Viele Jahre lang war WhatsApp ein werbefreier Raum und Unternehmen hatten dort eigentlich nichts zu suchen. Auch wenn sie es trotzdem zahlreich für den 1:1 Kontakt mit Kunden oder Bewerbern genutzt haben. Anderen Messaging Dienste wie WeChat, das chinesische WhatsApp-Pendant, bieten dagegen schon lange Unternehmensprofile und andere Funktionen, zum Beispiel kann man damit auch bezahlen. Seit Anfang 2018 gibt es jetzt WhatsApp Business in Deutschland. Das ist eine separate App für Unternehmen mit einigen Zusatzfunktionen, zum Beispiel einer Statistikfunktion. Die Diakonie Leipzig hat WhatsApp Business nun für die Bewerberkommunikation eingeführt, Personalreferentin Andrea Zander berichtet.

Advertisement I

Warum habt ihr euch dafür entschieden, WhatsApp und konkret WhatsApp Business einzusetzen?

WhatsApp hat weltweit mehr als eine Milliarde Nutzer, ich selbst nutze es auch. Nachdem die Diakonie Deutschland so gute Erfahrungen damit gemacht hat, wollten wir es auch ausprobieren und damit einen schnellen und effizienten Kontakt zu unseren Bewerbern aufbauen. WhatsApp Business bzw. der Non-Profit-Account, den wir nutzen, ist (noch) kostenlos und hat tolle Funktionen, zum Beispiel automatische Begrüßungsnachrichten (innerhalb der Geschäftszeiten) und Abwesenheitsnachrichten (außerhalb der Geschäftszeiten), vorformulierte Standardantworten für häufige Fragen und ein Unternehmensprofil.

Wie habt ihr die Betreuung des WhatsApp-Kanals organisiert?

Bis wir mit unserer IT und den Datenschützern einen gangbaren Weg gefunden hatten, hat es viel Kraft gekostet. Aber jetzt sind wir soweit, seit Juli 2018 ist unser WhatsApp-Kanal online. Insgesamt sind wir drei Kolleginnen, die den Kanal betreuen. Als Geschäftszeiten haben wir 8 bis 15 Uhr an Werktagen hinterlegt. Wir haben uns vorgenommen, innerhalb von 24 Stunden auf Anfragen zu antworten, außer am Wochenende. Unsere IT hat dafür ein Tablet mit einer Tastatur angeschafft, auf dem wirklich nur WhatsApp läuft. Das kommt dem Datenschutz zugute und ist auch praktischer in der Bedienung als ein Smartphone. Die Anschaffungskosten von 180 Euro waren überschaubar. Werbung für den Kanal machen wir in unserem Karriereportal nach dem Motto „In drei Schritten zu deiner neuen Stelle“: WhatsApp öffnen, lostexten, bewerben. Wobei man sagen muss, dass wir keine Bewerbungsunterlagen über WhatsApp entgegen nehmen.

Warum eigentlich nicht auch Bewerbungen direkt über WhatsApp annehmen? Bewerbung bedeutet mit den neuen digitalen Recruiting-Tools ohnehin nur noch „Interessensbekundung“. Erst beim Vorstellungsgespräch, wenn der Bewerber mit seinen Unterlagen vorbeikommt, wird daraus eine echte Beziehung mit Potential. Was WhatsApp alles kann, verrät der Fachratgeber „WhatsApp – Die verständliche Anleitung“ (Vierfarben Verlag, 2018; Amazon Affiliate Link). Das Buch richtet sich an Anfänger, doch auch für erfahrene WhatsApper finden sich garantiert noch Funktionen, die sie noch nicht kennen.

Wie sind eure ersten Erfahrungen?

Es bringt definitiv einen Imagegewinn und gibt sehr positive Rückmeldungen. Und es macht Spaß, wenn die Kollegen sagen: „Ach, die Andrea sitzt wieder an ihrem Tablet, die macht wieder WhatsApp!“ Es bringt auch eine andere Sicht auf die eigenen Bewerber, man lernt sie persönlicher kennen. Man fragt sich aber auch: Wieso haben die jetzt Zeit zu schreiben? Sie sind eigentlich immer und sofort online, wenn man ihnen antwortet. Ich muss mich in der Kommunikation umstellen, weil Nachrichten lockerer formuliert sind als E-Mails oder Bewerbungsanschreiben. Neulich schrieb jemand „Klopf, klopf!“ Ich antwortete: „Herein!“ Manche entschuldigen sich: „Sie haben sicher kaum Zeit, ich mach‘s kurz“. Darauf antworte ich: „Ich nehme mir gerne die Zeit für Sie.“

Advertisement II

Zugegeben, ich war anfangs nervös, wie viel Arbeit da auf mich zukommen würde. Aber im Moment kommt etwa alle drei Tage eine Nachricht, das ist gut machbar. Ich bin positiv überrascht, wie viel Herzlichkeit man von den Bewerbern zurückbekommt! Es sind viele Menschen mit einem Interesse am Quereinstieg dabei, die völlig überqualifiziert sind. Ich könnte sie ohne Ausbildung nur als Hilfskräfte einstellen, aber das wage ich kaum, ihnen anzubieten, wenn sie vorher einen anderen Beruf studiert haben. Ich verweise dann auf die Möglichkeit eines Ehrenamts. Vom Alter her ist alles dabei, junge Nachwuchskräfte bis zu Mitte 50-Jährigen, die den Beruf wechseln wollen. WhatsApp ist ein Querschnittsthema in der Gesellschaft und ein inklusiver Weg, den alle gehen können. Die Fragen reichen vom Quereinstieg über Stellengesuche als Pflegefach- und Pflegehilfskräfte bis zur Ausbildung zum Altenpfleger, zur berufsbegleitenden Erzieher-Ausbildung und zum Ehrenamt. Wir haben Personen, die sich nach einem Praktikum oder unserer „Locker Mittendrin Tour“ (Einrichtungsbesuche zur Berufsorientierung) erkundigten.

Wie werden aus WhatsApp-Kontakten Bewerbungen?

Wenn einige Nachrichten hin und her gegangen sind, frage ich, ob ich den Chat jetzt exportieren und über einen datenschutzsichereren Kanal an die passenden Einrichtungen schicken darf, die vielleicht eine Stelle anbieten könnten. Den Einrichtungen empfehle ich, den Interessenten dann nicht erst zu schreiben, sie sollen eine klassische Bewerbung schicken, sondern sie gleich zum Vorstellungsgespräch einzuladen und aufzufordern, die Unterlagen dann mitzubringen. Ich möchte erstmal, dass der Bewerber überhaupt in unser Haus kommt. Das sehen noch nicht alle Kollegen so, manche halten sich am Papier fest oder mögen keine Bewerber mit vielen Wechseln im Lebenslauf. Aber ich sage immer: Da gibt es so viele Gründe für, vielleicht ist der vorherige Arbeitgeber insolvent gegangen oder es hat im Team nicht gepasst. Vielleicht bleibt er ja bei uns für immer!

Weitere Blogartikel zum Thema

WhatsApp | Messenger | Messaging Dienste | Smoope | Bewerberkommunikation

Hol dir den Personaler-Newsletter "Recruiting to go"!

Deine Daten werden nur für die Bereitstellung des Newsletters genutzt. Die Datenverarbeitung erfolgt bei Mailchimp, USA. Du kannst Deine Einwilligungen jederzeit per Abmeldelink widerrufen. Datenschutz / Newsletter