Nach sechsmonatiger Vorbereitungszeit ist die Diakonie Düsseldorf Anfang September mit ihrem digitalen Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm auf Basis der Software talentry gestartet. Heike Glasmacher, Teamleiterin Arbeitgebermarketing und Personalgewinnung, steckt mitten in der heißen Phase der Einführung. Sie selbst kam übrigens aus der Wirtschaft zur Diakonie Düsseldorf, weil ihr deren Employer Branding-Kampagne „Mitreißend Menschlich“ aufgefallen war.

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag in der Einführungsphase aus?

Ich bin mit unserer groß angelegten internen Kommunikationskampagne beschäftigt. Wir fahren eine Mehrkanalstrategie, denn weil bei uns  nicht alle Mitarbeitenden ein eigenes E-Mail-Postfach haben, sind E-Mails als ausschließlicher Informationskanal nicht geeignet. Wir haben uns für Flyer und Plakate entschieden, die das Design unserer Employer Branding-Kampagne „Mitreißend Menschlich“ aufgreifen – Stichwort Wiedererkennungswert. Außerdem mache ich gerade eine Roadshow durch unsere Altenhilfe-Einrichtungen und stelle dort das neue Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm vor. Mit den Einrichtungsleitungen habe ich abgesprochen, wann es am besten passt: Vom Infostand während des Schichtwechsels über eine Kaffee-Kuchen-Runde bis zum Tagesordnungspunkt in der Teamsitzung ist alles dabei. Unsere knapp 50 Kitas kann ich leider nicht alle zeitnah rund um den Starttermin des Programms besuchen. Sie bekommen Info-Tüten mit Plakaten, Flyern und Glückskeksen und ich werde zu einer gemeinsamen Abendveranstaltung von Vertretern der Kitas gehen.

Wie sind die Reaktionen der Mitarbeitenden?

Wenn sie hören, dass sie für eine Mitarbeiterempfehlung 2 Tage Zusatzurlaub oder 500 Euro brutto (je zur Hälfte am ersten Arbeitstag und nach bestandener Probezeit des empfohlenen Mitarbeiters) als Prämie bekommen, geht schon einen Raunen durch den Raum! In dem Gehaltsbereich, in dem sich Fachkräfte bewegen, ist das durchaus ein schlagkräftiges Argument. Natürlich gibt es auch Fragen, zum Beispiel wenn jemand kurz vor der Einführung des Programms eine Empfehlung getätigt hat – sowas gab es ja inoffiziell schon immer bei uns – und gerne rückwirkend seine Prämie hätte. Um niemanden zu frustrieren finden wir in der Übergangsphase individuelle Lösungen.

Schreiben Sie alle Stellen über talentry aus?

Nein, nur die Stellen aus der Altenpflege und Erziehung, weil wir auf Stellen in der Verwaltung immer noch zahlreiche Bewerbungen erhalten und keine zusätzlichen Anreize brauchen. Natürlich können sich auch Mitarbeitende aus der Verwaltung bei talentry registrieren, um uns Pflegekräfte oder Erzieher zu empfehlen und Prämien zu erhalten. Und es gibt „Mischformen“ wie eine Koordinationsfunktion in der Hospizarbeit – eigentlich eine Stelle in der Verwaltung, für die aber Berufserfahrung in der Altenpflege vorausgesetzt wird. Die haben wir auch über talentry ausgeschrieben.

Welche Arbeiten laufen im Hintergrund?

Um alle Leitungskräfte als Multiplikatoren an Bord zu holen, gab es eine Projektgruppe, in der die beteiligten Geschäftsbereiche  vertreten waren. Gemeinsam haben wir die Kommunikationsstrategie entwickelt und die Zustimmung eingeholt, dass die Prämien durch die Arbeitsbereiche finanziert werden. Auch die Leitungskonferenz, die MAV und der Vorstand sind immer eng involviert. Die Einführung des Mitarbeiter-Empfehlungsprogramms haben wir mit unserer letzten Mitarbeiter-Befragung begründet, die ergeben hat, dass wir ohnehin eine hohe Mitarbeiter-Zufriedenheit und eine hohe Empfehlungsquote haben und das Tool also zu unserem Träger passt. Natürlich kann man auch idealistisch argumentieren und sagen: Wir brauchen keine Prämien, bei uns funktioniert das auf Basis der bei uns gelebten Werte. Trotzdem wollen wir dieses Bemühen und Engagement unserer Mitarbeitenden durch eine Prämie besonders wertschätzen.

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Welche technischen Voraussetzungen sind wichtig?

Damit ein digitales Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm funktioniert, muss es gut in die bestehende Systemumwelt  eingebunden sein. So  brauchten wir beispielsweise  eine Schnittstelle zu unserem Bewerbermanagement-System Umantis. Das hat uns 2 Personen-Tage für Programmierarbeiten gekostet – mit Hilfe von talentry konnten wir mit dem Anbieter unseres Bewerbermanagement-Systems einen guten Preis verhandeln. Nun kommunizieren die beiden Systeme so miteinander, dass die Bewerberdaten in beide Richtungen übertragen werden. Die Zeiten der Excel-Tabellen im Bewerbungsverfahren sind definitiv vorbei! Außerdem habe ich ein professionelles Profil im Arbeitgeberbewertungsportal Kununu angelegt. Auch das kostet natürlich (trotz NGO-Rabatt) nicht wenig Geld, aber wir haben damit argumentieren können, dass der Weg von der Online-Stellenanzeige zum Arbeitgeber-Bewertungsportal kurz ist. Ein unprofessioneller, nicht administrierter Auftritt macht  auf die Bewerber keinen guten Eindruck.

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Wird die Arbeit am Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm je abgeschlossen sein?

Uns ist völlig klar, dass ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm kein Selbstläufer ist – gerade im Sozial- und Gesundheitswesen. Ich habe in meinem Kommunikationsplan für das nächste Jahr talentry als langfristige Aufgabe stehen. Man muss sich immer wieder neue Initiativen und gute inhaltliche Aufhänger überlegen, um das Thema am Leben zu halten.  Wir haben das Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm zuletzt im Newsletter thematisiert, demnächst wollen wir die „Kollegen einladen“- und die Kampagnen-Funktion von talentry ausprobieren, ich werde auf jedem Mitarbeiterfest mit einem Stand und Laptop stehen, sodass man sich direkt registrieren kann. Nächstes Jahr muss es neue Plakate geben, da kann man nicht einfach die alten recyclen. Mir schweben Pärchen-Plakate von den bis dahin erfolgreich empfehlenden und empfohlenen Mitarbeitenden vor. Das muss alles sehr lebendig gestaltet werden.

Wieso ist es gerade im Sozial- und Gesundheitswesen mit digitalen Tools schwierig?

Ich selbst komme aus der Wirtschaft, habe bei Nokia und Nestlé im Marketing gearbeitet sowie als Recruiterin und Beraterin für Employer Branding für kleine und mittelständische Unternehmen im MINT-Bereich. In  diesen Branchen sind digitale Recruiting-Tools einfach schon viel selbstverständlicher. talentry hat uns beispielsweise immer wieder seine E-Mail-Funktion und die neue Gamification-Funktion ans Herz gelegt, mit der Mitarbeitende spielerisch Punkte für verschiedene Empfehlungstätigkeiten sammeln können. Aber das passt einfach nicht zu unseren Mitarbeitenden! Wir haben lieber 10-Euro- Kaufhof-Gutscheine an diejenigen verschenkt, die sich direkt während der Roadshow registriert haben. Möglicherweise werden wir die Gamification-Funktion in Zukunft mal bei der Nachwuchsgewinnung ausprobieren, denn die junge Zielgruppe hat auch im Sozial- und Pflegebereich einen anderen Zugang zu digitalen Tools. Es ist immer ein Spagat. Die Einführung digitaler (Recruiting-)Tools in unserer Branche ist notwendig, aber man muss sich immer fragen: Was macht Sinn für unsere Organisation und unsere Mitarbeitenden?

Welche Erfolgszahlen konnten Sie schon auswerten?

Seit wir mit talentry und unserem Arbeitgeberprofil auf kununu online gegangen sind, konnten wir unsere Weiterempfehlungsquote von 67 auf 83 Prozent steigern. In den ersten zwei Monaten haben wir 2.816  Klicks, 605 Empfehlungen, 128 registrierte Mitarbeiter*innen und 25 Bewerbungen über talentry erhalten. Da die Bewerbungsverfahren noch nicht abgeschlossen sind, kann ich noch nichts über die Einstellungen sagen. Das Ziel, dass sich 30 Prozent unserer rund 3.000 Mitarbeitenden registrieren, das ist der Erfahrungswert von talentry aus der Wirtschaft. Mal sehen, ist recht ambitioniert. Ich habe zwar schon erlebt, dass sich die Nachricht von unserem Programm innerhalb von Minuten über den Flurfunk in den Teams verbreitet hat und mir eine Pflegekraft die nächste zur Registrierung vorbeischickte. Aber alle Mitarbeitenden konnten wir noch nicht erreichen. Letztendlich haben wir mehr davon, wenn sich wenige wirklich Interessierte registrieren, als wenn sich eine Menge digital affiner Mitarbeiter*innen einfach mal „zum Spaß“ anmelden. Eine hohe Conversion ist das Ziel, also dass wir einen hohen Prozentsatz der empfohlenen Personen auch einstellen können.

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