[Sponsored Post] Die Sozialagentur Konkret aus Ulm hat 240 Mitarbeitende und betreut rund 1.000 Klient*innen ambulant in den eigenen vier Wänden. Gut 40 Bewerbungen von Pflegefach- und Pflegehilfskräften, Alltagsbegleiter*innen, Sozialarbeiter*innen & Co. gehen monatlich über das Bewerbermanagementsystem Recruitee ein und müssen schnellstmöglich bearbeitet werden, um die gute Auftragslage abdecken zu können. Geschäftsführer Thomas Laskowski und seine Recruiterinnen Leonie und Chantal Gabel, erklären, wie sie das machen.
Inwieweit ist Recruitee für Sie die Lösung gegen den Fachkräftemangel?
Laskowski: Die Einführung des Bewerbermanagementsystems Recruitee ist einer von mehreren Bausteinen, mit denen wir seit zwei Jahren mit Unterstützung der Agentur fokus digital die Personalgewinnung professionalisiert und die Bewerbungseingänge gesteigert haben. Geschäftsführer Giovanni Bruno hat uns drei verschiedene Bewerbermanagementsysteme vorgestellt. Bei Recruitee hat uns die transparente Darstellung des Bewerbungsprozesses, die Rückverfolgung bzw. Dokumentation aller einzelnen Schritte und die Auswertungs- und Statistikfunktion am meisten überzeugt. Andere Bausteine sind z.B. die Überarbeitung unserer Website oder die Spezialisierung von zwei Auszubildenden Kauffrauen für Büromanagement auf den Bereich Recruiting, den sie inzwischen als fest angestellte Büromanagerinnen neben einigen kleineren anderen Aufgaben schwerpunktmäßig betreuen.
Wie läuft der Bewerbungsprozess jetzt nach Einführung von Recruitee?
Laskowski: Die Bewerbungen gehen entweder über unsere Stellenanzeigen und das Onlinebewerbungsformular direkt in Recruitee ein oder erreichen uns auf anderen Wegen und müssen dann von uns per Hand in das BMS eingetragen werden. Das machen unsere beiden Recruiterinnen in der Verwaltung. Sie erfassen die Bewerbungseingänge und sortieren anhand der Unterlagen oder telefonisch vor, wo der Bewerber hinpasst: in die Alltagsbegleitung, Behindertenhilfe oder Teamleitung? Ins Stadtgebiet Ulm, in den Landkreis Neu-Ulm, Biberach, Alb-Donau-Kreis, Günzburg, Burgau, Dasing oder Augsburg? Dann leiten sie die Bewerbung an die entsprechende Teamleitung weiter, die das eigentliche Vorstellungsgespräch führt.
Welche Tipps haben Sie für andere Unternehmen, die sich noch nicht an ein Bewerbermanagementsystem herantrauen?
Laskowski: Modernes Bewerbermanagement mit einer Software lohnt sich auch für Mittelständler! Wir haben 242 Beschäftigte und ich möchte wirklich nicht in die Steinzeit zurückkehren! Wir hatten vorher einen sehr langatmigen Bewerbungsprozess und wenige Bewerber*innen. Es gab eine Excel-Tabelle, in die wir per Copy & Paste Bewerberinformationen hineinkopiert haben, und Ausdrucke, die man sich auf Wiedervorlage gelegt hat. Aber auf diese Weise konnten wir den Stand der Dinge überhaupt nicht abbilden und keine Zwischenstände rückmelden. Wir konnten nicht sehen, wer sich mehrfach bewarb und vielleicht aus guten Gründen schon abgesagt worden war.
Bei einer Tagung in Essen habe ich dann Giovanni Bruno kennengelernt und wir haben den Prozess ganz neu und wesentlich straffer aufgesetzt. Ich muss jetzt nichts mehr in Exceltabellen copy-pasten. Nicht nur gingen die Bewerberzahlen rasant nach oben, wir können auch sehen, woher sie kommen und Konsequenzen daraus ableiten. Printanzeigen im Tageblatt machen wir schon lange nicht mehr. Kleinanzeigen.de (ehemals eBay Kleinanzeigen) haben wir dagegen als Kanal offengelassen, weil er uns etwas bringt.
Ich war richtiggehend erschrocken, bei einer landesweiten Tagung kürzlich zu sehen, wie große Pflegedienste oder Einrichtungen der Wohlfahrtsverbände teils noch mit antiquierten Methoden im Bewerbermanagement hantieren. Ich kann wirklich nur jedem empfehlen, sich moderner aufzustellen, weil das Personal unsere Zukunft ist. Nur mit genügend Fachkräften können wir die Klient*innen-Anfragen bewältigen, die reinkommen.
Leonie und Chantal, wie erlebt ihr das als Recruiter*innen?
Leonie und Chantal Gabel: Wir haben das Bewerbermanagement erst mit Einführung der Software übernommen und daher nicht so den Vergleich zu vorher. Aber wir wissen, dass die Bewerber*innen vorher vor allem angerufen haben und man das Anrufprotokoll ausgedruckt hat.
Seit September 2023 arbeiten wir nun mit Recruitee und haben schon sehr viele Erfolge gesehen. Es kamen knapp 200 Bewerber*innen bis jetzt, das sind ca. 40 im Monat, 30 wurden insgesamt eingestellt. Davor waren es rund 20 Bewerber*innen im Monat, die Einstellungen haben wir nicht gemessen. Aber es waren auf jeden Fall weniger als jetzt.
Man merkt deutlich, dass das Recruiting durch die Digitalisierung eine Struktur bekommen hat. Es lässt sich auswerten, es ist einfach viel, viel besser. Dass sich die Time to hire verkürzt hat, können wir im Recruitee zwar nicht in der Statistik ablesen, aber anhand unserer Notizen im Kommentarfeld nachvollziehen. Wir sehen, dass die Modernisierung der Homepage viel gebracht hat und die meisten Bewerber von dort kommen. Aber auch Facebook bedienen wir jetzt regelmäßig. Eine interne Mitarbeiterin bereitet Beiträge und Bilder vor, die Agentur fokus digital plant und postet das dann.
Welche Tipps habt ihr für Recruiter*innen in anderen mittelständischen Gesundheitsunternehmen?
Leonie und Chantal Gabel: Man sollte sich einen Prozess überlegen und sich bei allen Bewerbungen daran halten. Wir versuchen z.B., gleich in den ersten zwei Tagen beim Bewerber anzurufen, damit das Erstgespräch sehr schnell läuft. Auch wenn die Unterlagen schon komplett sind, rufen wir an, um einen ersten Eindruck zu bekommen und eine schnelle Bindung aufzubauen. Wir versuchen die Teamleiter*innen zu animieren, innerhalb einer Woche ein Vorstellungsgespräch auszumachen. Die Bewerber haben JETZT Interesse, nicht erst in drei Wochen!
Wir vom Recruiting Team probieren bis zu dreimal, Bewerber*innen zu erreichen. Wenn sie sich dann weder telefonisch, noch per Mail melden, müssen sie gelöscht werden. Das passiert selten, aber ab und zu. Es ist wichtig, sich eine Frist zu setzen, damit man den Überblick behält.
Das ist auch ein guter Tipp: immer alles aktuell zu halten, damit das Bewerbermanagementsystem nicht „vermüllt“. Das gilt für Recruiter*innen und Teamleiter*innen. Man sollte sich jeden Tag damit beschäftigen, nach neuen Bewerbungen schauen, den Status der vorhandenen Bewerbungen prüfen. Bei Recruitee nennt sich das „Bewerbungsphase“ und es gibt neun Phasen von 1 (Bewerbungseingang) bis 9 (Bewerber einstellen).
Welche Vorteile hat es noch, ein neutrales Recruiting Team in der Verwaltung zu beschäftigen?
Leonie und Chantal Gabel: In der Vergangenheit hat sich jeder Fachbereich selber die interessanten Bewerber aus den eingehenden Interessensbekundungen ausgesucht. Jeder wollte natürlich die besten haben. Inzwischen übernehmen wir als neutrale Instanz die Vorauswahl und können die Bewerber*innen auch im Gespräch in eine bestimmte Richtung lenken. Wenn wir wissen, wir haben in der Behindertenassistenz gerade mehr Bedarf, „stupsen“ wir Bewerber*innen, die eigentlich in die Alltagsbegleitung wollten, vorsichtig dorthin.
Auch für die Bewerber*innen und Teamleiter*innen hat es Vorteile, dass es objektive Recruiter*innen gibt, die das ganze Unternehmen im Blick haben und die am besten passende Stelle vermitteln. Darum akzeptieren die Führungskräfte das neue Vorgehen auch. Wir beide sind schon sehr lange im Unternehmen und kennen es sehr gut. Wir wissen, wer wo am besten passt, und haben auf alle Bewerberfragen eine Antwort! Manche wollen von der Dienstplangestaltung bis zu möglichen Stundenmodellen alles vorab wissen.
Wieviel Zeit nimmt das Recruiting neben anderen Aufgaben ein?
Leonie und Chantal Gabel: Anfangs war es nicht so viel, darum haben wir nebenher noch andere Aufgaben aus dem Bereich Kunden- und Personalmanagement bekommen. Aber je mehr Bewerbungen durch unsere neuen Maßnahmen eingehen, desto mehr merken wir, dass Recruiting eigentlich ein Vollzeitjob ist. Man muss sich für jeden einzelnen Bewerber Zeit nehmen, das ist sehr aufwändig.
Als gelernte Bürokauffrauen sind wir sehr zufrieden, dass sich unser Berufseinstieg in Richtung Bewerbermanagement entwickelt hat, auch wenn wir das in der Ausbildung eigentlich gar nicht gelernt haben. Wir haben den Job übernommen, weil das eine gute Chance war, gemeinsam zu arbeiten und im Unternehmen zu bleiben. Inzwischen können wir es jedem nur empfehlen. Man entwickelt sich dadurch auch persönlich weiter. Wir sind noch jung, waren unsicher und haben früher beide nicht so gerne telefoniert. Als Recruiterin sammelt man aber schnell viel Erfahrung und wird offener. Inzwischen haben wir keine Angst mehr, ans Telefon zu gehen!
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