Recruiting-Dienstleister vs. Gesundheitsunternehmen: Ein Streitgespräch zwischen Steffen Biese und Maja Schäfer

Ein Gesundheitsunternehmen sucht Pflegekräfte. Ein Recruiting Dienstleister verspricht, sie zu finden. Am Ende der Projektlaufzeit stehen zwei gegensätzliche Einschätzungen zum Erfolg ein und desselben Projekts. In diesem „friedlichen Streitgespräch“ tauschen Chefrecruiterin Maja Schäfer von den DRK Kliniken Berlin und Steffen Biese, Geschäftsführer bei Workbee, Argumente aus, aus denen beide Seiten etwas lernen können.

[Werbehinweis: Im Zusammenhang mit diesem Bericht habe ich eine einmonatige kostenlose Verlängerung der Dienstleistung erhalten, die zuvor sechs Monate lang kostenpflichtig gebucht worden war.]

Die Auswertung aus Sicht des Unternehmens

Maja Schäfer: Das Ergebnis unseres siebenmonatigen Probelaufs mit Workbee sind 16 vorgestellte Kandidaten. Wir kommen auf eine Cost per Applicant von 839 Euro. Doch wenn wir uns genauer ansehen, wie viele Kandidat*innen ernsthaft infrage kamen, und wenn man diejenigen abzieht, die sehr schnell aus dem Bewerbungsprozess wieder ausschieden, zeigt sich ein anderes Bild:

• Insgesamt 16 Kandidaten vorgestellt
• Davon Kernzielgruppe: 3x Altenpfleger, 3x Krankenpfleger, 2x Pflegefachperson, 2x Azubi kurz vor Examen
• Davon Nebeneffekte: 1x Pflegehelferin mit 1-2jähriger Ausbildung, 3x Pflegebasiskurs, 1x MFA, 1x erwerbsunfähig
• 1x Einstellung
• 1x Ernstzunehmender Kandidat im offenen Prozess, der allerdings bereits seit Monaten unser Angebot vorliegen und sich noch nicht entschieden hat
• 11x Kein ernstzunehmender Kandidat, weil weit weg wohnhaft, meldet sich nicht, erwerbsunfähig, Bewerbung zurückgezogen
• 3x ernsthaftes Interesse, aber Absage durch uns, weil mit Pflegebasiskurs und zu wenig Erfahrung im Krankenhaus nicht einsetzbar
• 2x Kandidat hat sich vor der Vermittlung bereits direkt bei uns beworben
• 7x Kandidat liegen mit Wünschen wie Minijob oder Qualifikationen wie Pflegebasiskurs außerhalb des beauftragten Vermittlungsschwerpunktes
• 5x Kandidat wohnt nicht in Berlin und sucht umfangreiche Unterstützung bei Wohnungssuche, Familienumzug etc.
• 2x Arbeitsmigrant, fällt wegen typischer Probleme dieser Zielgruppe wie Rückkehr in die Heimat, Visumsprobleme aus
• 9x Kandidat „ghostet“ uns (nicht erreichbar, nicht zum Vorstellungsgespräch erschienen, extrem schwere Kommunikation)

Bei der erzielten einzigen Einstellung liegt die Cost per Hire bei rund 13.400 Euro. Da kann man aus Sicht des Gesundheitsunternehmens nicht von einem erfolgreichen Pilotprojekt sprechen. Meine Frage ist also: Warum versprechen Recruiting-Dienstleister auf ihren Websites in großen Worten, die Lösung gegen den Fachkräftemangel gefunden zu haben („Mit Workbee den Fachkräftemangel im Griff!“), wenn sie letztendlich dieselben Schwierigkeiten (Ghosting, Sonderwünsche, falsche Angaben zur Qualifikation etc.) mit den Bewerbern von heute haben wie die Unternehmen eben auch?

Die Auswertung aus Sicht des Dienstleisters

Steffen Biese: Ich kann nicht für alle Recruiting-Dienstleister sprechen, aber für uns kann ich sagen, dass wir mit der Kombination aus unserer Plattform und zielgerichteten Recruiting-Kampagnen für die Mehrheit unserer Kund*innen sehr gute Resultate erzielen. Aber natürlich können wir nicht zaubern: Der Fachkräftemangel ist eine Realität, besonders im Gesundheits- und Sozialwesen.

Was wir bei Workbee schaffen, ist Folgendes:

Wir haben dank unserer Plattform erstens einen großen Fundus an potenziellen Interessent*innen, über die wir wissen, was ihnen besonders wichtig ist. So können wir sie dann auch mit den Arbeitgebern matchen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passen. In den letzten 12 Monaten haben über 300.000 Nutzer*innen unsere Plattform aufgesucht. Jede dritte Bewerbung kommt mittlerweile über unsere Plattform, in Ballungszentren sogar fast jede zweite Bewerbung.

Und zweitens arbeiten wir dank stringenter Datenauswertung sehr analytisch. Wir setzen die Anzeigen nicht „aus dem Bauch“ heraus auf, sondern wissen durch gezielte Analysen, was die Zielgruppe am besten anspricht. Mitarbeiter*innen im Gesundheits- und Sozialwesen sind in der Regel nicht in Berufsportalen unterwegs, daher sprechen wir sie dort an, wo sie sich in ihrer Freizeit tummeln: zum Beispiel in sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram und Co.

Bewerberkommunikation wird als anstrengend empfunden

Darüber hinaus gehen wir noch einen Schritt weiter als viele Mitbewerber*innen und nehmen den Unternehmen einen Großteil der oft als anstrengend empfundenen Bewerberkommunikation ab. Alle Bewerber*innen werden mindestens fünf Mal von uns telefonisch kontaktiert, darüber hinaus nutzen wir SMS, WhatsApp und E-Mail als Kommunikationskanäle. Dadurch können wir eine höhere Verbindlichkeit erzielen, aber keine Wunder bewirken.

Was für mich außer Frage steht: Unser Team hat nicht einfach nur tatenlos zugesehen, als die gewünschten Ergebnisse ausgeblieben sind, sondern hat stetig neue Ideen eingebracht und weiter optimiert. Bis zu dem Punkt, dass wir noch die Extrameile gegangen sind und Ihnen einen kostenlosen Monate angeboten haben. Das alles mit dem Ziel: Sie als unsere Kund*in zufriedenzustellen. Hier bin ich besonders stolz auf mein Team, dass es nicht einfach nur “Dienst nach Vorschrift” macht.

Impressionen vs. Bewerbungen

Aber zurück zu den Zahlen: Im Rahmen des Projekts wurden die Stellenanzeigen von den DRK Kliniken Berlin 294.572 mal ausgespielt (Impressionen). 2.873 Personen haben sich daraufhin die Stellenanzeige näher angeschaut. Diese Quote ist aus unserer Sicht gut und vergleichbar mit anderen Projekten. Von den Interessenten haben sich letztlich 61 Personen beworben. Das tatsächliche Interesse liegt somit unter Durchschnitt im Vergleich zu anderen Kund*innen. Meine Interpretation an der Stelle ist, dass die beworbene Stelle im Vergleich zu anderen auf der Workbee-Plattform weniger attraktiv ist.

Von den 61 Bewerbungen konnten wir 16 Personen an die DRK Kliniken übermitteln. Leider ist aus den 16 übermittelten Kandidat*innen bisher nur eine Anstellung hervorgegangen, was unter dem Durchschnitt liegt. Dadurch sieht der Cost per Hire bei diesem Projekt aktuell nicht gut aus. Als Freund der klaren Worte sage ich: Das ist bedauerlicherweise nicht der Erfolg, den wir uns für die Zusammenarbeit mit dem DRK Kliniken Berlin erhofft hatten.

Was ist unattraktiv?

Maja Schäfer: Ich finde, da machen Sie es sich recht einfach, wenn Sie sagen, unsere Stellen seien eben unattraktiv. Wir bereiten die Stellenanzeigen auf unserem Karriereportal sogar so attraktiv auf, dass Bewerber*innen uns im Vorstellungsgespräch regelmäßig darauf ansprechen, wie sympathisch und innovativ wir im Personalmarketing rüberkommen. Genauso gut könnte man sagen, dass die Darstellung der Stellenanzeigen auf Workbee unattraktiv ist, sodass die ganze Wirkung verlorengeht, die wir auf unserem Karriereportal erzielen.

Das einzige, was unsere Stellen objektiv unattraktiver macht, ist, dass wir als gemeinnütziges Unternehmen etwas weniger (aber immer noch ein gutes) Gehalt zahlen können als die vom Bund und Land subventionierten großen Konkurrenten in Berlin. Wenn aber ein Recruiting Dienstleister nur für die Großen funktioniert und nicht für die Unternehmen, die wirklich Hilfe brauchen, weil sie mit unfairen Rahmenbedingungen zu kämpfen haben, ist das für mich kein Erfolgsbeweis.

Im Folgenden sehen wir uns exklusiv für Abonnent*innen die Erfolgsfaktoren im Einzelnen an. Wie gut gehen die Banner, die Workbee für seine Kunden erstellt, auf deren Employer Branding ein? Welche Wünsche von Pflegekräften kann Workbee wirklich erfüllen? Danach geht es für alle weiter mit einer genauen Betrachtung der Fallstudien, die der Dienstleister vorlegt.

Die Case Studies

Steffen Biese: Wir können zudem viele erfolgreiche Fallstudien von anderen Gesundheitsunternehmen vorlegen, z.B. ein Projekt mit dem Artemed Klinikum München Süd, die nach 4 Monaten 6 Pflegefachkräfte über uns eingestellt haben, bei einer Cost per Hire von 1.253 Euro.

Maja Schäfer: Ein Case, der mir vor meiner Buchung vorgelegt wurde, hat bei genauerem Hinsehen einiges an Strahlkraft verloren. In dem Beispiel wurden an den Gesundheitskonzern Vivantes in 12 Monaten 34 Einstellungen zu einer Cost per Hire von 1.500 € vermittelt. Dabei bleibt offen, ob die Cost per Hire brutto oder netto angegeben ist. Wenn ich das Preismodell aus Ihrer Kundenpräsentation mit der Case Study vergleiche, komme ich auf ein anderes Ergebnis. 34 Einstellungen à 1.500 € in 12 Monaten macht ein Jahresbudget von 51.000 €. Laut aktuellem Preismodell in der Kundenpräsentation ist bei 8 Standorten und 12 Monaten Laufzeit ein Budget von 790x8x12= 75.840 € netto +19% = 90.249.6 € brutto fällig. Das entspräche einer Cost per Hire von 2.654 €.

Auf meine Nachfrage hin wurde mir mitgeteilt, dass der Gesundheitskonzern von günstigen Konditionen aus alten Verträgen profitiere und eine Premiumbetreuung mit individueller Rundumberatung genieße. Die Angabe zum Jahresbudget aus der persönlichen Auskunft stimmt nicht mit der Case Study überein. Dazu kommt ein Zusatzvertrag für besonders schwierige Stellen, der scheinbar nicht eingerechnet ist. Man fragt sich danach, ob die Case Studies der Recruiting Dienstleister nicht arg geschönt sind?

14 positive Fallstudien

Steffen Biese: Den Eindruck will ich klar zurückweisen. Wir haben derzeit 14 Fallstudien auf unserer Webseite mit sehr positiven Ergebnissen, weitere Fallstudien sind in Arbeit und folgen in Kürze. Da ist nichts geschönt. Da stehen sehr zufriedene Kund*innen dahinter, die mit unserer Arbeit so zufrieden waren, dass sie sich sehr gerne bereit erklärt haben, auf unserer Webseite aufgelistet zu werden. Jedes Wort, jeder Fakt stimmt.

Nehmen wir ein ganz aktuelles Beispiel: die Dr. Becker Rhein-Sieg-Klinik. Dort sind innerhalb von drei Monaten drei qualifizierte Pflegekräfte eingestellt worden – und das zu einer Cost per Hire von nur 790 Euro! Natürlich erreichen wir nicht bei jedem Kunden einen Cost per Hire unter 1.000 Euro: auch wir können nicht zaubern. Ebenso können wir keine hundertprozentige Anstellungsquote garantieren, da wir mit Menschen zusammenarbeiten.

Fallstudien wie diese zeigen, dass mit uns vieles möglich ist. Und das Beispiel ist kein Einzelfall. Die unterschiedlichen Preise kommen zustande, weil wir unterschiedliche Leistungspakete und Laufzeiten anbieten. Darüber hinaus mussten wir in den vergangenen Monaten unsere Preise anpassen, da auch wir mit höheren Kosten konfrontiert sind.

Die Learnings

Maja Schäfer: Ich habe schon viele solcher Pilotprojekte durchgeführt – von Meta- und Google-Anzeigen über HeyJobs, TalentBait, MobileJob und wie sie alle heißen, aber auch Active Sourcing Dienstleister und Headhunter. Letztendlich gibt es überall dasselbe Ergebnis.

Als Gesundheitsunternehmen erzielt man die besten Erfolge, wenn man das Recruiting selbst modern und strategisch aufsetzt. Anstatt darauf zu hoffen, dass Recruiting-Dienstleister Wunder bewirken. Eine WhatsApp Hotline für Bewerber*innen, eine Schnellbewerbung ohne Anschreiben und mit schlankem Onlineformular. Ein ansprechendes Karriereportal und ansprechende Social Media-Profile und ein schneller interner Bewerbungsprozess. Das hilft am meisten.

Trotzdem halte ich Pilotprojekte mit modernen Recruiting Dienstleistern nicht für sinnlos. Denn man kann als Recruiter*in immer etwas lernen. Zum Beispiel, sich in die Pflegedienstleitungen hineinzuversetzen. In den seltensten Fällen legt man ihnen A-Kandidat*innen vor, die voller Freude Vollzeit im Schichtdienst arbeiten möchten. Stattdessen gibt es auch über andere Recruitingkanäle genau die bunte Mischung aus „schwierigen Fällen“, die auch unser Workbee-Pilotprojekt eingebracht hat. Normalerweise fordern wir vom eigenen Unternehmen dann mehr Flexibilität und Verständnis für den Arbeitsmarkt von heute. Nun wissen wir, wie sich die Gegenseite anfühlt.

Positive Aspekte trotz ernüchternden Projektverlaufs

Zwei positive Aspekte sehe ich trotz des ernüchternden Projektverlaufs:

• Unternehmen, die sich weder selbst mit der Schaltung von Social Media-Werbeanzeigen auskennen, noch im Recruiting Team so gut besetzt sind, dass sie die umfangreiche Bewerberbetreuung leisten können, die heute notwendig ist, bekommen bei Workbee alles aus einer Hand.
• Es entstehen keine Zusatzkosten in Form einer Provision bei Einstellung. So kann man sein Budget auf Basis des zu Beginn unterschriebenen Angebots verlässlich planen.

Steffen Biese: Wir von Workbee waren auch überrascht, dass wir bei diesem Projekt vor solchen großen Herausforderungen gestanden haben. Als ich zu Beginn unserer Zusammenarbeit Ihr modernes Karriereportal und Ihre Benefits gesehen habe, bin ich davon ausgegangen, dass wir bei Ihnen auch sehr gute Ergebnisse erzielen. Vielen Dank, dass wir die Gelegenheit für dieses Streitgespräch hatten. Ich glaube, das war sehr lehrreich für beide Seiten.

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