Nachdem wir Anfang 2017 ein Pilotprojekt mit zehn Trägern der Diakonie und der Bewerbersuchmaschine Talentwunder durchgeführt hatten, fragte uns Geschäftsführer Andreas Dittes im Sommer 2018, ob wir ihn beim Active Sourcing Award unterstützen wollten, den Talentwunder gemeinsam mit dem Institute for Competitive Recruiting veranstaltete. Gebraucht wurde eine schwer zu besetzende Stelle aus dem sozialen Bereich, für die Profi-Sourcer im Rahmen einer Challenge die besten Kandidaten finden sollten. Na klar waren wir dabei! Verschiedene Träger reichten ihre schwer besetzbaren Stellen ein, vom System Support Engineer in Köln bis zum Facility Manager in Berlin war alles dabei. Die Veranstalter wählten eine Ausschreibung für eine Kitaleitung der Diakonie Leipzig für die Challenge aus. Wie es weiterging, erzählt Personalreferentin Andrea Zander.

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Was war im Vorfeld zu erledigen?

Wir haben uns mit der Stellenausschreibung Mühe gegeben, sie zeitgemäß zu formulieren. So haben wir zum Beispiel auch das konkrete Bruttogehalt der Kitaleitung genannt. Neben der Stellenausschreibung mussten wir einen Fragebogen ausfüllen, um den Wettbewerbsteilnehmern noch ein genaueres Bild davon zu liefern, wen wir uns vorstellten. Zu beantworten waren Fragen wie: „Was ist die größte Herausforderung bei dieser Stelle?“ (Doppelfunktion Gruppenerzieher und Leitung) oder „Welche Art von Bewerbern wünschen Sie sich nicht?“ (passive Personen, die nicht für die Stelle brennen).

Die Veranstalter hatten uns vorab angekündigt, 100+ Profile von passenden Kandidaten zu liefern – das waren die Erfahrungswerte aus vorherigen Wettbewerben. Wir hatten die Hoffnung, vielleicht sogar mehr als eine Person einstellen zu können, nicht unbedingt als Kitaleitung, aber Erzieher oder Gruppenleitung. Da musste ich natürlich unsere Personalabteilung drauf vorbereiten. Schließlich sind wir seit langem nicht mehr solche Bewerberstapel gewohnt, und außerdem würden wir die Kandidaten ja auch anschreiben müssen. Mit Active Sourcing haben wir kaum Erfahrung, außer dass wir damals an dem Pilotprojekt mit Talentwunder teilgenommen hatten. Eigentlich hatten wir es so verstanden, dass die Profi-Sourcer im Rahmen der Challenge die Kandidaten auch in unserem Namen anschreiben würden. Das war dann aber nicht so. Später wurde versprochen, dass man uns zumindest Textvorschläge liefern würde, die wir hätten nutzen können.

Einfach eine Standardmail schreiben, kopieren und über XING an hundert potenzielle Bewerber schicken – das wird nicht funktionieren, da meldet sich niemand zurück. Active Sourcer schreiben jeden Kandidaten individuell und auf Augenhöhe an. Wie das geht, erklärt der Fachratgeber „Erfolgsfaktor Sourcing – Such- und Ansprachestrategien im World Wide Web“ von Robrindro Ullah und Michael Witt (Schäffer Poeschel Verlag, 2017; Amazon Affiliate Link).

Wie war das Ergebnis?

Am Ende bekamen wir nur 34 Profile, was uns dann doch sehr wenig erschien, denn aus unseren Erfahrungen mit dem Pilotprojekt wussten wir, dass sich nur jede zweite oder dritte angeschriebene Person überhaupt zurückmeldet. Die Veranstalter hatten offenbar die Teilnehmerzahl gesenkt, weil wir zunächst etwas Respekt vor den angekündigten 100+ Profilen geäußert hatten. Ein Missverständnis. Denn wir hatten nicht gesagt, dass wir diese Menge nicht bearbeiten wollen würden, sondern nur darum gebeten, die Profile frühzeitig und in mehreren Chargen zu schicken. Schließlich war das für uns ein realer Einstellungsprozess. Die Personalleitung war vorbereitet und auf Abruf. Und 34 Profile waren nun sehr viel weniger als die angekündigten 100+.

Sie waren außerdem ausschließlich auf den Plattformen XING und LinkedIn gefunden worden. Auf XING und LinkedIn können wir uns auch selber umschauen, und tatsächlich waren bei den Profilen einige dabei, die ich selbst schon beim Pilotprojekt mit Talentwunder ins Auge gefasst hatte. Wir hatten damit gerechnet, dass die teilnehmenden Profi-Sourcer auch andere Kanäle nutzen würden, zum Beispiel die Bewerbersuchmaschine Talentwunder, welche ja Mitveranstalter des Active Sourcing Awards war und über 50 Plattformen nach geeigneten Kandidaten durchsucht. Doch auch das stellte sich als Missverständnis heraus – die Jahreslizenz bei Talentwunder war erst der Hauptpreis, der für die Gewinner ausgelobt worden war. Unsere Erkenntnis: Auch Profi-Sourcer finden offenbar im sozialen Bereich nicht die Menge an Profilen wie bei anderen Berufen.

Wie gut waren die 34 Profile, die ihr bekommen habt?

Wir bekamen eine Auswahltabelle vom Veranstalter mit der Bitte, jeden Kandidaten mit einer Punktzahl von eins bis zehn zu bewerten. Konkrete Kriterien gab es dabei nicht, wir haben es nach Bauchgefühl gemacht. Fünf Kandidaten erhielten von uns acht bis neun von zehn möglichen Punkten und waren damit wirklich top geeignet. Es waren aber auch weniger gute Leute dabei, nur die fünf hätte man wirklich anschreiben können. Das Problem war nur, dass sie alle bei anderen kirchlichen Trägern beschäftigt waren, zum Teil bei anderen Wohlfahrtsverbänden, zum Teil aber auch bei befreundeten Trägern in unserem eigenen Wohlfahrtsverband. An dem Punkt ist die Sache zum Erliegen gekommen, denn weder der Vorstand, noch der Fachbereich wollte derart engen Konkurrenten, mit denen wir zum Teil gemeinsame Projekte in der Wohnungslosenhilfe betreiben, die Leute abwerben. Das hätte uns natürlich vorher klar sein müssen, dass das passieren könnte, und ich persönlich habe da auch eine etwas andere Einstellung als die Geschäftsführung. Aber wir hatten gehofft, dass doch auch Kandidaten von freien Trägern dabei wären, bei denen es uns leichter fallen würde, die Methode der Abwerbung einmal zu versuchen. Die waren aber alle nicht so gut geeignet.

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Wie habt ihr die Stelle dann besetzt?

Die Teilnahme am Active Sourcing Award war für uns letztendlich viel Arbeit, zeitweise haben sich die Ereignisse wirklich überschlagen. Herr Dittes von Talentwunder war aber sehr freundlich und hat uns erlaubt, auch vorzeitig oder über andere Kanäle (zum Beispiel die eigene Webseite) oder intern zu besetzen. Unser Kitateam machte inzwischen Druck, da die Interimsleitung zeitweise zwei Kitas übernehmen musste, was natürlich kein Zustand ist. Andererseits musste man den Profi-Sourcern für ihre Challenge auch etwas Zeit einräumen.

Der Mitveranstalter, das Institute for Competitive Recruiting, bot uns dann noch eine kostenlose Distribution der Anzeige über die Multiposting-Plattform CandidateReach bei fast 250 Jobportalen an. Zum Glück kamen nach langer Flaute dann noch Bewerbungen herein und wir konnten die Stelle auf normalem Wege besetzen, letztlich intern, obwohl wir auch externe Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen hatten. Der Active Sourcing Award wurde nicht wie zuerst angekündigt in Berlin, sondern auf der Zukunft Personal in Köln verliehen, allerdings kam die Einladung zu kurzfristig als dass wir hätten dabei sein können.

Was habt ihr aus dieser Erfahrung gelernt?

Wir werden uns mit dem Thema Active Sourcing noch intensiver auseinandersetzen müssen. Inzwischen haben wir zwar weniger Probleme, Leitungsstellen zu besetzen, wegen unseres neuen Nachwuchs-Führungskräfteprogramms, aber dennoch werden wir die Methode vielleicht eines Tages brauchen.

Wir waren zwar enttäuscht, dass die Profi-Sourcer die Kontaktaufnahme nicht übernommen haben, aber im Nachhinein wären wir auch überfordert gewesen, wenn sie das ohne Rücksprache tatsächlich getan und bei Mitarbeitern unserer befreundeten Träger angerufen und sie abgeworben hätten. Ich habe gelernt, dass ich den Fragebogen zur Stellenausschreibung noch konkreter hätte ausfüllen müssen. Ich hätte schreiben können „Bitte keine Kandidaten von der direkten Konkurrenz, also kirchlichen Trägern aus der Region“. Da ich mir gleichzeitig aber durchaus Personen mit christlichem Hintergrund wünschte, wäre es für die Wettbewerbsteilnehmer sicher eine komplizierte Aufgabe gewesen. Aber genau dafür brauchen wir ja die Profis! Da müssen sich die Anbieter neuer Tools einfach noch stärker in die Bedürfnisse unserer Branche und unserer Verbände hineindenken. Soziale Träger brauchen einfach ein langsames Heranführen und Begleitung auf dem Weg in Richtung Active Sourcing.

Es war schade, dass wir die angekündigten Textvorlagen zum Anschreiben der Kandidaten nicht bekamen, aber auch war es wieder zum Missverständnis gekommen: Die Veranstalter glaubten, wir bräuchten die Texte nicht mehr, weil wir ja ohnehin niemanden anschreiben wollten. Uns hätten die Textvorlagen von Profis aber sehr geholfen, unserer Geschäftsführung zu zeigen, dass man als sozialer Arbeitgeber nicht aggressiv rüberkommen muss, wenn man die Methode der Abwerbung anwendet, sondern dass man durchaus seriös, diskret und respektvoll Kontakt aufnehmen kann. Letztendlich geht es um die Karriereplanung der Kandidaten und nicht um uns als Arbeitgeber.

Den Fachkräftemangel erfolgreich bekämpfen mit proaktivem Recruiting – das ist eine Lösung, die im Sozial- und Gesundheitswesen noch zu wenig genutzt wird. Immerhin hat sich zum Beispiel die Zahl der Profile von Pflegekräften auf XING zwischen 2014 und 2016 von einigen hundert auf über zehntausend erhöht. Erscheint im Frühjahr 2019: Das „Praxishandbuch Active Sourcing“ von Wolfgang Brickwedde (SpringerGabler Verlag, 2019; Amazon Affiliate Link).

Die Diskussion

Nachdem Andrea Zander von ihren Erfahrungen mit dem Active Sourcing Award berichtet hatte, haben wir in der Runde meines Projektbeirats über dieses Thema diskutiert. Einige Träger hatten bereits mit anderen externen Dienstleistern die Direktansprache ausprobiert.

Herausforderungen

  • Es ist im Personaler-Alltag keine Zeit, die Vielzahl von Profilen, die beim Active Sourcing gefunden werden, durchzugehen.
  • Active Sourcer lieferten teils Profile aus weit entfernten Regionen, doch eine Reinigungskraft für einen Berliner Träger würde man nicht aus München abwerben wollen.
  • Die von externen Anbietern gefundenen Kandidaten waren größtenteils überqualifiziert. Teils waren sie trotzdem wechselwillig und wollten nach toller Karriere in einer anderen Branche als Quereinsteiger in einen sozialen Beruf. Hier ist die Frage, wie gut sie sich mit diesem Hintergrund in die Teams integrieren.
  • LinkedIn ist auf den Büro-PCs mancher Träger gesperrt, sodass darüber kein Kontakt zu Kandidaten aufgenommen werden kann.
  • Externe Active Sourcer verstehen trotz umfangreichen Briefings meist doch nicht so genau, worauf es bei bestimmten sozialen Stellen oder bei kirchlichen Trägern ankommt.
  • Externe Active Sourcer / Headhunter sind teuer und finden letztendlich keine anderen Kandidaten als die, die man auch selber finden würde, wenn man bei XING und LinkedIn schauen würde. Ein Test mit verschiedenen Anbietern ergab, dass beide dieselben Profile lieferten.
  • Letztendlich muss die Kompetenz, wenn Active Sourcing von einem sozialen Träger durchgeführt werden soll, im Haus aufgebaut werden. Dafür ist die Rückendeckung der Leitung unerlässlich. Der einzige Vorteil eines externen Dienstleisters ist, dass man sich zuerst noch hinter ihm „verstecken“ kann, der er bei der Kontaktaufnahme meist noch nicht sagt, für welchen Arbeitgeber er sucht.

Chancen

  • Abwerbung findet auch in unserer Branche längst statt, nur eben noch eher im persönlichen Netzwerk als über digitale Tools. Gerade Auszubildende werden schon während der Ausbildung mit Onboarding-Geschenken von Arbeitgebern abgeworben.
  • Bewerber nehmen es nicht als „aggressiv“ wahr, wenn sie von Arbeitgebern direkt angesprochen werden, sondern es zahlt eher auf das Image eines modernen Arbeitgebers ein. Wer sich auf XING als arbeitssuchend oder offen für einen Wechsel einträgt, schaut sich ohnehin um.
  • Die moralische Entscheidung, ob ein Kandidat zur direkten Konkurrenz wechseln will, kann dem Kandidaten selbst überlassen werden.
  • Es ist völlig normal, dass jemand, der eine berufliche Laufbahn beispielsweise in diakonischen Einrichtungen begonnen hat und dort grundsätzlich zufrieden ist oder sich bewusst dafür entschieden hat, auch für weitere Karriereschritte Arbeitgeber in diesem Dunstkreis sucht.
  • Wenn man auch unter konkurrierenden Einrichtungen offen mit dem Thema Abwerbung umginge, könnte man sie als „Branchenübergreifende Personalentwicklung“ (geben und nehmen) positiv umdeuten. Ist es nicht besser, wenn ein Kandidat, der eine Position sucht, die im eigenen Unternehmen gerade nicht frei ist, einige Jahre zur Konkurrenz geht und vielleicht später wiederkehrt, als wenn er völlig die Branche / den Wohlfahrtsverband wechselt?

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