Die meisten Sozial- und Gesundheitsunternehmen haben inzwischen eigene Recruiter-Stellen geschaffen oder ganze Recruiting-Abteilungen aufgebaut, um Geld für Dienstleister zu sparen. Trotzdem wird bei der Besetzung von Führungspositionen (aber selbst bei kaufmännischen Vakanzen in der Personalabteilung habe ich es schon erlebt) oft automatisch eine externe Personalberatung beauftragt und nicht auf die interne Recruitingstrategie vertraut. Maria Graf, Geschäftsführerin der Personalberatung Graf Consulting, kennt aus eigener Berufserfahrung beide Perspektiven. Im Interview erklärt sie die Vorteile von externen Experten, sagt aber auch, wann sich ein Unternehmen ins eigene Fleisch schneidet, wenn es nicht vorher die internen Recruiting-Kapazitäten und Kompetenzen prüft.
Wann ist es trotz Inhouse Recruiting Team sinnvoll, externe Headhunter, Sourcer oder Personalberater dazu zu holen?
Ich selbst habe nach dem Wechsel von der Personalberatung zur Inhouse Recruiterin erlebt, wie wenig Zeit plötzlich für das Active Sourcing bleibt. Es landen diverse Aufgaben auf dem Tisch: Bewerbermanagement, Koordination zwischen Fachbereich und Personalabteilung bei der Organisation von Interviews, Einholen und Kommunikation von Feedbacks, Kommunikation mit den Bewerbern, Schreiben und Hochladen der Stellenanzeigen, Teammeetings, Austausch mit den Fachbereichen. Und das Active Sourcing, wenn durch die eigenen Anzeigen keine geeigneten Bewerber generiert werden konnten? Dafür wurden Headhunter dazugeschaltet, mit denen ich wiederum zusammengearbeitet habe. Ohne Active Sourcing ist die Besetzung von bestimmten Stellen kaum möglich, jedes Unternehmen braucht darum Zugriff auf Active Sourcer.
Die Geschäftsführung sowie die HR Abteilung sollten sich daher bereits bei der Konzeption der Recruitingstrategie im Vorfeld eine klare Vorstellung von der Jobbeschreibung des Inhouse Recruiters machen. Bekommt er wirklich zeitlich die Kapazität, auch den Job eines Headhunters zu übernehmen? Davon ist ein großer Teil das Sourcen, also das aktive Suchen nach geeigneten Kandidaten und Kontaktmöglichkeiten. Aber selbst wenn die Zeit dafür eingeräumt wird: einen entscheidenden Baustein der externen Personalberatung bietet die Inhouse Abteilung nicht – das Vorabgespräch mit interessierten, passiven Kandidaten. Den inoffiziellen Austausch, den ein aktiver Bewerber überspringt, sobald er sich selbst bei einem Unternehmen bewirbt. Er ist dann unmittelbar in der Bewerber-Situation und muss sich möglichst gut verkaufen.
Warum ist das vertrauliche Gespräch so wichtig?
Bei der Kandidatenansprache durch einen Headhunter muss sich das Unternehmen beim Bewerber bewerben. Die Ausgangssituation kehrt sich um, das ist angenehmer für den Bewerber. Der Austausch mit einem Personalberater ist offener – ein wenig wie eine Taxifahrerbeichte. Man steigt kurz ein und erzählt einen Schwank aus seinem Leben. Es ist also eine wertvolle Zwischenstation, bevor es offiziell mit dem Interviewprozess losgeht. So erfährt der Personalberater, was den Kandidaten wirklich umtreibt, und ob er wirklich zum Unternehmen passt und sich ein Kennenlernen für beide Seiten lohnt.
Für das Inhouse Recruiting Team ist es schwierig, wenn externe Headhunter an ihm vorbei beauftragt werden und der intern aufgebauten Recruitingstrategie keine Chance gegeben wird…
Die Herausforderung liegt im fehlenden engen und transparenten Austausch zwischen Geschäftsführung und Leitung Recruiting. Wenn da an jemandem vorbei agiert wird, stimmt etwas nicht mit der internen Kommunikation. Es muss ein Konsens darüber herrschen, dass man gemeinsam in einem Boot sitzt. Man muss sich fragen: Ist da ein Grundsatzverständnis und Klarheit darüber, wie die Recruitingabteilung arbeitet, die Strategie bekannt und gemeinsam festgelegt? Was verspricht sich die Geschäftsleitung von der Personalberatung, was intern nicht geboten werden kann? Strategische Beratung, Kontakte, Kapazität? Ist das Vertrauen in die Arbeit des Recruiting Teams vorhanden? Natürlich kochen alle Recruiter nur mit Wasser, intern wie extern, daher ist die Frage berechtigt, was der Externe kann, was der Interne nicht auch tun könnte.
Wie lautet Ihre Antwort auf diese Frage?
Meine persönliche Anekdote dazu: In Unternehmen XY, in dem ich als Inhouse Recruiterin arbeitete, entschieden die Geschäftsführung und Personalleitung, das interne Recruiting abzubauen und eine große Headhunting Firma ins Boot zu holen, die von nun an für das Anwerben verantwortlich sein sollte. Die Headhunting Firma recherchierte mich mit meinen Kompetenzen, hielt mich für geeignet und schrieb mich an, ob ich nicht als Headhunterin für sie tätig werden und mich genau um das Unternehmen XY kümmern wolle, in dem ich bereits arbeitete. Hätte ich den Job angenommen, hätte Unternehmen XY bei dem neuen Headhunting Dienstleister nichts anderes als das bekommen, was es intern eigentlich bereits an Bord hatte: mich! Man hätte einfach intern umstrukturieren können, um meine Kapazitäten und Kompetenzen zu aktivieren – und wäre kostengünstiger dabei weggekommen! Es fehlte an Austausch mit den eigenen Recruitern. Die Entscheidung fiel Top Down.
Letztendlich ist tatsächlich wie mit dem Kochen: Koche ich das Abendessen selbst und spare Kosten oder gehe ich ins Restaurant und lasse es Profis für mich machen, die den ganzen Tag nichts anderes tun? So habe ich mehr Zeit für andere Aufgaben. Deshalb ist wichtig, intern die Kapazität bereit zu stellen, Active Sourcing zu priorisieren, um es nicht Externen überlassen zu müssen. Wenn es am Ende aber doch immer als erstes vom Tisch fällt, ist ein externer Dienstleister mit guten, direkten Kontakten unabdingbar. Er kann bereits gestern in einem anderen Zusammenhang mit einem relevanten Kandidaten ein Gespräch geführt haben. Auch wenn man grundsätzlich lieber selber kocht – manchmal bestellt man ja doch Essen beim Lieferdienst!
Eine andere Rolle als der Headhunter hat der Interim Recruiter. In welchen Fällen braucht man ihn?
Es kommt darauf an, welche Aufgaben liegenbleiben. Ist es nur das Active Sourcing, für das intern keine Zeit ist, oder soll man jemanden in Krankheit / Elternzeit / Kündigungsfall schnell ersetzen und zusätzliche Aufgaben erledigen? Ein dazugebuchter Interim Recruiter macht für das Active Sourcing Sinn, wenn interne Recruiter stark in das Bewerbermanagement und die Intervieworganisation involviert sind. Ohne Interimer muss man die Aufgaben neu aufteilen, um Zeit für das Active Sourcing zu schaffen, denn der zeitliche Umfang wird oft unterschätzt. Langfristig könnte man das Team um eine Person in Festanstellung aufstocken, die nur Active Sourcing macht.
Was kann das Sozial- und Gesundheitswesen in Sachen Recruiting von Tech & Commercial lernen?
Generell habe ich erlebt, dass vor allem internationale Unternehmen etwas schneller im Bewerbungsprozess sind. Sie lernen und setzen die Best Practices der Recruitingprozesse schneller um, es gibt da einige gute Beispiele. Das lernte ich bereits in der Personalberatung: zum einen ist die Geschwindigkeit ist ein großer Erfolgsfaktor, zum anderen ist eine positive Candidate Experience das A und O. Wenn die Übergaben zwischen den Abteilungen liegen bleiben, verliert man wertvolle Zeit, es macht einen schlechten Eindruck. Unklare Ansprechpartner, verschobene Interviews, lange Wartezeiten, ausbleibende Feedbacks – solche Dinge spiegeln oft wider, wie das Unternehmen grundsätzlich arbeitet, und die Aktien fallen bei den Kandidaten.
Es macht einen großen Unterschied, ob mit den Kandidaten per Mail oder Telefon kommuniziert wird. Das wird gerne übersehen oder es fehlt intern schlicht an Zeit. Dabei sind gerade der persönliche Kontakt und die schnelle Reaktionszeit so entscheidend. Dieses Verständnis kommt nur teilweise bei den Fachbereichen an, an denen Feedbacks hängen. Kandidaten wenden sich den Unternehmen zu, wo die Prozesse reibungslos ablaufen. Daraus folgt: Unnötige Bewerbungsschritte sollten wegfallen. Es sollten auch Empfehlungsprogramme und Talentpools aufgebaut werden.
Ich bin immer wieder überrascht, dass viele Geschäftsführungen da einen gewissen blinden Fleck haben. Hier kann die Personalberatung aktiv zur Seite stehen und aufzeigen, wie ein optimaler Recruitingprozess passend zum Anforderungsprofil aussehen kann. Denn wir Personalberater haben sowohl einige negative wie positive Beispiele an Interviewprozessen in verschiedenen Unternehmen begleitet.
Titelbild: Fakhruddin Memon / Pixabay
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