Die Unbelehrbaren: Beratungsresistenz bei Personaler*innen

Immer wieder begegne ich bei Veranstaltungen Personalern aus dem Sozial- und Gesundheitswesen, die jeden Verbesserungs- oder Methodenvorschlag zur Personalgewinnung, den ich liefere, mit den Worten „Machen wir schon, funktioniert nicht“ abschmettern. Jeden einzelnen Vorschlag. Sie machen mich wahnsinnig. Im Stillen denke ich: „Dann schließ‘ eben deine Stationen und Wohngruppen, fühl‘ dich weiter als wehrloses Opfer des Fachkräftemangels und buch‘ mich nicht für einen Vortrag.“ Aber vielleicht ist es an der Zeit, mal erwachsen zu hinterfragen, was da eigentlich genau passiert. Schließlich steckt keine Besserwisserei, sondern echte Verzweiflung dahinter.

These 1: Sie haben wirklich schon viel ausprobiert, aber bei genauerem Hinsehen entpuppt sich die Umsetzung der Methoden als oberflächlich.

Es ist vom zeitlichen und organisatorischen Aufwand her schlicht unmöglich, dass ein Recruiter, der vor zwei oder auch fünf Jahren (als das Bewusstsein für den demografischen Wandel und Nachwuchsmangel in unserer Branche so langsam wuchs) bei einem Träger die Aufgabe der Personalbeschaffung übernommen hat, bis heute den gesamten Kanon der Recruiting-Methoden professionell und umfassend umgesetzt hat. Allein die Einführung eines digitalen Mitarbeiterempfehlungsprogramms dauert ein halbes Jahr. Ein Employer Branding-Strategieprozess dauert ein halbes bis ein ganzes Jahr. Die strukturierte Optimierung der Karrierewebseite ein halbes bis ein ganzes Jahr. Die Produktion eines Employer Branding-Films genauso lange. Bis ein Programm zur Anwerbung von Fachkräften aus dem Ausland aufgesetzt, ausprobiert, optimiert und nachhaltig implementiert wurde, vergehen drei Jahre. Aber auch die vermeintlich so schnellen Recruiting-Apps müssen jeweils mehrere Monate lang über verschiedene Anwendungsfälle und Testdurchläufe hinweg eingesetzt werden, bevor man ein Gespür dafür entwickelt, wie und wann sie funktionieren, und ein abschließendes Urteil fällen kann. Und bevor sich eine neue Arbeitgebermarke im Bewusstsein der Öffentlichkeit verankert hat, vergeht eine lange Zeit. Wenn Sie – zumal in den typischen kleinen Personalabteilungen im Sozial- und Gesundheitswesen mit den typischen langen Entscheidungswegen – das alles schon erreicht haben wollen, müssten Sie zehn Arme und drei Köpfe haben – und keine einzige andere Aufgabe.

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Wenn man genau hinschaut, zeigt sich, dass einer der „Unbelehrbaren“ vielleicht ein, zwei Anzeigen in einer Recruiting-App geschaltet und erste frustrierende Erfahrungen mit Bewerbern gemacht hat, die die mobile Bewerbung nicht besonders ernstgenommen haben, um das Tool dann zu den Akten zu legen. Aber niemand hat nachgefragt, ob die Stellenanzeigen denn gut getextet waren oder ob man vonseiten des Arbeitgebers proaktiv mehr hätte tun können, um aus der Interessensbekundung eine persönliche Bindung entstehen zu lassen. Ein schneckenlangsamer, sachlicher Bewerbungsprozess im Unternehmen kann die Kontaktanbahnung mit einem lockeren, innovativen Recruiting-Tool zunichte machen. Niemand hat ausprobiert und evaluiert, ob bestimmte Stellen in bestimmten Einrichtungen oder Arbeitsfeldern oder Hierarchiestufen über diesen Kanal besser als andere an den Mann oder die Frau gebracht werden können. Niemand hat beim Anbieter des Tools oder bei anderen Arbeitgebern, die es erfolgreich einsetzen, nach Verbesserungsvorschlägen gefragt.

Ein anderer „Unbelehrbarer“ hat einen Artikel im Intranet veröffentlicht: „Empfehlen Sie uns neue Mitarbeiter aus Ihrem Freundeskreis und erhalten Sie als Dankeschön einen Tankgutschein.“ Vielleicht wurden auch noch Plakate mit derselben Botschaft in der Einrichtung aufgehängt. Als dann keine Empfehlungen kamen, hat man sich allerdings nicht gefragt, ob vielleicht der Tankgutschein als Prämie nicht taugt. Ob man die Mitarbeiterschaft erstmal persönlich dafür sensibilisieren sollte, dass in Zeiten des Fachkräftemangels bei der Personalbeschaffung jeder mit anpacken muss. Welche 35 anderen Tipps zur Kommunikationsstrategie für ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm aus dem Erfahrungsbericht zum Pilotprojekt der Diakonie Deutschland man vielleicht noch ausprobieren könnte. Ob eine Mitarbeiterempfehlungssoftware sinnvoll wäre, um das Ganze zu optimieren. An dieser Stelle schon „Funktioniert nicht“ zu resümieren, ist viel zu früh.

Mein Tipp:

Prüfen Sie anhand unserer Checkliste „Ist mein Träger in Sachen Personalgewinnung zeitgemäß aufgestellt?“, ob Sie wirklich schon alle Möglichkeiten ergriffen haben. Bei jeder genannten Methode fragen Sie sich, ob Sie mindestens drei bis sechs Monate Ihre volle Konzentration darauf verwandt haben, die Methode vollständig zu durchdringen, zu recherchieren, wie andere Arbeitgeber diese umsetzen, jede nur mögliche Stellschraube zu optimieren, Erfolge und Misserfolge zu evaluieren, weitere Versuche und Variationen zu starten.

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These 2: Es gibt nicht die Top10 Methoden der Personalgewinnung, die bei allen funktionieren. Sie haben einfach noch nicht die richtigen Methoden für Ihren Träger gefunden.

Für jede Rekrutierungsmethode, über die ich spreche, und die ich empfehle, kann ich Ihnen Arbeitgeber nennen, die erfolgreich damit arbeiten – und meist auch welche, bei denen es nicht klappt. „Funktioniert nicht“ ist darum einfach falsch, wenn schon muss es heißen „Funktioniert bei uns nicht“. Wie ich in meinem Buch „Recruiting to go“ schreibe: „Es gibt nicht die zehn goldenen Ratschläge, die für alle zum Erfolg führen. Die eine Einrichtung arbeitet ganz begeistert mit einer App, die anderswo keinen einzigen Bewerber hervorgebracht hat. Der eine Personaler schwört auf Karrieremessen, weil er im persönlichen Gespräch potentiellen Bewerbern die Vorteile seiner in der tiefsten Provinz gelegenen Einrichtung besser vermitteln kann als über das Internet – der andere stellt nach einer sorgfältigen Auswertung der Messeaktivitäten fest, dass es sich überhaupt nicht lohnt, das viele Geld dafür auszugeben, weil kein einziger Messekontakt in den vergangenen Jahren zu einer Bewerbung geführt hat. Eine gute Personalgewinnungs-Strategie ist daher immer eine sehr individuelle, auf den konkreten Arbeitgeber zugeschnittene Sache. Es gibt kein Richtig oder Falsch, es gibt nur die Notwendigkeit, mutig und neugierig zu sein, auszuprobieren, aus Fehlern zu lernen, sich auf den Weg zu machen und dem modernen Bewerber entgegenzutreten.“

Mein Tipp:

Probieren und suchen Sie weiter! Aber gehen Sie dabei sorgfältig vor (siehe These 1). Hospitieren Sie in den Personalabteilungen anderer Arbeitgeber (ggf. auch aus anderen Branchen), um auf neue Ideen zu kommen. Holen Sie sich Tipps für neue Kanäle, Methoden und potentielle Bewerberzielgruppen in HR-Blogs, auf Netzwerkveranstaltungen wie dem (Diakonie) HR Barcamp oder den Social Recruiting Days. Wenn man sich dort einmal die Best Practice-Vorträge anhört, wird man ganz schnell ganz kleinlaut. „Machen wir alles schon, funktioniert nicht“, sagt sich dann nicht mehr so leicht. Höchstens weicht der „Unbelehrbare“ auf andere Argumente aus: „Das kann man in anderen Branchen umsetzen, aber nicht in unserer“ (*gähn*).

These 3: Sie unterliegen dem Irrglauben, dass man mit der Optimierung der Rekrutierungsstrategie irgendwann „fertig“ sei.

Sie haben einen Employer Branding-Strategieprozess durchlaufen, daraus einen Maßnahmenkatalog abgeleitet und diesen abgearbeitet. Jetzt sind Sie damit fertig und ohnehin laufen die Projektgelder für Ihr Projekt „Innovative Personalarbeit“ aus. Das, was Sie aufgebaut haben, soll die nächsten zehn Jahre möglichst wenig betreuungsintensiv für Fachkräftenachschub sorgen. Tja, das wird nicht funktionieren – und funktioniert ja jetzt schon nicht. Die Welt des Recruitings dreht sich wahnsinnig schnell – vor allem Dank der Digitalisierung. Künstliche Intelligenz bei der Bewerberauswahl, Vorstellungsgespräche per 3D-Brille oder Bewerberberatung per Chat-Bot sind die nächsten Trends aus anderen Branchen, die im Sozial- und Gesundheitswesen ankommen könnten. Aber auch bei den klassischen Methoden muss man ständig nachbessern. Wenn man der einzige in seiner Branche/Region ist, der mit einer emotional getexteten und bebilderten Stellenanzeige arbeitet oder bei XING Pflegekräfte anschreibt, kann man für eine Weile damit punkten. Wenn dann alle soweit sind und die Methode zum Standard geworden ist, muss man neu überlegen und wieder einen Schritt weitergehen.

Mein Tipp:

Setzen Sie sich als Ziel, Ihre Aufgaben rund um die Personalbeschaffung und Modernisierung der Personalarbeit vom Projektstatus in die Regelarbeit zu überführen. Definieren Sie regelmäßige Zeiträume und Formate für die Evaluation. Halten Sie nie, nie, niemals Ihre Arbeit für abgeschlossen. Es gibt selbst für alte Hasen unter den Recruitern immer etwas zu tun.

These 4: Sie haben zu hohe Erfolgserwartungen.

Wer darauf hofft, mit neuen Recruitingstrategien wieder in Zeiten zurückkehren zu können, in denen sich pro Stellenanzeige Dutzende Bewerbungen auf dem Schreibtisch türmten, gibt sich einer Illusion hin. Wo kein Nachwuchs geboren wird, können wir uns keinen backen. Wo Bewerbungen zu schreiben nicht mehr Usus ist, sondern neue Mitarbeiter flächendeckend über andere Wege gefunden werden, bringt es nichts, auf Bewerbungsmappen zu warten. Wenn man es genau betrachtet, ist es ja aber auch ganz praktisch, dass man nicht mehr so viele davon sichten muss. Die Hauptsache ist es nicht, die Bewerberzahl zu steigern, sondern freie Stellen in einer angemessenen Zeitspanne wieder zu besetzen.

Kürzlich haben wir bei der Diakonie den Aktionstag Pflege, eine bundesweite Veranstaltung zur Personalgewinnung für die Pflege, durchgeführt. Im Anschluss sollten unsere Träger uns ihre Rekrutierungserfolge zurückmelden. Ein Träger der Altenhilfe, der zu diesem Anlass in mehreren Einrichtungen Bewerbertage durchgeführt hatte, konnte vier viel versprechende Vorstellungsgespräche führen. Er wertete das als „eher maues Ergebnis“. Klar, wenn man Wochen damit zugebracht hat, die Recruiting-Events zu planen, hat man vielleicht gehofft, es würden hunderte Bewerber vor der Tür stehen. Aber vier gute Bewerbungsgespräche und damit potentielle neue Mitarbeiter sind doch eine super Ausbeute! Die Vorbereitung der Bewerbertage war zwar aufwändig, aber wesentlich kostengünstiger als vier Stellenanzeigen bei Stepstone. Beim zweiten und dritten Durchlauf wird die Veranstaltung zur Routine und verursacht erstens weniger Aufwand und spricht sich zweitens unter Bewerbern herum.

Mein Tipp:

Legen Sie neue Erfolgskennzahlen jenseits der reinen Anzahl eingehender Bewerbungen fest und messen Sie sich daran. Auch eine Verkürzung der Zeit bis zur Einstellung, eine Erhöhung der Quote der A-Kandidaten, eine Senkung der Quote der Abbrüche oder der Kosten pro Stellenbesetzung, ein besseres Abschneiden einer bestimmten Methode gegenüber anderen Methoden sind wichtige Indikatoren, um herauszufinden, ob Ihre Strategie funktioniert.

Sie haben die Thesen eins bis vier beachtet und trotzdem funktioniert’s nicht?

Obwohl Sie alle zeitgemäßen Methoden und Kanäle zur Personalbeschaffung einsetzen, Durchhaltevermögen und Kreativität bewiesen haben, erhalten Sie keine Bewerbungen und/oder können Stellen nicht besetzen. Die Frage, was man in so einem Fall tun kann, wurde auch beim HR Barcamp 2018 gestellt. Wie oben schon gesagt, bin ich der festen Überzeugung, dass der Punkt, an dem es überhaupt nichts mehr zu optimieren oder ausprobieren gibt, äußerst selten eintritt. Meist ist man einfach nur nicht kritikfähig oder nicht gewohnt, im Spirit eines Start-ups die eigene Arbeit ständig zu hinterfragen und zu verbessern. Wenn man wirklich gar keine Ideen mehr hat, fällt sicher einer Agentur oder einem externen Berater noch etwas ein. Auch ein Usabilitytest mit unbeteiligten Laien kann helfen. Und die Möglichkeit, einen Personaldienstleister zu beauftragen, haben Sie immer noch. Wenn Sie dem aber einmal bei der Arbeit über die Schulter schauen, werden Sie sehen, dass auch er bei der Personalbeschaffung nur mit Wasser kocht und trotzdem eine bessere Erfolgsquote vorweisen kann als Sie. Weil er eben weiß, dass es auf kleinste Details ankommt. Und weil er seinem Chef (w/m/d) mit der Aussage „Machen wir alles schon, funktioniert nicht“, nicht zu kommen braucht.

16 Kommentare

  1. Danke, Maja!!!einself!!

  2. Hallo Maja, vielen Dank. Da hast du so Recht mit deinem Artikel. Man kann nicht alles schon gemacht haben und oft kommt es wirklich auf die kleinen Details an.

    • Maja Roedenbeck Schäfer

      8. Juni 2018 um 8:09

      Hallo Andreas, freut mich, dass du das auch so siehst! Ich hoffe, der Artikel kommt nicht unsympathisch rüber, es ist auch auf meiner beratenden Seite eher Verzweiflung… Möchtest du – wie im Newsletter versprochen – ein Buch haben? LG, Maja

      • Nein, ich finde nicht das der Artikel unsympatisch rüber kommt. Er ist nur ehrlich. Sehr gerne nehme ich ein Buch von dir. Man kann ja nie genug seinen Horizont erweitern und sollte immer auf der Suche nach neuen Recruiting-Strategien oder Ideen sein. LG Andreas

  3. Lucian Stein

    8. Juni 2018 um 9:15

    Hallo Maja, du sprichst mir mal wieder aus der Seele! In dem Blogeintrag habe ich mich „zufälligerweise“ wiedergefunden;-) Und gerade das ausprobieren neuer Möglichkeiten und Tools macht doch den Reiz unserer Arbeit aus!

  4. Lucian Stein

    8. Juni 2018 um 9:17

    Hallo Maja, du sprichst mir mal wieder aus der Seele! In dem Blogeintrag habe ich mich „zufälligerweise“ wiedergefunden;-) Gerade das ausprobieren von neuen Wegen und Tools macht doch den Reiz unserer Arbeit aus!

    • Maja Roedenbeck Schäfer

      8. Juni 2018 um 10:27

      Hallo Lucian, ich hoffe, du bist mir nicht böse, dass ich deinen Fall erwähnt habe! Ich wollte dir eigentlich auch noch persönlich schreiben, dass ich dein Ergebnis total gut fand! Möchtest du ein signiertes Buch haben? Wenn ja welches? LG, Maja

  5. Hallo Maja,

    oh, wie recht du hast. Denke, du sprichst hier m.E. den meisten aus der Seele 😉
    Auch hier abermals danke für die offenen Worte und deine tollen Tipps.

    Vice versa, müssten wir als spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen in diesem Segment ja eigentl. nur hoffen, dass der Status Quo noch länger genau so anhält, damit unsere Auftragsbücher bzw. die Nachfragesituation nach adäquatem Personal im Pflege- und Gesundheitsumfeld auch zukünftig gesichert bleibt;-) (mal etwas „ketzerisch “ formuliert)

    Andererseits sollten wir alle zusammen das Menschenmögliche tun, um dem akt. Pflegenotstand Herr/Frau zu werden…Jeder in seinem „Zuständigkeitsbereich“..

    Sehr gerne, freue ich mich über ein signiertes Exemplar deines neuen Buches-den Vorgänger hab´ ich ja schon „verschlungen“.

    Herzliche Grüße

    Heiko

    • Maja Roedenbeck Schäfer

      10. Juni 2018 um 18:41

      Hallo Heiko, ich denke auch, hier muss die gesamte Branche an einem Strang ziehen und zu viel Engagment kann es gar nicht geben. Buch geht morgen in die Post! LG, Maja

  6. Hallo Maja, ich bin noch recht neu in dem Gebiet und daher finde ich diese Tipps sehr hilfreich. Danke. LG Stephanie

  7. Tolle Tipps, Tolle Ideen!Manchmal aber schwierig sie umzusetzen. Große Nachfrage, noch großer Personalmangel und die Auswahl nicht so einfache. Lg Niki

    • Maja Roedenbeck Schäfer

      20. Juni 2018 um 8:30

      Hallo Niki, was genau findest du schwer umzusetzen? Klar, gerade in grösseren Verbänden und Unternehmen rennt man manchmal gegen Mauern. Ich bereite gerade einen Artikel vor über ein Pflege Start up, wo das Recruiting überhaupt kein Problem ist. Fünf bis sechs Neueinstellungen von Pflegekräften pro Monat! … Möchtest du ein Buch geschenkt haben? Ein paar wenige habe ich noch. LG Maja

      • Danke Frau Schäfer.
        Die Umsetzung im Kindergarten Bereich scheint momentan schwierig . Ich freue mich auf Ihre neuen Artikel!Gerne hätte ich ein Buch von Ihnen!! Ich könnte es sogar in meiner Forschung miteinbeziehen. Vielen Dank!LG Niki

        • Maja Roedenbeck Schäfer

          20. Juni 2018 um 20:22

          Ich muss auf jeden Fall mal mehr über die Gewinnung von pädagogischen Fachkräften schreiben, das ist mir auch schon aufgefallen! In der Pflege gibt es jetzt so viel Engagement und so viel zu erzählen, aber das ist ein Grund mehr, sich auch mal im pädagogischen Bereich umzuschauen. Wenn jemand da ein Best Practice-Beispiel der Personalgewinnung kennt, bin ich dankbar für einen Tipp!

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