[Sponsored Post] Für einen Gesundheitskonzern mit rund 10.000 Mitarbeitenden in 32 Kliniken, sechs Pflegeeinrichtungen und zehn Medizinischen Versorgungszentren in ganz Deutschland ist es keine leichte Aufgabe, das Bewerbermanagement zu organisieren. MEDICLIN hat sich für die Softwarelösung von rexx systems entschieden. Im Interview berichten Amadeus Blessing, Referent des Personalleiters im Konzern, und Dustin Demmert, Projektleiter in der HR IT, über ihre Erfahrungen damit.
Wie kam es zum Einsatz der Software von rexx systems bei MEDICLIN?
Ende der Zehnerjahre hat MEDICLIN die Digitalisierung des Bewerbermanagements in Angriff genommen. Als wir beide im Jahr 2020 zum Unternehmen stießen, war die Entscheidung für rexx systems bereits gefallen und die Ausrichtung festgelegt. Die Ziele waren damals in erster Linie, HR im Bereich Recruiting zu digitalisieren und zu vereinfachen. Abgespeckte Workflows sollten es möglich machen, schneller digitale Genehmigungen einzuholen. Man hatte sich mit dieser Zielsetzung auch andere Softwarelösungen angeschaut.
Nachdem das Bewerbermanagementmodul erfolgreich eingeführt wurde, wollen wir diverse HR-Prozesse in Gänze digitalisieren, insbesondere mit Fokus auf die Personalverwaltung. Dazu gibt es bei uns ein eigenes Team der für die technische und fachliche Weiterentwicklung. Auch bei der digitalen Personalakte & Co. werden wir auf Module von rexx systems zurückgreifen, um die Schnittstellen so gering wie möglich zu halten.
Lassen sich Schnittstellen völlig vermeiden?
Nein, ein Konzern wie unserer kommt natürlich nicht darum herum, verschiedene Softwarelösungen einzusetzen. Die eierlegende Wollmilchsau, die alles perfekt kann, gibt es nicht. Dienstplan und Entgeltmanagement werden separat behandelt, sind aber eng mit der HCM Suite von rexx systems verzahnt. Wir überlegen aktuell, welches System wir als führendes System definieren werden. Nur weil Daten initial im Bewerbermanagementsystem eingetragen werden, heißt das nämlich nicht, dass alle Daten über Schnittstellen übertragen werden sollten.
Im Vergleich zum Bereich Bewerbermanagement ist die Digitalisierung des ganzheitlichen Personalmanagements wesentlich aufwändiger. Wir haben inzwischen die ersten rudimentären Funktionen im Einsatz. Zum Beispiel das Organigramm als Grundlage für Genehmigungsprozesse – auch im Recruiting (Stichwort Stellenfreigabe). Diese Funktion ist bereits jetzt enorm hilfreich. Richtig spannend wird es, wenn Dokumente für verschiedene Anwendergruppen bereitgestellt und Zugriffsberechtigungen definiert werden. Dazu kommt das Riesenthema Wiedervorlagen. Wie können wir das lösen? Werden wir es hinbekommen, dass irgendwann jede wichtige Personalinformation und die zugehörigen Aufgaben wie z.B. Probezeit-Gespräch oder Probezeit-Ende digital übermittelt werden?
Welche Prozesse mussten Sie im Zuge der Digitalisierung des Bewerbermanagements abbilden und was konnten Sie vereinfachen?
Im ersten Schritt ging es um den Workflow zur Stellengenehmigung als Basis für ein funktionierendes Recruiting. Bevor es zur Ausschreibung kommt, muss geklärt werden, ob es sich um eine Nachbesetzung oder eine neue Planstelle handelt, die im Soll-Stellenplan eingetragen werden muss. Das passiert jetzt alles digital. Der oder die Vorgesetzte sagt: „Ich brauche eine*n Mitarbeiter*in“. Die Abteilungsleitung genehmigt gemäß der Budgetfreigabe. Der Vorstand bzw. die Geschäftsführung genehmigen final. Dann erst kann ich als Recruiter*in die Ausschreibung auslösen.
Dazu brauche ich wiederum einen Stellenanzeigentext von den Kolleg*innen am Standort, der von der Abteilungsleitung freigegeben wird. Dann wird in der Unternehmenszentrale geprüft, ob er gewisse Standards erfüllt. Das ist viel einfacher, wenn man diese Aufgaben aus dem Bewerbermanagementsystem heraus zuweisen kann und bei der Person, die als nächstes dran ist, per E-Mail ein To Do aufploppt. Ich kann die Aufgaben in rexx systems auch im Vorfeld anlegen und erst an einem bestimmten Stichtag versenden lassen. Unnötige Prozessschritte haben wir im Zuge der Digitalisierung entfallen lassen.
Was hat sich seit Einführung von rexx systems verbessert, welche Vorteile hat es?
Die Digitalisierung des Personalmanagements hilft auf jeden Fall, den administrativen Dschungel aufzuräumen und HR-Prozesse zu hinterfragen. Wir müssen weitergehen als nur das Recruiting zu digitalisieren. Das Gesundheitswesen steht im Vergleich zu anderen Branchen in der Digitalisierung des HR auf dem Entwicklungsstand der 80er Jahre. Eine finale Bewertung zu rexx systems aus dem HR-Bereich können wir noch nicht abgeben, da wir das Ganze nach wie vor ausrollen. Doch unser Mindset und die prozessuale Herangehensweise an die Digitalisierung haben sich seit der Einführung gewandelt.
Aus der Auswertung des Bewerberverhaltens, die das rexx Data Warehouse beinhaltet, konnten wir wichtige Rückschlüsse z.B. aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten ziehen: Welche Stellenbörsen oder Ausschreibungskanäle stehen im Kosten-Nutzen-Vergleich im Ungleichgewicht? Welche Performance zeigen diverse Headhunter, wie oft und für welche Berufsgruppen werden Profile eingereicht? Man muss allerdings vorsichtig sein mit vorschnellen Entscheidungen: Nur weil wenige Bewerbungen eingehen, kann man nicht alle Stellenbörsen abschalten. Das ist schließlich dem Fachkräftemangel geschuldet und hängt von weiteren allgemeinen Herausforderungen ab.
Einen Kanal, den wir anhand der Analysedaten überdacht haben, ist kleinanzeigen.de (ehemals eBay Kleinanzeigen). Das Portal ist zwar kostenlos, aber wahnsinnig aufwändig. Darum beraten wir unsere Tochtergesellschaften dahingehend, dass wir es nur noch für Stellenanzeigen für Reinigungskräfte, Küchenpersonal und Pflegehelfer*innen empfehlen. Der Ausbau des KPI-basierten Recruitings ist auf jeden Fall unser erklärtes Ziel!
Welche Verbesserungswünsche hätten Sie an rexx systems?
Wir stehen in einem sehr engen Austausch mit dem Hersteller. Daher sind unsere Wünsche bekannt und werden, wenn leistbar, auch erfüllt. Natürlich gibt es immer Themen, die man sich anders wünscht. Das liegt in der Natur der Sache. Fakt ist allerdings, dass rexx systems eine Standard-Software ausliefert, die die Bedürfnisse vieler Kunden abdecken soll. Da lässt sich leider nicht vermeiden, dass der ein oder andere Wunsch nicht erfüllbar ist. Ein großer Vorteil für uns ist das bereitgestellte Kundenforum. Dort können wir Erfahrungen austauschen und mit anderen Kunden diskutieren.
Wie ist es mit dem Thema Datenschutz? Das betrifft ja auch jedes Unternehmen…
Da agiert rexx systems wie jeder andere Softwareanbieter auch. Wenn man nach dem Datenschutz fragt, bekommt man die Antwort: „Es ist mit unserem System grundsätzlich möglich, die Datenschutzgesetze zu befolgen, aber für die korrekten Softwareeinstellungen in Ihrem Account sind Sie als Kunde selbst verantwortlich.“ Man versteht natürlich, dass ein Softwareanbieter nicht die Verantwortung dafür tragen möchte, dass seine sämtlichen Kunden ihre Bewerbungsprozesse datenschutzkonform abwickeln. Andererseits dürfte der größte Teil der Datenverarbeitung im Rahmen eines Bewerbungsprozesses in jedem Unternehmen gleich ablaufen. Da könnte der Softwareanbieter durchaus ein Standard-Datenschutzkonzept liefern, auf das man aufbauen kann.
Aber so läuft es nicht und man kommt nicht darum herum, einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen zu benennen, der sich in das Thema einarbeitet. Der ein Löschkonzept für die Daten entwickelt, prüft, welche Regeln in welchem Fall greifen. Ein externer Berater hilft da wenig, denn er kennt sich nicht im Detail mit den Prozessen im Unternehmen aus und kann nur allgemeine rechtliche Hinweise zu vorgegebenen Fristen geben. Wir haben uns umfangreich informiert: Personalakten darf man zehn Jahre nach Austritt des Mitarbeitenden aufbewahren, danach müssen sie gelöscht werden. Bewerberdaten müssen sechs Monate nach Eingang auf die Rumpfdaten reduziert werden. Die Löschfrist für die endgültige Löschung beginnt allerdings erst am Ende des Bewerbungsprozesses, also am Tag der Einstellung eines Mitarbeitenden für die Stelle oder am Tag der Absage.
Würden Sie rexx systems auch für kleinere Unternehmen als Ihres empfehlen?
Technisch gesehen kann man rexx systems sicher auch in kleineren Unternehmen einsetzen, aber möglicherweise ist es dann überdimensioniert. Allerdings hinterfragen manche Unternehmen erst dann ihre HR-Prozesse, wenn sie sich der Digitalisierung stellen müssen. Dies unabhängig davon, für welche Software man sich nachher entscheidet. Eine Stärke der Softwarelösung von rexx systems ist auf jeden Fall ihre Multimandantenfähigkeit. Für ein kleineres Unternehmen ist das eine Preis-Leistungs-Frage: Brauche ich wirklich den Porsche?
Wie läuft das Multiposting über rexx systems?
Bei einer Einzelpublizierung lässt sich eine Stelle bei einem hinterlegten Publizierungsziel ausschreiben. Ein Beispiel bei wäre bei uns das Offenburger Tageblatt oder Plattformen wie LinkedIn und Xing. Diese werden per Schnittstelle ans System angebunden. Da wir aber viele Vakanzen verwalten, macht es Sinn, viele Publizierungsziele in einem einzigen Schritt anzusprechen. Dies können wir über das Multiposting von rexx systems erreichen.
In diesem Modul haben wir unsere geltenden Rahmenverträge mit den Anbietern hinterlegt und können mit einem Klick eine Stellenanzeige auf mehreren Plattformen hochladen. Ein großer Vorteil liegt darin, dass wir bei einer Änderung in der Stellenanzeige nicht erneut publizieren müssen, sondern die Änderung automatisch übernommen wird.
Welche Tipps haben Sie für andere Unternehmen, die ein Bewerbermanagementsystem wie rexx systems einführen wollen?
Erster Tipp: Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Betriebsvereinbarung, wenn Sie einen Betriebsrat haben! Sofern es sich um einen Konzern handelt, ist eine Konzernbetriebsvereinbarung sinnvoll, sodass Sie nicht einzelne Vereinbarungen in den Tochtergesellschaften schließen müssen. Eine solche Vereinbarung zu erstellen ist sehr aufwändig und kann den GoLive verzögern, wenn man zu spät damit anfängt. In die Betriebsvereinbarung gehören (als Anlagen):
- eine Beschreibung aller Module und Funktionalitäten der Software
- eine Übersicht der Daten, die erfasst werden
- ein Datenlöschkonzept inkl. davor erfolgter Datenschutzfolgenabschätzung
- eine Beschreibung, welche Auswertungen durchgeführt werden
- eine Beschreibung der Schnittstellen zu anderen Systemen
- ein Rechte- und Rollenkonzept
- ein Qualifizierungskonzept für alle Anwender*innen (inkl. Super Key User- und Key User-Konzept)
- eine Darstellung der Leistungs- und Verhaltenskontrolle durch das System
Zweiter Tipp: Man darf nicht davon ausgehen, dass eine neue Software automatisch alle Probleme löst. Es gibt das geflügelte und sehr wahre Wort: „Wenn ich einen bescheidenen Prozess digitalisiere, habe ich einen bescheidenen digitalen Prozess.“ Die Konzeptionsphase ist sehr wichtig und bestehende Prozesse müssen hinterfragt werden. Dabei sollten alle Beteiligten mitgenommen werden, auch Führungskräfte, die nachher mit dem System arbeiten sollen. Es ist viel interne Überzeugungsarbeit zu leisten, Schulungen müssen durchgeführt und die besondere Arbeitskultur an den einzelnen Standorten muss berücksichtigt werden. IT-Lösungen wären einfacher, wenn es überall 08/15 liefe, aber das tut es nicht.
Dritter Tipp: Wenn Sie die Digitalisierung im HR angehen, denken Sie von Anfang an ganzheitlich. Wer erstmal nur mit einer Bewerbermanagementsoftware anfängt und später über Personalverwaltung, Skills Management, Entgeltabrechnung etc. nachdenkt, macht sich mehr Arbeit als andersherum. Fragen Sie sich von Anfang an, welche HR-Prozesse Sie digitalisieren wollen und welche Module einer Software dazu notwendig sind, um eine Verbesserung des Status quo zu erreichen.
Klicke hier für weitere Blogartikel zum Thema:
Bewerbermanagementsysteme
Zum Beispiel:
Schreibe einen Kommentar