst die Standardausschreibung. Wenn dabei zu wenige Bewerbungen hereinkommen, folgt als zweite Raketenstufe unterstützender Social Media-Content und -Werbung. Und erst als dritte Stufe das Active Sourcing.

Wie lassen sich die Active Sourcing-Aktivitäten gut im Recruitingalltag unterbringen?

Mein Tipp ist, eine Person aus dem Recruiting Team einen Tag pro Woche für das Active Sourcing abzustellen. Dann weiß jede*r: Diese Person wird heute keine anderen Aufgaben übernehmen. Der Sourcing-Tag wird vor allem dafür verwendet, neue Profile zu sichten und Kontaktaufnahmen zu versenden. Wenn z.B. am Donnerstag der große Sourcing-Tag ist, empfiehlt es sich, dann am Montag eine Stunde einzuplanen, um die Rückmeldungen durchzugehen und ggf. mit eingegangenen Leads zu telefonieren. Da es meist nicht sooo viele sind, geht das schneller.

Active Sourcing ist eine schöne Abwechslung zum Tagesgeschäft. Andererseits droht aber auch die Reizüberflutung beim Durchklicken hunderter Profile im Internet. Man kann das nicht ausschließlich machen. Für mich ist es wichtig, konzentriert zu arbeiten. Wenn man als Recruiter*in versucht, jeden Tag zwischendurch eine Stunde mit Active Sourcing zu verbringen, ist die Gefahr zu groß, dass man sich von anderen Anfragen ablenken lässt. Natürlich kann ich auch mal in der U-Bahn sitzen, Musik hören und nebenbei Kontaktanfragen im Akkord bestätigen. Aber das eigentliche Screenen von Kandidat*innen erfordert Aufmerksamkeit.

Warum ist das so?

Das Ziel ist es, sich in relativ kurzer Zeit die angesehenen Profile zu merken und möglichst detailliert im Hinterkopf zu behalten. Interessante Profile werden zwar in einer Dokumentationstabelle abgelegt. Aber wenn z.B. eine Person anruft, kann ich idealerweise ihren beruflichen Hintergrund aus dem Gedächtnis abrufen. Vielleicht gibt es auch später eine Vakanz, für die ich eine bestimmte Kandidatin, die ich beim ersten Mal aussortiert habe, gebrauchen kann. Je besser ich mir alles merke, desto einfacher finde ich sie wieder.

Damit das funktioniert, muss ich mir mit fokussierter Aufmerksamkeit das Profilbild ansehen, vielleicht auch einige Beiträge, die die Person auf LinkedIn veröffentlicht hat. Denn aus reinen Stichworten wie Namen und Skills wie sie z.B. auf manchen Meta-Talentsuchmaschinen aufgelistet werden, setzt das Gehirn noch keinen echten Menschen zusammen. Und wenn ich abgelenkt bin, auch nicht.

Welche Fehler sollte man beim Active Sourcing vermeiden?

Was auf gar keinen Fall passieren darf: dass man als Recruiter*in einen Kandidaten auf LinkedIn anschreibt, ihm eine Stelle anbietet, und ihm dann, nachdem er Interesse bekundet hat, ohne Vorstellungsgespräch eine Absage schickt, weil er der Führungskraft doch nicht gefallen hat.

Um das zu vermeiden, gibt es mehrere Lösungsstrategien:

  1. Entweder man formuliert den Text für die Kontaktaufnahme etwas vorsichtiger. Sodass klar ist, dass es sich noch nicht um ein konkretes Jobangebot handelt, sondern erstmal um eine allgemeine Interessensabfrage.
  2. Oder man bespricht vorher mit der Führungskraft, dass Bewerber*innen, die über das Active Sourcing generiert werden, zumindest ein kurzes Onlinegespräch absolvieren, auch wenn sie keine A-Kandidat*innen sind. Nach dem Gespräch kann man absagen und das damit begründen, dass die neuen Informationen gezeigt haben, dass es leider doch nicht passt.
  3. Variante 3: Man geht vorher in den ausführlichen Austausch mit der Führungskraft. Zeigt ihr zehn, zwanzig Kandidatenprofile mit der geforderten Qualifikation und bittet um eine Bewertung in Ampelfarben oder Sortierung in A-/B-/C-Kandidat*innen. So lernt man, besser zu verstehen, was der Führungskraft wichtig ist, und kann sich beim Sourcing daran orientieren.

Welche Kanäle eigenen sich außer LinkedIn und XING für das Active Sourcing?

Die Mischung macht’s und man sollte keine vorschnellen Schlüsse ziehen, welche Kanäle nichts bringen. Facebook eignet sich vor allem, um in Facebook-Gruppen Namen zu recherchieren. Es gibt Gruppen, in denen sich ausländische Pflegekräfte austauschen, genauso wie Gruppen, in denen sich MFAs zusammenfinden. Häufig wird dort viel Frust abgelassen und es würde nichts bringen, als Recruiter*in einfach eine Stellenanzeige zu teilen. Aber man kann Namen von Personen mit dem gesuchten Beruf herausschreiben und schauen, ob man sie auch auf einem Karrierenetzwerk findet oder eine E-Mail-Adresse recherchieren kann, über die man sie seriöser kontaktieren kann. Zur Not geht es auch direkt über Facebook.

Allerdings braucht man auf diesem Kanal ein dickes Fell. Die Beschwerdekultur ist bei Facebook groß. Etwa jede dreißigste Person reagiert auf die Direktansprache ungehalten. „Da gehe ich nie wieder hin!“, „Das Gehalt dort ist unterirdisch!“, sind noch die harmlosesten Rückmeldungen, die man bekommen kann.

Bei Instagram finde ich interessant zu sehen, wie viele Personen dort ihren Job ins Profil schreiben, obwohl es eigentlich keine berufliche Plattform ist. XING ist in Deutschland noch bekannter als in anderen Ländern, weil es vor LinkedIn auf dem Markt war. Bei LinkedIn kann man dafür auch Kandidat*innen in Nachbarländern erreichen, was manchmal auch erfolgversprechend ist.

Wie lassen sich die Active Sourcing-Aktivitäten evaluieren und die Evaluation später nutzen?

Grundsätzlich müssen die Active Sourcing-Aktivitäten sauber dokumentiert werden. Profi-Tools wie der LinkedIn Recruiter Lite bietet die Dokumentation direkt auf der Plattform an, dadurch kann man allerdings nicht plattformübergreifend dokumentieren. Die Alternative ist eine Exceltabelle. Nur durch saubere Dokumentation kann man sicherstellen, dass dieselben Personen nicht mehrfach angeschrieben werden, ohne auf vorherige Nachrichten einzugehen. Nur so können mehrere Recruiter*innen an demselben Sourcingprojekt arbeiten, ohne unnötige Doppelarbeit zu machen. Und nur so kann man datenschutzkonform arbeiten. Talentpool-Bewerbungen, und dazu gehören auch Active Sourcing-Ergebnisse, dürfen zwar laut DSGVO länger aufbewahrt werden als klassische Bewerbungen für eine bestimmte Ausschreibung, aber trotzdem muss es einen datenschutzkonformen Prozess incl. regelmäßiger Löschung geben.

Auch in meinem Fachratgeber “Recruiting to go für Fortgeschrittene” (Walhalla Fachverlag, 2023, Amazon Affiliate Link) gibt es ein Kapitel zum Thema Active Sourcing mit ganz konkreten Tipps. Wie funktioniert die Boolesche Suche? Mit welcher Art von Text für den Erstkontakt kann ich mich von anderen Arbeitgebern abheben? Wie finde ich andere Kandidat*innen als die, die jedes Unternehmen findet, wenn sie die naheliegenden Suchworte eingibt? Einfach mal reinlesen und schlaumachen!

Die wichtigste Erfolgskennzahl (KPI) ist natürlich der Anteil der Einstellungen neuer Mitarbeitender, die innerhalb der Gesamtzahl der Einstellungen auf die Active Sourcing-Aktivitäten zurückzuführen sind. Da das aber nicht immer so detailliert verfolgt werden kann, gibt es auch andere Key Performance Indikatoren, die gemessen werden können:

  • Anzahl der kontaktierten Kandidat*innen
  • Wurde eine vorher festgelegte Mindestanzahl an passenden Profilen gefunden und angeschrieben?
  • Konnte der festgelegte Zeitraum zwischen dem ersten und zweiten Kontakt eingehalten werden?
  • Durchschnittliche Dauer bis zur Rückantwort des Kandidaten
  • Anzahl der Rückmeldungen (sortiert nach negativ, freundlich-nicht interessiert, positiv-interessiert)
  • Anzahl der positiven Rückmeldungen über verschiedene Kanäle im Vergleich
  • Anzahl der Bewerbungen
  • Qualität der Bewerbungen über Active Sourcing-Aktivitäten
  • Conversion Rate von Active Sourcing-Ansprache zu Vorstellungsgespräch

Die Ergebnisse dieser Evaluationen lassen sich wunderbar auch in der Argumentation mit den ausschreibenden Fachabteilungen nutzen. Wenn sie sich beschweren, weil kaum Bewerbungen über die Stellenanzeige reinkommen, kann man sagen: „Wir haben aber zusätzlich 280 passende Kandidaten auf LinkedIn direkt angeschrieben und die waren alle nicht interessiert. Vielleicht sollten wir Ihre Ausschreibung überarbeiten.“

Welche Geheimtipps gibt es für das Active Sourcing im Gesundheitswesen?

Active Sourcing lässt sich auch nutzen, um als Recruiter*in mit Führungskräften in den Austausch zu kommen und besser zusammenzuarbeiten. Wenn man eine Stellenausschreibung veröffentlicht, kann man die Führungskräfte z.B. standardmäßig bitten, die Anzeige zusammen mit den Kontaktdaten des Recruiting Teams im privaten LinkedIn-Profil zu teilen.

Man kann Führungskräfte fragen, ob man die Zugangsdaten zu ihrem persönlichen LinkedIn-Profil bekommt, und in Ihrem Namen passende Bewerber kontaktieren darf. Denn es ist immer erfolgversprechender, wenn der oder die zukünftige Vorgesetzte sich (scheinbar) selbst an potenzielle Mitarbeitende für sein oder ihr Team wendet als wenn es ein*e Recruiter*in tut.

Und nicht zuletzt kann man, wenn eine Führungskraft wieder mal die „Eierlegende Wollmilchsau“ sucht, sagen: „Zeigen Sie mir bitte drei Profile auf LinkedIn, die Ihren Wünschen entsprechen, dann werde ich gerne weitere dieser Art für Sie suchen.“ So entsteht die Erkenntnis, dass es das gewünschte Profil auf dem Markt gar nicht gibt und man die Anforderungen zurückschrauben muss, ganz von selbst.

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