Cost per Hire bedeutet Kosten pro Einstellung. Doch die Frage, wie hoch sie maximal sein darf, wieviel Recruiting Budget ich also einplanen muss, lässt sich nicht pauschal mit einer Summe beantworten. Im Folgenden einige Überlegungen, die in die Messung einfließen sollten.
Vergleichbarkeit herstellen
Die Cost per Hire kann sehr unterschiedlich gemessen werden und ist darum zwischen zwei Unternehmen selten vergleichbar. Der eine rechnet nur mit den Kosten für die Distributionsmethode (Stellenbörse, Werbeanzeige, …), über die die Einstellung zustande gekommen ist. Der nächste rechnet völlig zurecht die Kosten für die Employer Branding-Kampagne und Personalmarketing-Flyer hinzu, deren Effekte zwar nicht direkt messbar sind, die aber doch indirekt Einfluss auf die Einstellung gehabt haben. Und der Dritte macht es ganz sorgfältig und kalkuliert sogar die Personalkosten für das Recruiting Team oder Pauschalen für die Büroräume in die Cost per Hire mit hinein.
Tipp: Wenn Sie Ihre Cost per Hire mit der eines anderen Unternehmens vergleichen möchten, achten Sie darauf, genau dieselbe Berechnungsformel zu benutzen.
Verweildauer bedenken
Die Antwort auf die Frage nach einer angemessenen Cost per Hire hängt auch davon ab, wie lange der neue Mitarbeiter im Unternehmen bleibt. Wenn sich die Cost per Hire aus 1.500 Euro Antrittsprämie und einem Anteil an der Kampagne zusammensetzt, mit der ich die Antrittsprämie beworben habe, die neu eingestellte Person auf der Jagd nach der nächsten Antrittsprämie aber bereits nach sechs Monaten wieder über alle Berge ist, kann das die niedrigen Kosten relativieren. Eine höhere Cost per Hire über einen anderen Weg, der aber für eine längere Mitarbeiterbindung sorgt, kann sich über die Jahre amortisieren.
Tipp: Überlegen Sie sich einen Weg, um den Faktor Verweildauer beim Kalkulieren der Cost per Hire mit einzubeziehen. Das könnte z.B. so funktionieren, dass Sie eine Einstellung überhaupt erst als relevant für die Berechnung ansehen, wenn die Person mitdestens ein Jahr oder drei Jahre an Bord bleibt.
Nach Spezialisierungs- und Schwierigkeitsgrad unterscheiden
Auch ist die Cost per Hire je nach ausgeschriebener Position natürlich unterschiedlich. Für einen Spezialisten (und damit ist nicht nur ein Oberarzt mit einem seltenen Schwerpunktgebiet gemeint, sondern auch z.B. ein Operationstechnischer Assistent mit Pädagogikstudium, der als Ausbilder für OTAs eingesetzt werden kann) darf sie durchaus höher sein als für eine Fachkraft ohne Zusatzqualifikation. Bei Mangelberufen ist mit einer höheren Cost per Hire zu rechnen als in einem gut ausgestatteten Bereich des Arbeitsmarkts.
Tipp: Nehmen Sie sich nicht nur eine Zahl als Grundlage, sondern definieren Sie verschiedene Zielgrößen für verschiedene Schwierigkeits- und Spezialisierungsgrade der zu besetzenden Vakanz.
Gegenüberstellung der Cost of Vacancy
Ein anderer Ansatz mancher Experten ist es, der Cost per Hire die Cost of Vacancy gegenüberzustellen. Mit der Cost of Vacancy sind die Verluste gemeint, die einem Unternehmen entstehen, weil eine bestimmte Stelle nicht besetzt ist. Verluste können entstehen, wenn Betten im Pflegeheim oder Plätze in der Kita nicht vergeben werden können, weil das Personal fehlt, aber auch wenn Kolleg*innen aus dem unterbesetzten, überlasteten Team erkranken und durch Leiharbeiter*innen ersetzt werden müssen. Die Cost per Hire gilt nach dieser Logik als angemessen, solange sie unter der Cost of Vacancy bleibt.
Diese Berechnung führt allerdings dazu, dass sehr hohe Kosten pro Einstellung für legitim gehalten werden – am Ende kommen ja trotzdem noch Gewinne dabei heraus. In der Wirtschaft mag das sinnvoll sein, doch in den komplexeren Finanzierungsstrukturen im Sozial- und Gesundheitswesen und ganz besonders in gemeinnützigen Unternehmen funktioniert dieser Ansatz leider nicht.
Cost per Hire in Relation setzen
Die Messung der Erfolgskennzahl „Cost per Hire“ macht daher in meinen Augen nur als Vergleichswert innerhalb des eigenen Unternehmens Sinn. Wenn ich zwei verschiedene Recruiting-Apps oder –Plattformen unter weitgehend gleichen Bedingungen (Jahreszeit, Ressourcen für die Betreuung, Schwierigkeit der Vakanz etc.) für jeweils drei Monate ausprobiert habe, kann ich vergleichen, welche eine niedrigere Cost per Hire hervorgebracht hat, und mit dieser App oder Plattform weiterarbeiten.
Wenn ich für eine ausgelöste Leasingkraft oder eine internationale Pflegefachkraft über einen Personalvermittler eine Summe X bezahle, dann nehme ich die Kosten als Maßstab, um herauszufinden, ob ich über andere Recruitingwege nicht günstiger an neue Mitarbeitende komme. Die Cost per Hire als Durchschnittswert über alle Berufsgruppen und Erfahrungsstufen im Unternehmen hinweg berechne ich nicht, um das Ergebnis mit anderen Unternehmen zu vergleichen, sondern zu prüfen, ob die Zahl – egal wie hoch sie ist – gegenüber den Vorjahren sinkt.
Anzahl der Vakanzen im Blick behalten
Auch dabei muss man allerdings genau hinschauen, um Augenwischerei zu vermeiden: Eine niedrige Cost per Hire bei einer steigenden Anzahl von Vakanzen ist natürlich nicht erstrebenswert. In dem Fall wird einfach zu wenig Geld für Recruiting und Personalmarketing ausgegeben. Die Cost per Hire auf Teufel komm raus niedrig zu halten, um mit beeindruckenden Recruiting-Erfolgskennzahlen aufwarten zu können, kann dazu führen, dass die Geschäftsführung im Folgejahr zu wenig Budget für die Personalgewinnung freimacht.
Tipp: Eine niedrige Cost per Hire ist also gar nicht unbedingt das Ziel. Es geht vielmehr darum, mit dieser Kennzahl sichtbar zu machen, dass Personalgewinnung eben Geld kostet. Weg vom Bauchgefühl hin zu einer datenbasierten, wirtschaftlichen, zielgerichteten Vorgehensweise.
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