Anonyme Bewerbung mit Anonyfy: Chancengleichheit zulasten der Candidate Experience?

Kürzlich hatte ich die spannende Gelegenheit, einen anonymisierten Bewerbungsprozess über das Recruiting-Tool Anonyfy zu begleiten. Das ausschreibende Unternehmen versprach sich ein objektives Auswahlverfahren für eine Führungsposition, was ein wichtiges und unterstützenswertes Anliegen ist. Für die Bewerbenden ging das allerdings zulasten der Candidate Experience. Lässt sich die anonyme Bewerbung mit den bewährten Erfolgsfaktoren des modernen Recruitings – Geschwindigkeit, Emotionalität, frühzeitiges freundschaftliches Bonding – verbinden oder muss man für die Chancengleichheit gewisse Hürden in Kauf nehmen und sich dann aber gegenüber den Bewerbenden dazu erklären?

Anonyfy ist eine deutsche Recruiting-Plattform für anonyme Bewerbungen, die im Mai 2024 online gegangen ist. Sie entfernt persönliche Daten wie Name, Geschlecht, Alter und Herkunft aus Lebensläufen und will auch im weiteren Verlauf des Prozesses mit verschiedenen Methoden, Algorithmen und Künstlicher Intelligenz (KI) für Objektivierung, Anonymisierung und Chancengleichheit sorgen.

Ziel ist es, Diskriminierung zu verhindern und die Bewerberauswahl allein nach fachlichen Fähigkeiten zu ermöglichen. Persönliche Daten werden für das ausschreibende Unternehmen erst sichtbar, wenn Bewerbende ihre Identität im späteren Verlauf freigeben. Das Angebot lässt sich schon für einzelne Ausschreibungen buchen. Zur Preisgestaltung finden sich keine Angaben auf der Website, das Start up spricht von Early Bird-Konditionen.

Warum ein anonymer Bewerbungsprozess?

Aber warum sollte man sich überhaupt die Mühe machen, den Bewerbungsprozess mit einem zusätzlichen Tool zu anonymisieren, wo Unternehmen doch laut AGG, DSGVO etc. sowieso schon vielen Regeln verpflichtet sind, die Diskriminierung verhindern und den sensiblen Umgang mit Daten fördern sollen? Hier einige Gründe:

• Weil sich die ausschreibende Führungskraft bewusst ist, dass wir bei Auswahlprozessen alle eine Unconscious Bias (Voreingenommenheit) mitbringen
• Um die Auswahl so objektiv wie möglich zu gestalten
• Um Bewerber*innen eine Chance zu geben, die sonst durchs Raster gefallen wären
• Um einen neuen Ansatz auszuprobieren, wenn die bisherige Recruitingstrategie nicht funktioniert hat oder die Verweildauer neu rekrutierter Mitarbeitender im Unternehmen gering ist
• Um durch gelebte Diversity die Arbeitgeberattraktivität (und damit Bewerberzahl) zu steigern und sich von anderen Unternehmen abzuheben
• Damit das Unternehmen durch Vielfalt in den Teams schneller, innovativer und wirtschaftlich erfolgreicher wird (wie u.a. eine gemeinsame Studie der Boston Consulting Group und der TU München zeigt)

Schritt 1: Anonymen C.V. einreichen

Statt einen Lebenslauf mit Anschreiben, Foto und Zeugnissen einzureichen, wird bei Anonyfy ein relativ langes, neutrales Bewerbungsformular ausgefüllt. Das ist für die Bewerber*innen erstmal anstrengend und kann nicht eben als niedrigschwellig bezeichnet werden. Wir leben im Zeitalter der WhatsApp-Bewerbung! Jeder zusätzliche Klick bedeutet ein Risiko, dass Interessent*innen abspringen. Für Mangelberufe, bei denen man auf jede*n einzelne*n Bewerber*in angewiesen ist, wäre ein solcher Einstieg ins Bewerbungsverfahren also nicht empfehlenswert.

Zwar kann man bei Anonyfy als Bewerber*in seinen Lebenslauf hochladen und das Formular automatisch vor-ausfüllen lassen, aber nachbearbeiten muss man die zahlreichen Felder trotzdem. Gerade für berufserfahrene Personen mit einer Reihe von Arbeitgeberwechseln und Nebentätigkeiten oder für Personen mit nicht geradlinigen Karrieren ist es schwer und zeitraubend, die relevanten Informationen im Standardformular unterzubringen. Man muss zusammenfassen, das Wichtigste herausstellen – und darin ist nicht jede*r geübt.

Sind es aber nicht gerade jene vielfältig erfahrenen Menschen, die man im Sinne der Chancengleichheit mal ins Visier nehmen sollte, anstatt immer nur auf den BWLler zu setzen, der alle fünf Jahre den nächsten Karrieresprung im selben Unternehmen vollzogen hat und sich perfekt in ein standardisiertes Formular einfügen lässt?

Im Anonyfy-Formular scheint mir für den Bewerbenden auch nicht immer ganz klar beschrieben, welche Informationen der ausschreibende Arbeitgeber zu welchem Zeitpunkt angezeigt bekommt und welche nicht. Manchmal gibt es kryptische Hinweise darauf, dass bestimmte Teile (zunächst) verborgen bleiben, aber es ist unklar, auf welche Formularzeile sich der Hinweis bezieht und warum es im Sinne der Anonymität hilfreich sein sollte, sie zu verbergen.

Die Bewerbung pushen

Für das Bewerbungsformular von Anonyfy gibt es einige Kniffe, um die eigene Bewerbung trotz der sehr eingeschränkten Darstellungsoptionen psychologisch-kommunikativ attraktiver zu gestalten und im Ranking zu pushen. So kann man statt eines nüchternen Titels wie „Bewerbung für Stelle xy“ eine aufmerksamkeitsstarke Überschrift wählen, in der man seine Alleinstellungsmerkmale und wichtige Keywords bereits herausstellt: „BWL-Studium |10 Jahre Führungserfahrung in der Automobilbranche | Fortbildung XY“. Bei den Kernkompetenzen („Kenntnissen“), die in Form von Schlagworten anzugeben sind, hilft es, die Keywords aus der Stellenanzeige und die Kategorien, die das Unternehmen der Ausschreibung zugeordnet hat, zu nutzen, um ein besseres Matching zu erzielen.

Nur: Ist das fair im Sinne der Chancengleichheit? Personen, die nicht wissen, wie ein Algorithmus matcht und rankt, haben es hier noch schwerer als in einem Motivationsschreiben, sich zielführend darzustellen – schon kleine Details können großen Einfluss haben. Personen mit geradlinigen Lebensläufen und klar zu verschlagwortenden Standard-Tätigkeiten werden mit großer Wahrscheinlichkeit gegenüber z.B. Quereinsteigenden, deren Kompetenzen sich aus der Summe ihrer vielfältigen Berufserfahrungen ergeben, bevorzugt.

Auch ein anonymisierter Prozess kann also bestimmten Bewerbenden Vorteile gegenüber anderen verschaffen – nur eben auf andere Weise als der nicht-anonymisierte Prozess. Um einen wirklich fairen Vergleich zu erreichen, müsste eigentlich eine neutrale, nicht in den Auswahlprozess eingebundene Person alle Bewerbungen nach denselben Kriterien verschlagworten und anonymisieren. Ob man hier allein auf KI vertrauen könnte, wage ich zu bezweifeln, wenn ich mir die gleichgeschalteten Lebensläufe und Anschreiben ansehe, die sie im Allgemeinen so produziert.

Schritt 2: Screeningfragen

Im Anschluss an das Bewerbungsformular erhielten die Bewerbenden in dem beobachteten Ausschreibungsprozess fünf Screeningfragen zur Beantwortung, darunter die folgende: „Beschreib uns eine Situation, in der du jemanden von einer Idee überzeugt hast, der anfangs skeptisch oder desinteressiert war. Was hat funktioniert – und was nicht?“ Grundsätzlich ist das eine gute Idee, denn so bekommt das Unternehmen Auskünfte, die wirklich interessieren, und kein womöglich mit KI erstelltes Motivationsschreiben voller wohlklingender Floskeln. Allerdings sind Screeningfragen kein Alleinstellungsmerkmal anonymisierter Bewerbungsprozesse, sondern sie sind auch in anderen Zusammenhängen bereits vielfach im Einsatz:

• Manche Arbeitgeber schreiben in die Stellenanzeige: „Bitte beantworte in deinem Motivationsschreiben folgende Fragen!“
• Alternativ lassen sich Screeningfragen in jedes Onlinebewerbungsformular in jedem x-beliebigen Bewerbermanagementsystem einbauen
• Oder man kann eines der zahlreichen anderen Recruiting Tools nutzen, die Screeningfragen ebenfalls im Prozess vorsehen

Aber Achtung: Auch Screeningfragen verlängern und verkomplizieren den Prozess aus Sicht der Bewerbenden erneut und erhöhen möglicherweise die Absprungrate. Man muss sich als Unternehmen schon sehr sicher sein, dass man eine attraktive Position anbietet, bevor man die Bewerbenden diesen Anforderungen aussetzt. Abgesehen davon ist man als Recruiter*in auch bei Screeningfragen nicht vor Antworten gefeit, die Bewerbende sich mit KI schreiben lassen.

Bis zu einem gewissen Grad lässt sich das vermeiden, indem die Fragen auf die Schilderung persönlicher Erlebnisse aus dem Berufsleben abzielen. Allerdings: Wer will wie nachprüfen, ob ein*e Kandidat*in die Erfahrung, die sie beschreibt, wirklich selbst gemacht hat? Und: Wenn er*sie sie wirklich gemacht hat, besteht das Risiko, dass in der Antwort Angaben zu früheren Arbeitgebern gemacht werden, die es ermöglichen, die Person zu identifizieren. Persönlich im Vorstellungsgespräch gestellt liefern die Screeningfragen sicher belastbarere Ergebnisse.

Schritt 3: Das Audiointerview

Auf Basis des anonymisierten Lebenslaufs und der Antworten auf die Screeningfragen entschied das ausschreibende Unternehmen, welche Bewerbenden in die nächste Runde kamen. Sie erhielten die Aufforderung, ein Audiointerview zu durchlaufen. Darin waren weitere Fragen zu beantworten, und zwar über eine Funktion, die per Künstlicher Intelligenz die Stimme verzerrt. Dies soll verhindern, dass Recruiter*innen aus deren Klang Rückschlüsse auf das Geschlecht oder Alter ziehen und diese Informationen in die Auswahl einfließen lassen. Ob die Funktion allerdings auch Akzente oder Grammatikfehler im gesprochenen Text zuverlässig eliminieren kann, um z.B. eine ausländische Herkunft eines*r Bewerbenden zu verschleiern, wage ich zu bezweifeln.

Meiner Meinung nach lässt sich mit einem Audiointerview, wie es hier durchgeführt wurde, allerhöchstens die Stressresistenz der Kandidat*innen testen, nicht aber ihre Befähigung für den ausgeschriebenen Job. Selbst für technisch affine Menschen ist es eine Herausforderung, den Aufnahmebutton zu bedienen und gleichzeitig unter Zeitdruck kompetente Antworten zu geben. In diesem Beispiel wurde von Anonyfy eine Frage eingeblendet, die Bewerbenden bekamen 30 Sekunden Zeit zum Überlegen, zwei Minuten Zeit für die Antwort, dann 30 Sekunden Zeit zum Entscheiden, ob sie die Aufzeichnung wiederholen oder die Antwort abschicken wollten, bevor sie zur nächsten Frage übergingen.

Da die Bearbeitung der Audiointerviews (Verzerrung, Anonymisierung) per KI noch nicht ganz automatisch funktionierte, sondern vom Anbieter manuell kontrolliert/nachbearbeitet werden musste, entstand eine Wartezeit von mindestens zehn Tagen nach Absendung der Audiointerviews, in der der Prozess nicht voran ging. Erneut litt die Candidate Experience unter der Anonymisierung.

Lust auf Micky Maus?

Nachdem ich jahrelang für das operative Recruiting eines Gesundheitsunternehmens verantwortlich gewesen bin, möchte ich auch die Befürchtung äußern, dass Recruiter*innen und Führungskräfte bei solchen völlig „entmenschlichten“ Bewerbungsverfahren, die auf Keywordlisten und Micky Maus-Stimmen beruhen, die Lust und Konzentration verlieren und dadurch auch nicht mehr unbedingt die besten Entscheidungen treffen – zumindest wenn sie im Massengeschäft (d.h. in der Fachkräfterekrutierung) angewandt werden.

Hat man sich nicht von allen verfügbaren Verwaltungsjobs für das Fach Personal entschieden, weil man es mit Menschen zu tun haben wollte? Schon jetzt ist das Recruiting mit seinem Herumgeklicke im Bewerbermanagementsystem und den daten- und analysegetriebenen Handlungssträngen zu einem Migräne-verursachenden IT-Job geworden. Wenn nun noch ein weiteres Tool hinzukommt, das aus Lebewesen und Laufbahnen Tabellen macht und mit nichts als Datenpflege einhergeht, wo bleibt das Gefühl für den Menschen hinter den Fakten, das im Sinne der Diversity doch eigentlich gefördert werden soll? Und wo bleiben in diesem anonymisierten Verfahren die nachweislich wichtigen Themen wie Cultural Fit, Candidate Experience und Retention Management, das mit einer möglichst frühen emotionalen Bindung des neuen Mitarbeitenden an das Unternehmen beginnt?

Schritt 4: Das Vorstellungsgespräch

Nun, der Auswahlprozess endet auch bei Anonyfy mit dem persönlichen Vorstellungsgespräch. Denn natürlich kann ein Unternehmen niemanden einstellen, den man vorher nicht wenigstens einmal getroffen hat. Als Arbeitgeber muss man sich darauf einstellen, dass sich die Bewerbenden durchaus die Frage stellen: Warum das ganze Tamtam vorher, wenn man sich am Ende doch in die Augen blickt? Spätestens jetzt schlägt die Voreingenommenheit (Unconscious Bias) zu.

Unternehmen können sich in Sachen Vielfalt nicht allein auf die digitalen Helferlein verlassen – es führt kein Weg daran vorbei, die Recruiter*innen und Führungskräfte auch psychologisch zu diesem Thema zu schulen und ihnen geeignete Methoden an die Hand zu geben, um damit umzugehen (4-Augen-Prinzip, strukturierte Vergleichsmatrix, Diversity-Know How, …).

Gerne möchte ich einmal einen wissenschaftlich erbrachten Beweis sehen, dass ein auf die beschriebene Weise anonymisiertes Verfahren dazu führt, dass plötzlich Menschen im Vorstellungsgespräch sitzen, die bei anderen Formen der Auswahl nicht dort gesessen hätten. Meine These wäre eher, dass sich bestimmte diskriminierungsanfällige Faktoren von der analogen in die digitale Welt übertragen.

Ein älterer Bewerber, der nun zwar nicht mehr aufgrund seiner Altersangabe diskriminiert werden kann, ist aber möglicherweise weniger technikaffin, darum mit dem Audiointerview überfordert, liefert dort schlechte Ergebnisse ab und wird trotzdem nicht eingeladen. Eine Quereinsteigerin kann ihre Kompetenzen weder mit formellen Qualifikationen und Zeugnissen, noch mit den Standard-Keywords und -Kategorien im Online-Matching beschreiben und wird möglicherweise analog wie digital aussortiert.

Die größte Herausforderung bei der anonymen Bewerbung: das Bonding

Als Recruiter*innen wissen wir, dass einer der Kernerfolgsfaktoren der Personalgewinnung und Mitarbeiterbindung das frühzeitige Bonding ist. Es kommt darauf an, möglichst schon an den ersten Touchpoints eine persönliche, gar freundschaftliche Bindung zu den Kandidat*innen aufzubauen. Ein anonymisierter Bewerbungsprozess, bei dem Bewerber*innen fast bis zum Ende nur mit einer App „sprechen“, konterkariert alles, was wir in den letzten 15 Jahren als Best Practice in der Candidate Experience ermittelt haben.

Die automatisch über Anonyfy versandten Nachrichten kommen zwar modern daher, aber ob das reicht?:

„Du hast dich erfolgreich für die Position XY bei Unternehmen XY beworben. Deine Bewerbung wird von dem Unternehmen in Kürze geprüft. In spätestens 5 bis 7 Tagen wirst du über den aktuellen Bearbeitungsstand und das weitere Vorgehen informiert. Wir wünschen dir bis dahin eine gute Zeit! Liebe Grüße, dein Anonyfy Team“

Sogar die Vorstellungsgespräche werden in diesem Beispiel über einen Kalender in der App gebucht. Bei Terminschwierigkeiten vermittelt der Anonyfy Support und die Bewerberenden haben immer noch keinen Kontakt zum Unternehmen. Die Liste der Teilnehmer*innen am Vorstellungsgespräch kann in der Einladung verborgen werden, sodass es Bewerbenden nicht möglich ist, sich vorzubereiten, indem sie z.B. ihre Gegenüber bei LinkedIn recherchieren.

Lösungsvorschläge

Da Chancengleichheit bei Bewerbungsverfahren und Diversity in den Teams bei allen Hürden in der Umsetzung natürlich sinnvolle Anliegen sind, habe ich hier exklusiv für Abonnent*innen einige Lösungsvorschläge zusammengestellt, wie die Candidate Experience trotz Anonymisierung verbessert werden kann:

Übrigens: Im Jahr 2010 habe ich schon einmal für das Manager Magazin über anonyme Bewerbungen geschrieben: „Angst vor gesichtslosen Phantomen“. Interessant zu vergleichen, was sich diesbezüglich in 16 Jahren getan hat.

Ich bin offen für eine Diskussion (am besten auf LinkedIn unter meinem Post), denn Chancengleichheit in Bewerbungsverfahren ist ein wichtiges Thema und jede Lösungsidee für bestehende Herausforderungen willkommen!

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