[Sponsored Post] Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) ist eine Softwarelösung, um Bewerbungsprozesse effizient, strukturiert und zielführend zu verwalten. Ihre zunehmende Beliebtheit spiegelt sich im wachsenden Angebot auf dem Markt. Doch jedes BMS (international auch Applicant Tracking System, ATS) hat andere Stärken und Vorzüge. Wie findet man also die passende Lösung für das eigene Unternehmen? Sehen wir uns gemeinsam mit unserem Experten Giovanni Bruno an, worauf es ankommt – und welchen Softwareanbieter er ganz klar empfiehlt (incl. Lizenzrabatt und kostenlosem Beratungswebinar).
Gibt es tatsächlich noch Unternehmen, die von der Notwendigkeit eines Bewerbermanagementsystems überzeugt werden müssen?
Mit meiner Agentur fokus digital habe ich Einblick bei vielen verschiedenen Kunden aus dem Sozial- und Gesundheitswesen. Und die Realität sieht tatsächlich manchmal noch so aus, dass sie das Bewerbermanagement in einer Excel-Tabelle führen. Die sieht mit der Zeit ziemlich unübersichtlich aus. An der Verwaltung dieser Tabelle sind meist viele Personen beteiligt und es fällt ihnen schwer, den Durchblick zu behalten. Sind z.B. wirklich alle Bewerbungen eingetragen?
Daraus resultieren verschiedene Probleme. Nicht nur kann ich Bewerber:innen keine Auskunft mehr zum aktuellen Stand geben. Es droht außerdem die Gefahr, dass Bewerbungen schlichtweg untergehen. System- und Kommunikationsbrüche im Bewerbermanagement kosten qualifizierte Kandidat:innen. Die Pflege- und Sozialbranche muss sich seit vielen Jahren mit einem anhaltenden Fachkräftemangel auseinandersetzen. Das heißt, auf eine Vielzahl an offenen Stellen kommen vergleichsweise wenige Bewerbungen. Jede einzelne Bewerbung ist dadurch umso wertvoller. Umso wichtiger ist es, dass der Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung strukturiert und organisiert abläuft!
Welche Vorteile bietet ein Bewerbermanagementsystem (BMS)?
Aus dem Agenturalltag wissen wir, dass viele Betriebe jeglicher Größe Bewerbungsprozesse als administrativen Dschungel erleben. Schließlich sind mit jeder einzelnen Bewerbung zahlreiche E-Mails, Telefonate und nicht zuletzt eine umfangreiche Datenverwaltung verbunden. Ein BMS entlastet und beschleunigt sämtliche Schritte. Alle notwendigen Daten und durchgeführten Aktionen werden automatisch dokumentiert. Das macht es übersichtlich für alle Beteiligten und der aktuelle Stand ist schnell nachzuvollziehen.
Auch die Kandidatenkommunikation erfolgt automatisiert (z.B. durch automatisch oder per Klick versandte Eingangsbestätigungen oder Absagen). So können wir eine positive Candidate Experience gewährleisten. Da jede dieser Aktionen in der Historie nachlesbar ist, bleibt der gesamte Kommunikationsprozesse nachverfolgbar. Das schafft intern Transparenz und erhöht extern die Bewerberbindung. Außerdem wird der Datenschutz im Bewerbungsprozess optimiert, da alle Bewerberdaten in einem geschützten System gesammelt werden. Insgesamt erfahren Unternehmen durch ein Bewerbermanagementsystem eine spürbare Beschleunigung im Bewerbungsprozess. Von der Bewerbung über das Gespräch bis zur Einstellung vergeht wesentlich weniger Zeit als zuvor.
Wie findet man die richtige Applicant Tracking Software (ATS)?
Beim Navigieren durch den vielfältigen Markt der Bewerbermanagementsysteme steht man vor einem Mosaik aus verschiedensten Lösungen. Das eine Tool überzeugt mit einer hervorragenden Benutzererfahrung, während ein anderes durch seine Effizienz im Multiposting besticht. Um das richtige BMS für die eigenen Bedürfnisse zu finden, ist es unerlässlich, zunächst ein detailliertes Anforderungsprofil zu erstellen.
Dabei gilt es, den eigenen Bewerbungsprozess genau zu analysieren und klar zu strukturieren: Welche Schnittstellen (APIs) z.B. zu Stellenbörsen, Karriere- oder Unternehmenswebseiten oder Personalverwaltungsprogrammen sind für eine reibungslose Integration notwendig? Wer übernimmt welche Verantwortlichkeiten im Bewerbungsverfahren? Und welche Aufgaben sollen automatisiert werden, sobald eine bestimmte Aktion ausgelöst wird? Diese Überlegungen bilden die Grundlage dafür, ein BMS zu identifizieren, das nicht nur objektiv bestimmte Stärken aufweist, sondern umfassend zu den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens passt.
Welche Kriterien sollte ein Bewerbermanagementsystem erfüllen?
Damit ein Bewerbermanagementsystem einen sauberen Bewerbungsprozess abbildet, sollte es spezifische Kriterien im Bereich Effizienz, Automatisierung, Kommunikation und Analyse erfüllen. Einen Überblick habe ich in der folgenden Infobox zusammengestellt.
Verwaltung und Automatisierung:
Ein gutes BMS ermöglicht das einfache Erstellen und Verwalten von Stellenanzeigen, bietet eine klare Übersicht über Kandidat:innen sowie deren Bewerbungsstatus und unterstützt automatisierte Benachrichtigungen. Dazu zählt das Versenden von E-Mails und Termineinladungen direkt aus dem System sowie die Synchronisation mit Kalendern, um eine nahtlose Planung von Vorstellungsgesprächen zu gewährleisten.
Weiterhin sind strukturierte und möglichst automatisierte Bewerbungsprozesse entscheidend: Sobald eine Bewerbung eingeht, werden automatisch Aufgaben und Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeiter:innen verteilt. Die Organisation des Bewerbungsverfahrens in klar definierten Phasen – vom Eingang der Bewerbung bis zur finalen Entscheidung – ermöglicht es, den Überblick über alle Kandidat:innen und den aktuellen Stand ihrer Bewerbungen zu behalten.
Kandidatenscreening:
Ein entscheidendes Merkmal für ein BMS ist seine Fähigkeit, ein effizientes Kandidatenscreening durchzuführen. Dies umfasst die Möglichkeit, spezifische Kompetenzen und Fähigkeiten, die für eine Stelle erforderlich sind, im System zu hinterlegen. Auf dieser Basis kann das BMS automatisch die eingehenden Bewerbungen screenen, indem es die Profile der Bewerber:innen mit den definierten Anforderungen abgleicht.
Intelligente Filterfunktionen ermöglichen es Personalverantwortlichen, eine präzise Vorauswahl zu treffen. So entsteht in wenigen Schritten eine engere Auswahl von Kandidat:innen, deren Qualifikationen und Kompetenzen am besten auf die ausgeschriebene Stelle passen. Durch solch ein zielgerichtetes Screening wird nicht nur der Bewerbungsprozess effizienter gestaltet, sondern auch die Qualität der Einstellungsentscheidungen erheblich verbessert. Die Applicant Tracking Software maximiert die Passgenauigkeit zwischen den Anforderungen der Stelle und den Fähigkeiten der Kandidat:innen.
Schnittstellen:
Die Integration und Flexibilität bei Schnittstellen sind wesentliche Kriterien für ein effektives ATS. Eine nahtlose Verbindung des BMS mit der eigenen Karriereseite ist entscheidend, um einen direkten und reibungslosen Übergang von Bewerbungen in das zentrale Personalmanagementsystem zu ermöglichen. Bestenfalls lässt sich die Karriereseite direkt in der Bewerbermanagementsoftware erstellen und verwalten, sodass es kein eigenes Redaktionssystem braucht.
Darüber hinaus ist die Kompatibilität mit anderer HR-Software, wie beispielsweise DATEV oder SAP, ein wichtiger Aspekt. So müssen Daten nicht händisch vom einen ins andere System übertragen werden. Durch diese Integrationsmöglichkeiten werden Datenflüsse vereinfacht und Doppelarbeit wird vermieden, was Zeit und weitere wertvolle Ressourcen erspart.
Multiposting:
Dank Multiposting können Stellenanzeigen mit einem Klick auf mehreren Plattformen und Jobbörsen gleichzeitig veröffentlicht werden. Fortschrittliche BMS bieten auch hierfür eine Funktion an. Diese Effizienzsteigerung im Rekrutierungsprozess spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Reichweite jeder Stellenanzeige, was wiederum die Chancen erhöht, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen.
Für jeden Kanal, in den Stellenanzeigen ausgespielt werden, bieten gute Tools Möglichkeiten zur statistischen Auswertung und Analyse der Effektivität. Diese Daten ermöglichen es, die Wirtschaftlichkeit einzelner Kanäle zu bewerten und zu verstehen, welche Plattformen und Kampagnen die besten Ergebnisse liefern. Mit diesen Einblicken können Unternehmen Schwachstellen in ihren Rekrutierungsstrategien identifizieren und gezielte Anpassungen vornehmen, um ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Statistik:
Ein robustes Statistik-System ist ein unverzichtbares Element eines BMS, das Entscheidungsträgern wertvolle Einblicke in den Rekrutierungsprozess bietet. Es ermöglicht das Monitoring von Zugriffen auf Stellenanzeigen, der Herkunft von Bewerbungen sowie von aktuellen Zwischenständen aller Bewerbungsverfahren. Diese statistischen Daten sind entscheidend für das Verständnis der Effektivität der Rekrutierungsstrategie und der Reichweite von Stellenanzeigen. Die tiefgreifenden Einblicke einer guten Analysefunktion helfen bei der strategischen Planung und kontinuierlichen Verbesserung der Recruitingprozesse.
Talentpools:
Ein modernes BMS sollte über eine Talentpool-Funktion verfügen, die effizient ist und mit den Datenschutzrichtlinien (DSGVO) konform geht. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, ein dynamisches Reservoir von Talenten aufzubauen, das für zukünftige Stellenbesetzungen herangezogen werden kann.
Ein Talentpool ist besonders nützlich, um gute Kandidat:innen, denen aus verschiedenen Gründen für eine aktuelle Stelle abgesagt werden musste, weiterhin an das Unternehmen zu binden. Indem diese Kandidat:innen gespeichert werden, können sie bei künftigen Vakanzen, die ihren Qualifikationen und Interessen entsprechen, leichter identifiziert und angesprochen werden. Das unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, eine langfristige Rekrutierungsstrategie zu verfolgen, sondern fördert auch den Aufbau nachhaltiger Beziehungen zu potenziellen Kandidat:innen.
Mobilversion:
Ein gutes Bewerbermanagementsystem lässt sich auch am Smartphone oder Tablet gut bedienen. Die Verfügbarkeit einer benutzerfreundlichen Mobilversion oder App ist in der heutigen schnelllebigen und mobilen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Für Personalverantwortliche, die häufig unterwegs sind oder in verschiedenen Einrichtungen arbeiten, bietet eine solche mobile Lösung erhebliche Vorteile.
Mit einer BMS-App können sie sich jederzeit und überall mit ihrem Smartphone einloggen, um auf wichtige Daten zuzugreifen, den Status von Bewerbungen zu überprüfen, Kommunikation mit Kandidat:innen zu pflegen oder sogar neue Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Dadurch wird nicht nur die Reaktionszeit beschleunigt, sondern auch die Koordination und das Management von Rekrutierungsaktivitäten in Echtzeit ermöglicht.
Support:
Hochwertiger Support und Kundenservice sind essentielle Bestandteile eines jeden BMS. Gerade bei technischen Herausforderungen oder Fragen zur Nutzung des Systems ist es entscheidend, dass Unternehmen und ihre Recruiter:innen auf einen kompetenten und schnell erreichbaren Support zählen können. Ein gutes BMS bietet umfassende Unterstützungsleistungen an, die sicherstellen, dass alle Anfragen zeitnah und effizient bearbeitet werden.
Darüber hinaus ist es vorteilhaft, wenn der Anbieter Schulungen, Webinare oder Tutorials anbietet, um Nutzer:innen bei der optimalen Nutzung des Systems zu unterstützen und sie über neue Funktionen oder Updates zu informieren. Ein proaktiver Support, der auch Best Practices und Tipps zur Effizienzsteigerung bereitstellt, kann sicherstellen, dass das volle Potenzial des BMS ausgeschöpft wird.
Auf den Punkt gebracht, warum sollte man sich die Mühe machen, sich mit Bewerbersoftware auseinanderzusetzen?
Bewerbermanagementsysteme sind gewinnbringende Werkzeuge im Rekrutierungsprozess, die zahlreiche Vorteile für Einrichtungen im Gesundheitswesen bieten – von der Effizienzsteigerung über eine verbesserte Kandidatenauswahl bis hin zur Förderung einer positiven Candidate Experience. Durchdachte Systeme spielen immer mehr eine entscheidende Rolle bei der Gewinnung und Bindung von qualifiziertem Personal. Durch die umfassende Unterstützung, die sie bieten, sind BMS ein Schlüsselelement für jedes Unternehmen, das seine Rekrutierungsprozesse optimieren möchte.
Welches BMS empfiehlst Du für Sozial- und Gesundheitsunternehmen?
Unsere Wahl fällt auf Recruitee. Das ist ein BMS, das speziell die Herausforderungen im Sozial- und Gesundheitswesen adressiert. Das System zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche, fortschrittliche Kandidaten-Suchfunktionen und automatisierte Kommunikationswerkzeuge aus, die helfen, den Rekrutierungsprozess zu vereinfachen und die besten Talente schneller zu identifizieren und zu binden. Kunden unserer Agentur fokus digital erhalten bis zu 15% dauerhaftem Rabatt auf alle Recruitee Lizenzen.
Was tun, wenn man vorher noch Fragen hat?
Wer noch auf der Suche nach einem passenden Bewerber-Management-System (BMS) ist, den laden wir herzlich zu unseren regelmäßig stattfindenden Webinaren rund um das Thema BMS ein. Hier sehen wir uns die verschiedenen Aspekte und Vorteile an und stellen spannende Praxisbeispiele von Trägern vor, die mithilfe eines BMS ihre Bewerbungsprozesse effizient verbessern konnten. Die Teilnahme ist für Sie kostenlos.
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