Recruiting Tool Test HeyJobs: Von wegen Zukunftsmusik

11 Träger der Diakonie haben im Sommer 2018 mit 24 Stellenanzeigen das Recruiting Tool HeyJobs getestet. Nun liegt der Erfahrungsbericht vor. Das Fazit der Teilnehmer*innen der Pilotphase reichte von „Jetzt habe ich die Bestätigung, dass digitale Recruiting-Tools nicht die Zukunft, sondern die Gegenwart sind!“ bis „Nettes Tool für junge Leute mit einem engagierten Team. Momentan passen wir nicht zusammen, aber vielleicht sieht das in eine paar Jahren anders aus.“

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick

  • Bei insgesamt 24 Stellenanzeigen à 1 Monat Laufzeit, die in die Auswertung einflossen, kamen knapp 9.000 Aufrufe der Stellenanzeigen, 402 Bewerber und 22 Einstellungen zustande. Das ergibt eine durchschnittliche Cost per hire von 1.082 Euro.
  • Während über die klassischen Onlinestellenbörsen nahezu keine Bewerbungen mehr eingehen, kann man bei Tools wie HeyJobs mit einer zweistelligen Zahl an Bewerbungen pro Anzeige rechnen (durchschnittlich 17). Darunter sind mehrheitlich unbrauchbare, aber auch brauchbare Bewerbungen.
  • Diakonische Träger beurteilen HeyJobs sehr unterschiedlich: Von 11 Trägern waren 7 zufrieden (Schulnote 1 oder 2) und vier mäßig zufrieden bis unzufrieden (Schulnoten 3 oder 4). Über die reine Einstellungsquote hinaus brachte der Test den teilnehmenden Trägern Spaß und eine gesteigerte Motivation, neue Wege der Personalgewinnung auszuprobieren.
  • Die Personalgewinnung über soziale Netzwerke und mobile Endgeräte mit Social Recruiting-Tools wie HeyJobs (oder ähnlichen Anbietern) kann eine, aber nicht die einzige Säule in der Recruiting-Strategie insbesondere für Fach- und Hilfskräfte bilden.
  • Einfach ist die Personalgewinnung jedoch auch mit den neuen Tools nicht, denn der Zeitaufwand für die Bewerberkommunikation ist hoch. Die niedrigschwellige Bewerbung fördert die Unzuverlässigkeit der Bewerber und die schnelle mobile Bewerberkommunikation erfordert einen Change Prozess in den Personalabteilungen. Umgekehrt beschleunigt sich dadurch aber auch die Time to hire (Zeit vom Erstkontakt bis zur Einstellung): In unserem Top Anwendungsfall lag sie bei 5 Tagen!
  • Wer sich den recht ordentlichen Erfolg solcher Tools zunutze machen möchte, sollte sofort einsteigen. Denn es ist zu befürchten, dass die Bewerber*innen innerhalb weniger Jahre übersättigt von Stellenanzeigen in sozialen Netzwerken sein und dass sich die digitalen Recruiting-Methoden weiterentwickeln werden.

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Was ist HeyJobs?

HeyJobs ist ein Recruiting-Tool, das Ihre Stellenzeigen über zwei verschiedene Wege verbreitet: in Kanälen für Zielpersonen, die unzufrieden bei ihrem Arbeitgeber, aber noch nicht aktiv auf der Suche sind („passive Bewerber“), und in Kanälen für aktiv suchende Bewerber. Aktiv suchende Bewerber werden über rund 50 Meta-Jobsuchmaschinen wie  indeed oder jobrapido, aber auch über Kanäle wie eBay oder Google erreicht. Passive Bewerber werden auf Facebook, Instagram, YouTube & Co. auf Ihre Anzeigen aufmerksam. Nach Angaben von HeyJobs kommen 54% der Bewerbungen über direkte Jobsuche per Google, Onlinestellenbörse & Co. und 46% über soziale Netzwerke zustande.

Zur Verteilung Ihrer Stellenanzeige über die verschiedenen Kanäle wird ein lernender Algorithmus eingesetzt, der automatisch ermittelt, welche Kanäle für Ihre konkrete Stelle am besten funktionieren, und dort das Budget für die Verbreitung der Anzeigen investiert. HeyJobs nennt als eine seiner Kernzielgruppen Fachkräfte im Sozial- und Gesundheitswesen und hat ab 2019 auch einen Branchenexperten im Haus. Mit jeder Anzeige für Pflegerinnen oder Erzieher sammelt der Algorithmus weitere Daten und optimiert das Verfahren. Zur Bewerbung wird bei HeyJobs ein sehr kurzes Onlinebewerbungsformular mit der Möglichkeit zum Lebenslauf-Upload und der Beantwortung von maximal vier Screening-Fragen angeboten. Dieses wird von den Nutzer*innen im trendigen Chat-Format ausgefüllt.

Vorteile der Nutzung von Tools wie HeyJobs

  • Sie positionieren sich als moderner Arbeitgeber, indem Sie eine zeitgemäße, niedrigschwellige Bewerbungsmöglichkeit bieten.
  • Sie ermöglichen es den Kandidat*innen, sich mobil zu bewerben (also per Smartphone und Tablet), ohne selbst Programmieraufwand für mobile Anwendungen zu haben. Laut der Studie Mobile Recruiting Trends 2017 ziehen es bereits 74% der Bewerber vor, sich über mobile Endgeräte zu bewerben.
  • Sie nutzen das Potential des so genannten Social Recruitings (Personalgewinnung über soziale Netzwerke), ohne selbst die Expertise dafür aufbauen zu müssen.

Eine Slideshare-Präsentation zum Thema für euren nächsten Workshop findet ihr hier. Bitte auf den blauen Button klicken (die neue Datenschutzverordnung macht’s kompliziert):

Der Unterschied zwischen HeyJobs und mobileJob

Es handelt sich bei beiden Anbietern um ähnliche Dienstleistungen aus dem Umfeld des so genannten Performance Marketings. mobileJob (gegründet 2014) ist der Pionier auf dem Mark, HeyJobs folgte 2016.

HeyJobs nennt als Alleinstellungsmerkmal und Erfolgsfaktor seinen lernenden Algorithmus und den Kanal-Mix aus sozialen Netzwerken und Meta-Jobsuchmaschinen, durch den eine breite Zielgruppe angesprochen wird. Die Verbreitung der Stellenanzeigen wird vollautomatisch durchgeführt. Auch mobileJob setzt grundsätzlich eine lernende Software und einen Kanal-Mix ein, vertraut aber zudem auf die langjährige Erfahrung seiner Marketingspezialisten, die die Anzeigenkampagnen von Hand optimieren. Die besten Ergebnisse werden bei mobileJob mit sozialen Netzwerken erzielt, weshalb dort die meisten Anzeigen untergebracht werden und andere Kanäle in den Hintergrund treten.

Ein Unterschied liegt in der Art der Darstellung der Anzeigen z.B. bei Facebook. mobileJob verbreitet alle Anzeigen über seine Profilseite facebook.com/mobilejob. Dadurch ist der Absender für den Bewerber klar erkennbar. HeyJobs betreibt verschiedene regionale Facebook-Kanäle wie facebook.com/heyjobsberlin. HeyJobs setzt konsequent auf Big Data, Suchmaschinenoptimierung und quantitative Erfolge, während MobileJob mit qualitativen Methoden wie Studien das Verhalten der Bewerber durchleuchtet und die Strategie entlang dieser Erkenntnisse weiterentwickelt.

Beide Anbieter verstehen sich als Werkzeug für das Blue Collar-Recruiting (also für die Gewinnung von Fachkräften) und haben Erfahrung im Bereich Pflege und Soziales. Die Preise halten sich die Waage. Die Diakonie hat mit beiden Tools Pilotprojekte durchgeführt und Sonderkonditionen für diakonische Träger ausgehandelt.

Tipp

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Positive Erfahrungswerte mit HeyJobs

  • Insgesamt deutlich mehr Bewerbungen als über andere Kanäle (häufige Erwähnung)
  • Schnelle Reaktionszeiten, Beschleunigung der Time to hire (2 Erwähnungen, Praxis-Beispiel aus unserer Testphase: Eingang der Bewerbung und Kontaktaufnahme an Tag 1, Vorstellungsgespräch und Hospitation an Tag 4, Einstellung an Tag 5).
  • Bewerbungen auch von passiv Arbeitssuchenden, die sich auf anderem Wege nicht beworben hätten (3 Erwähnungen)

Neutrale Erfahrungswerte

  • Durchaus auch qualifizierte Fachkräfte, aber mehr Bewerbungen von Pflegehelfern / Assistenzkräften / Nicht-Fachkräften / Quereinsteigern als von Pflegefachkräften, selbst auf deutlich als Fachkraftstelle ausgeschriebene Stellen (häufige Erwähnung). Dies wurde von manchen Trägern als Nachteil bewertet, andere freuten sich über die ebenfalls dringend benötigten Nicht-Fachkräfte. Auch wenn die Anzahl der Bewerbungen von Nicht-Fachkräften überwogen, wurden Fachkräfte gefunden und eingestellt.
  • Auffällig viele Bewerbungen kamen aus dem Ausland (häufige Erwähnung). Während die meisten Träger diese Bewerbungen mangels Know How sofort absagten und nicht weiter verfolgten, gelang einem Träger, der sich die Mühe machte, die Einstellung eines Kandidaten aus Italien.
  • Auffällig viele ältere Bewerber*innen (1 Erwähnung)

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Negative Erfahrungswerte

  • Negativer Seiteneffekt der niedrigschwelligen Bewerbung über die sozialen Netzwerke: Manchen Bewerbern war nicht klar, dass und wo sie sich beworben hatten. HeyJobs als Absender der Stellenanzeigen wird nicht wahrgenommen, da sie bei Facebook angeklickt werden. Ein Rechtsanwalt bewarb sich aus Versehen in der Pflege. Eine Bewerberin war erbost, weil sie kontaktiert wurde, obwohl sie sich angeblich nicht beworben hatte. (1 Erwähnung).
  • Bewerbungen kamen teils aus zu weit entfernten Regionen innerhalb Deutschlands. Die Facebook-Anzeigen waren offenbar in zu großem Radius veröffentlicht worden, die Bewerber hatten nicht genau hingeschaut (2 Erwähnungen).
  • Eine rekrutierte Wohnbereichsleitung hat zwei Wochen vor Dienstantritt abgesagt (1 Erwähnung).
  • Bewerber antworteten auf die Screening-Frage, ob sie examinierte Fachkräfte seien, mit ja, konnten aber hinterher keinen Nachweis vorlegen (1 Erwähnung).
  • Der Testzeitraum in den Sommermonaten war schlecht gewählt. Bewerbungen gingen erst ab nach den Sommerferien ein (1 Erwähnung).
  • Gegen Ende des Pilotprojekts wechselte die Ansprechpartnerin bei HeyJobs, woraufhin ein Träger einige Missverständnisse und Verzögerungen erlebte.
  • Mehrere Führungskräfte im eigenen Haus wurden länger krank und verzögerten das Bewerbungsverfahren, wodurch Bewerber absprangen (1 Erwähnung).

Qualität der Bewerbungen

Mit der Qualität der Bewerbungen haben die Träger unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Manche fanden sie ähnlich durchwachsen wie in anderen Kanälen. Von ansprechenden und vollständigen Bewerbungsunterlagen von Fachkräften bis zu fachfremden Bewerber*innen ohne die notwendigen Abschlüsse und Fake-Bewerbungen oder Bewerber*innen aus dem Ausland ohne Sprachkenntnisse war alles dabei. Andere Träger bekamen bis zu achtzig Prozent ungeeignete Bewerbungen oder nahmen eine deutlich schlechtere Qualität als in anderen Kanälen wahr. Manchen ist es gelungen, ihr Besetzungsverfahren so zu öffnen, dass die ungeeigneten Bewerber*innen auf andere, passendere Stellen (Hilfskraft, Hauswirtschaft) verteilt werden konnten.

Zuverlässigkeit der Bewerber*innen

Mit der Zuverlässigkeit der Bewerber*innen haben die Träger unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Mehrere Träger berichteten von einigen wenigen unzuverlässigen Bewerber*innen (nicht über die angegebenen Kontaktdaten erreichbar, keine Reaktion auf wiederholte Anrufe oder E-Mails, nicht zu vereinbarten Vorstellungsgesprächen oder Hospitationsterminen erschienen) oder von einer Unzuverlässigkeit im üblichen Ausmaß. Andere hatten bei der Hälfte oder bei der Mehrheit der Bewerber Probleme mit Unzuverlässigkeit und empfanden die Zahl der Bewerber ohne echtes Interesse als deutlich höher als über andere Kanäle („kein Vergleich zu einer Ausschreibung über Stepstone, und selbst mit eBay Kleinanzeigen erzielen wir bessere Resultate“, „es waren eher spontane Schnellschüsse nach dem Motto ‚mal sehen, was passiert‘ als echte Bewerbungen“, „genauso unzuverlässig wie Bewerber*innen über Facebook“).

Bewerberkommunikation

Mit der Bewerberkommunikation haben die Träger unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Manche empfanden die Kommunikation als „nicht aufwändiger als sonst“ (5 Erwähnungen), andere empfanden sie als „sehr aufwändig“ (3 Erwähnungen): „Man muss sehr schnell in Kontakt gehen, die Erwartungen der Bewerber sind höher“. Der hohe Aufwand lag außerdem daran, dass HeyJobs eine so genannte Easy Apply-Bewerbung empfiehlt, bei der kein Lebenslauf mit hochgeladen werden muss. Dadurch besteht die Bewerbung nur aus wenigen Informationen (Name, Mailadresse, Tel. Nr.) und alle Details müssen nachträglich erfragt werden. Eine Kollegin berichtete, sie müsse drei- bis fünfmal so viele E-Mails schreiben wie sonst. Grundsätzlich waren unsere diakonischen Personaler*innen sehr gut darauf vorbereitet, telefonisch, proaktiv, schnell und mehrfach den Kontakt zu den Bewerber*innen zu suchen.

Zahlen

  • Klicks auf die 24 Anzeigen: insgesamt 8.951, durchschnittlich 373 pro Anzeige, Spanne zwischen 210 und 580 pro Anzeige
  • Kandidaten/Bewerbungen: insgesamt: 402, durchschnittlich 17 pro Anzeige, zwischen 9 und 30 pro Anzeige
  • Conversion Rate, d.h. Prozentzahl der Interessenten (Klicks), die eine Bewerbung schickten: durchschnittlich 5 Prozent, zwischen 2,6 Prozent und 7,6 Prozent pro Träger
  • Vorstellungsgespräche: 42 (von 2 Trägern liegt keine Angabe vor)
  • Einstellungen: insgesamt 22, durchschnittlich 0,9 pro Anzeige, Spanne zwischen 0 und 5 pro Anzeige
  • Offene Bewerbungsverfahren: 6

Der komplette Erfahrungsbericht

Hier geht’s zum kompletten Erfahrungsbericht mit:

  • Details zum Ablauf eines Ausschreibungsverfahrens über HeyJobs
  • Details zum Aufbau des Pilotprojektes
  • O-Tönen von Teilnehmer*innen
  • Empfehlungen zur Bewerberkommunikation
  • Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses
  • Bewertung des HeyJobs Kundenservices
  • Bewertung der HeyJobs Benutzeroberfläche
  • Abschließender Bewertung des Tools in Schulnoten
  • Auswertung zur Gestaltung und Formulierung der Stellenanzeigen bei HeyJobs: Was funktioniert am besten?
  • Best Practice-Stellenanzeige

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1 Kommentar

  1. Super Tool!! Wir haben direkt nach der Testphase erneut bei HeyJobs geschaltet. Definitiv empfehlenswert!

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