Andreas-Wolff_6571_V1Die Erfahrungen des Ev.-Luth. Kirchenkreises Hamburg-Ost mit dem Bewerbermanagement-System d.vinci hatte ich Ihnen kürzlich hier im Blog vorgestellt. Da ich aber keine Werbung für einzelne Produkte machen, sondern einen Überblick bieten möchte, was es auf dem Markt gibt und welche Erfahrungswerte in unserer Branche mit diesen Produkten vorliegen, folgen hier weitere Informationen zum Thema Bewerbermanagement-Systeme, auch E-Recruiting-Lösungen genannt. Andreas Wolff, Leiter der Unternehmenskommunikation der Agaplesion Bethanien Diakonie, stellt die Software Softgarden vor.

Vorab einige wichtige Grundlagen

Es gibt einen Unterschied zwischen einem Bewerbermanagement-System und einer HR Software. Ersteres konzentriert sich speziell auf die digitale Unterstützung der Phase vom Eingang der Bewerbung bis zur Einstellung des Bewerbers. Eine klassische HR Software dagegen hat weiter gefasste Funktionen wie Mitarbeiterstammdatenpflege, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung – bietet aber teils auch Bewerbermanagement-Funktionen. So wickelt die Vorwerker Diakonie ihr Bewerbermanagement mit Connex Vivendi (Modul Vivendi-PEP) ab. Das Ev. Werk für Diakonie und Entwicklung hat  kürzlich HR4YOU eingeführt.

Wenn Sie bereits eine HR Software in Ihrer Einrichtung nutzen, prüfen Sie zunächst, ob diese auch Bewerbermanagement-Funktionen bietet und ob diese Ihnen ausreichen. Wenn Sie zusätzlich ein Bewerbermanagement-System mit umfangreicheren Funktionen für dieses spezielle Einsatzgebiet einführen möchten, achten Sie darauf, dass es kompatibel mit der HR Software ist und die Bewerberdaten nach der Einstellung des neuen Mitarbeiters sinnvoll in die Mitarbeiterstammdatenbank überführt werden können.

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Zusätzliche Entscheidungskriterien

Es gibt nicht das eine perfekte Bewerbermanagement-System, keine richtige und falsche Entscheidung. Es gibt nur die Frage, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Die Kernfunktionen bieten die meisten Produkte, die auf dem Markt sind. Zum Beispiel:

  • Baukasten für eine Karrierewebseite mit Stellenbörse und Onlinebewerbungsformular
  • Automatische Verbreitung der Stellenanzeigen über passende Onlinestellenbörsen (gegen Aufpreis)
  • Abbildung des Bewerbungsprozesses vom Eingang der Bewerbung über einzelne Kommunikationsschritte mit dem Bewerber bis hin zur Zu- oder Absage
  • Archivierung von Bewerbungsunterlagen
  • Einbindung per iframe oder API
  • Mobil optimierte, responsive Stellenanzeigen

Wichtige Unterschiede und Entscheidungskriterien habe ich in meinem ersten Artikel zum Thema bereits beschrieben. Sehr hilfreich bei der Auswahl ist es aber auch, den Anbieter der Bewerbermanagement-Software zu fragen, welche Zusatz-Funktionen neben den Kernfunktionen geboten werden beziehungsweise welche Zusatz-Funktionen ihm besonders am Herzen liegen, worein er in nächster Zukunft seine innovative Energie zu stecken plant. Was das sein kann, stelle ich hier am Beispiel von Softgarden vor, einer E-Recruiting-Lösung, mit der die Agaplesion Bethanien Diakonie arbeitet:

Special Features des Bewerbermanagement-Systems Softgarden 

  • Die neue Softgarden-App: Damit können Führungskräfte, die viel unterwegs sind, Bewerbungen auch am Smartphone oder Tablet schnell prüfen, eine Einschätzung abgeben und weitere Schritte (Einladung zum Vorstellungsgespräch, Weiterleitung an Teamleiter, Absage) veranlassen. Die App funktioniert auch offline.
  • Die SMS-Funktion: Softgarden stellt Arbeitgebern eine Telefonnummer zur Verfügung. Wer von unterwegs aus auf den Arbeitgeber aufmerksam wird, kann eine SMS mit dem Stichwort „Bewerbung“ an die Nummer senden und erhält einen Link mit niedrigschwelligen Kontaktinfos zurück. Eine zusätzliche Möglichkeit, Bewerber über ihre mobilen Endgeräte zu binden.
  • Die Feedback-Funktion: Arbeitgeber brauchen Feedback von ihren Bewerbern, um sich verbessern zu können und zu verstehen, nach welchen Kriterien sich Bewerber für oder gegen sie entscheiden. Softgarden unterstützt die Feedback-Kultur durch mehrere automatische Onlinebefragungen während des Bewerbungsprozesses, zum Beispiel direkt nach dem Ausfüllen des Onlinebewerbungsformulars und 24 Stunden nach dem Vorstellungsgespräch.
  • Die Anbindung an die Arbeitgeberbewertungsplattform kununu.com: Gutes oder konstruktiv kritisches Feedback landet idealerweise nicht nur in der Personalabteilung, sondern online einsehbar auf Arbeitgeberbewertungsplattformen, wo auch andere Bewerber sich über Arbeitgeber informieren. Softgarden bietet darum eine Schnittstelle zur wichtigsten Arbeitgeberbewertungsplattform kununu.com. Die Bewertungen aus der Onlinebefragung werden, wenn es der Bewerber erlaubt, automatisch bei kununu eingespeist.
  • Das Softgarden Network: Bewerbern, denen abgesagt wurde, werden in das Softgarden Network eingeladen und können in diesem Talentpool von anderen Arbeitgebern, die mit Softgarden arbeiten, kontaktiert werden.

Erfahrungen der Agaplesion Bethanien Diakonie mit Softgarden

Die Agaplesion Bethanien Diakonie führte das digitale Bewerbermanagement-System ein, als sie 2015 einen neuen Standort in Hamburg eröffnete. 100 neue Stellen in 23 verschiedenen Berufen, 1.000 erwartete Bewerbungsvorgänge – das war mit Excel-Tabellen und Papiermappen nicht zu schaffen. Zumal unter 700 Mitarbeitern nur vier Personaler bei der Agaplesion Bethanien Diakonie beschäftigt sind. Onlinebewerbungsformular, Karrierewebseite – Andreas Wolff, Leiter der Unternehmenskommunikation, brauchte das volle Programm. Für Softgarden entschied er sich nach dem Vergleich mehrerer Anbieter wegen der transparenten und überschaubaren Kosten, des guten Preis-Leistungsverhältnisses und der kompetenten Ansprechpartner. Und auch wegen der Funktionen, die seinem Bedarf entsprachen, der möglichen Automatisierung von Standardabläufen im Bewerbungsprozess (Einbindung der Fachbereiche) sowie der kurzen Wege zum Anbieter in Berlin.

14 Tage nach der Entscheidung war die Software startbereit, fünf Stunden später war die erste Anzeige online und fünf Tage später waren die ersten 16 qualifizierten Bewerbungen eingegangen. Die Mitarbeiter in der Personalabteilung sparen seither Zeit – so dauert das Einstellen und streuen einer neuen Stellenanzeige nur noch 3 Stunden, die Zeitspanne vom Bewerbungsschluss bis zum Vorstellungsgespräch wenige Tage. „Die Software spart uns drei Viertel der Arbeitszeit ein. Innerhalb eines von uns gesetzten Zeitfensters von zehn Tagen können wir den Bewerbern jetzt zu- oder absagen“, sagt Wolff. Auch die Kosten für eine externe Media-Agentur, die die Stellenanzeigen früher in verschiedenen Onlinestellenbörsen streute, werden nun eingespart.

Durch die Feedback-Funktion und die Einbindung der Bewertungen bei kununu erreichte die Agaplesion Bethanien Diakonie auf dem Arbeitgeberbewertungsportal 82 Bewertungen von Bewerbern in zwei Jahren mit durchschnittlichen 4,3 von 5 Sternen. Insgesamt sind 380 Bewertungen eingegangen, aus denen der Träger lernen kann. Die meisten davon positiv (z.B. „Positiv war, dass auch schwierige Aspekte des Jobs genannt wurden und flexible Absprache bezüglich der Arbeitszeiten möglich schienen.“), einige wenige negativ („Während des Gesprächs habe ich mich eher als Störfaktor im alltäglichen Ablauf gefühlt.“). Die sehr gute Durchschnittsbewertung kann die Agaplesion Bethanien Diakonie mit dem eigenen Softgarden Siegel auf ihrer Karrierewebseite einbinden. Auf die Frage nach den Hürden und Problemen muss Andreas Wolff lange überlegen: „Ich bin mit Softgarden sehr, sehr zufrieden. Das liegt sicherlich auch daran, dass ich einen guten Kontakt pflege und direkt Dinge anspreche, wenn etwas nicht passt. Natürlich wird es Bewerber geben, die den Registrierungs-Prozess abbrechen oder nicht bereit sind, sich zu registrieren. Hier wünsche ich mir eine Variante ohne Anmeldung und ganz einfach. Eine andere Hürde ist sicherlich das Thema Anwender im eigenen Unternehmen. Es müssen alle mitspielen, damit der Prozess läuft. Und hier gibt es auf jeden Fall noch Potenzial nach oben.“