Nichts ist für einen schnellen Recruitingprozess wichtiger, als dass alle Beteiligten im Unternehmen das digitale Bewerbermanagementsystem konsequent und intensiv nutzen. Vom Recruiting Team über das Vertragsmanagement bis hin zu den Sekretariaten und Entscheider*innen in den Fachabteilungen sollte jede*r Bescheid wissen, wie das geht. Mit neuen Lernwerkzeugen aus dem eLearning – gemeint sind interaktive Videos und Onlinetutorials – können neue Nutzer*innen ongeboarded werden, Gelegenheitsnutzer*innen ihr Wissen auffrischen – und das Ganze macht auch noch Spaß!
Ein aufgeräumtes Bewerbermanagementsystem ist der Traum eines jeden Recruiters. Damit er Wirklichkeit wird, ist viel interne Kommunikation und Schulung notwendig. Denn in den Fachabteilungen gibt es immer wieder Personalwechsel und damit neue Mitarbeitende, die für die Bearbeitung von Bewerbungen zuständig sind. Nicht jede*r findet sich auf Anhieb im digitalen Bewerbermanagementsystem zurecht. Zumal viele der Softwarelösungen, das muss man leider sagen, die Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen und –prozesse höher priorisieren als die Nutzerfreundlichkeit. Auch ist nicht jeder*m Nutzer*in klar, warum es nicht gut ist, wenn ein paar unbearbeitete Restbewerbungen im ATS liegenbleiben, nachdem die Vakanz besetzt ist und in der Abteilung alles wieder rund läuft. Wie stellt man nun also den Wissenstransfer sicher?
Wissenstransfer im Recruiting mittels moderner Methoden
Eine moderne Methode, um solche Informationen zu vermitteln, sind interaktive Onlinetutorials (Details bei Google unter dem Keyword „Interaktive Videos“). Sie beziehen die Zuschauer*innen ein, indem sie zu Klicks und Entscheidungen auffordern, die den weiteren Verlauf des Tutorials beeinflussen. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Erweiterung des Erklärfilmtrends, der vor etwa fünf Jahren seinen Höhepunkt erreichte.
Sequenzen, in denen z.B. eine Stimme aus dem Off anhand von Grafiken, eine animierte Figur oder ein leibhaftiger Dozent vor der Kamera etwas erklärt, wechseln sich ab mit Kapiteln, in denen das Gelernte in Übungen abgefragt wird, die der*die Zuschauer*in sofort absolviert. Passend zum Onlinemedium sind das aber keine umfangreichen Prüfungen, sondern kurze Quiz-Sequenzen, die dazu dienen sollen, dass sich der Lernstoff auf andere Weise noch einmal einprägt. Der Begriff „Edutainment“ passt an dieser Stelle gut.
Interaktive Videos im Onboarding ausländischer Pflegekräfte
Interaktive Onlinetutorials finden in den verschiedensten Bereichen des eLearning und hybriden Lernens / Blended Learnings Anwendung. So stellt die Unternehmensberatung context YELLOWS sie z.B. zu Themen wie Wundmanagement zur Verfügung, um ausländische Pflegekräfte auf die Kenntnisprüfung oder die Prüfung am Ende des Anpassungskurses vorzubereiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Die ausländischen Fachkräfte können die Onlinetutorials bereits in ihrem Heimatland absolvieren
- Die Tutorials können z.B. durch Leichte Sprache und langsames Tempo besser an die Bedürfnisse der Zielgruppe angepasst werden als Live-Unterricht (nicht jede Lehrkraft beherrscht die Leichte Sprache)
- Jede*r Nutzer*in kann das Tutorial so oft pausieren oder zurückspulen, bis er oder sie alles verstanden hat
- Die ausländischen Fachkräfte können die Tutorials zur Prüfungsvorbereitung dann absolvieren, wenn sie in ihrem engen Zeitplan zwischen Deutschkurs, Behördengängen, Anpassungslehrgang und Job am besten passt
- Die Zielgruppe hat Spaß am Lernen, wenn die interaktiven Lehrvideos gut gemacht sind
Aber auch für Brandschutzschulungen oder eben im Recruiting können interaktive Videos als Lernwerkzeuge eingesetzt werden.
Wie produziert man interaktive Videos bzw. Onlinetutorials?
Für die Produktion eines interaktiven Tutorials hat man entweder die Möglichkeit, eine Webagentur zu beauftragen, die es individuell designt und programmiert. Oder man kann auf lizenzpflichtige Tools zurückgreifen, mit denen man ein solches modernes Lehrvideo im Baukastensystem selbst zusammenstellen kann. Günstig sind diese Lizenzen (bei guten Tools) nicht. Daher lohnt sich die Anschaffung nicht alleine für das Recruiting Team, sondern erst dann, wenn das Thema Wissenstransfer und Pflichtfortbildungen im Unternehmen generell digitalisiert wird.
In diesem Zuge hatte auch ich nun die Gelegenheit, das Tool iSpring auszuprobieren, und habe damit ein interaktives Online-Tutorial zu unserem Bewerbermanagementsystem erstellt. Hier könnt ihr es euch ansehen bzw. die Schulung sogar selbst absolvieren:
Hier eine Zusammenfassung möglicher Inhalte für Recruiting Tutorials zum Bewerbermanagementsystem:
1. Erklärung, warum es grundsätzlich wichtig ist, Bewerbungsprozesse im Bewerbermanagementsystem sauber zu dokumentieren
Mit einem Augenzwinkern stelle ich verschiedene Gründe vor („weil unsere Leitende Recruiterin Maja sonst anfängt zu weinen“), die gleichzeitig aber auch Erkenntnisgewinn verschaffen („weil wir datenschutzrechtlich dazu verpflichtet sind“).
2. Auch negative Aspekte des Bewerbermanagementsystems ansprechen
Die tägliche E-Mail mit Informationen zu neuen Bewerbungen ist leider bei unserem Anbieter unübersichtlich und unverständlich gestaltet. Darum nehme ich den Nutzer*innen im Onlinetutorial die Befürchtung, dass nur sie persönlich damit nicht zurechtkommen. Ich erkläre, wie man sie sich trotzdem zunutze machen kann.
3. Mit vertonten Bildschirmaufnahmen in die Software einführen
Idealerweise ist ein ATS zwar selbsterklärend, aber leider ist das in der Praxis selten der Fall. Darum hilft es, eine Bildschirmaufnahme zu machen, während man sich durch die Software klickt. Per Audioaufnahme wird währenddessen erklärt, welche Funktion sich hinter welchem Button verbringt. Das fühlt sich dann für die Recruiter*innen oder Sekretär*innen an, als ob jemand neben ihnen steht und ihnen das Tool persönlich erklärt.
4. Verschiedene Quiz-Formate in interaktive Videos einbauen, um Gelerntes zu festigen
Je spannender das interaktive Tutorial gestaltet ist, desto mehr Wissen und Informationen bleiben beim Nutzer hängen. Ich benutze darum verschiedene Quiz-Formate wie Puzzles, Lückentexte oder Richtig/Falsch-Tests, um den richtigen Umgang mit den Bewerberstatus-Einstellungen im Applicant Tracking System einzuüben.
Wichtig: Interaktive Videos oder Onlinetutorials sollen neugierig auf das Bewerbermanagementsystem machen, Skepsis bei wenig digital affinen Kolleg*innen beseitigen, aber kein vollumfängliches Handbuch sein. Ausufernde Anleitungen sind nicht zielführend.
Ein wenig Humor kann dagegen nicht schaden. Denn: Ein eLearning Tutorial ist keine Examensprüfung, sondern ein Lernwerkzeug. Ein kleiner Lacher kann den Nutzer*innen nämlich ebenfalls helfen, sich später an wichtige Inhalte zu erinnern. Darum gibt es bei mir im Lückentext z.B. Antwortoptionen wie: „Uninteressante Kandidat*innen stellst du auf den Status Absagen. Dann bekommen Sie a) eine automatische, rechtssichere Standardabsage oder b) ein Vanille-Eis“.
Ein Erfahrungsbericht zu iSpring
Exklusiv für Recruiting2Go-Abonnent*innen bewerte ich im Folgenden meine Erfahrungen mit dem Tool iSpring.
- Wie einfach oder schwierig ist es damit, interaktive Videos für Recruiter*innen zu erstellen?
- Lohnen sich die Lizenzgebühren?
- Welche Probleme sind aufgetreten und welche Lösungen gibt es?
Lest hier mehr:
Ausführliche Tipps exklusiv für Abonnent:innen
Trotz Schwierigkeiten mit der Software – alles in allem macht es viel Spaß, ein interaktives Video zu produzieren. Sich Übungen auszudenken und Recruitingwissen herunterzubrechen, sodass es spielerisch weitervermittelt werden kann. Viele weitere Anwendungsfälle für solche digitalen Fortbildungen sind denkbar. Übungen zum Texten von zeitgemäßen Stellenanzeigen. Übungen zum Schreiben von Bewerbungen. Wenn ihr Tipps zur Nutzung von iSpring habt oder alternative Softwares kennt, mit denen sich interaktive Onlinetutorials und –fortbildungen erstellen lassen, meldet euch gerne über die Kommentare!
Wenn das interaktive Video für Recruiter*innen fertig ist, muss es natürlich unternehmensintern beworben werden. Damit möglichst viele Chefärzt*innen, Sekretär*innen, Pflegedienstleiter*innen & Co. es nutzen und es seinen Zweck erfüllen kann. Aufgeräumteres Bewerbermanagementsystem, schnellere Bewerbungsprozesse, zufriedenere Bewerber*innen. Zum Abschluss dieses Artikels hier also meine Intranetmeldung:
Neue Anleitungen für unser Bewerbermanagementsystem
Ab sofort habt ihr die Wahl zwischen einer PDF-Anleitung und einem interaktiven Quiz-Tutorial, um euch in unser Bewerbermanagementsystem einzuarbeiten.
Seit Anwendung unserer neuen Recruitingstrategie bekommen wir rund 10.000 Bewerbungen pro Jahr. Wir können sie nur strukturiert bearbeiten und unseren Bewerber*innen eine schnelle und positive Bewerbungserfahrung ermöglichen, wenn alle ausschreibenden Fach- und Verwaltungsabteilungen unser Bewerbermanagementsystem konsequent und intensiv nutzen.
Genauso sauber wie die Behandlung unserer Patient*innen digital dokumentiert werden muss, damit wir die Kosten abrechnen können und damit die verschiedenen Berufsgruppen im Team wissen, wie der Stand der Dinge ist, muss auch der Bewerbungsprozess der einzelnen Bewerber*innen dokumentiert werden.
Erstens sind wir datenschutzrechtlich dazu verpflichtet. Zweitens gibt es viele Beteiligte (Sekretariate, Vorgesetzte, Recruiting Team, Vertragsmanagement, Betriebsräte, Schwerbeschädigtenvertretung), die darauf angewiesen sind, den aktuellen Stand der Dinge jederzeit nachschauen zu können. Und drittens sollten wir in Zeiten des Personalmangels alles dafür tun, die Bewerber*innen bei Laune zu halten. Nicht zuletzt profitiert ihr auch als Fach- oder Verwaltungsabteilung davon, wenn eine Stellenausschreibung und Neubesetzung so reibungslos wie möglich über die Bühne geht.
Wenn also ein*e neue*r Mitarbeiter*in für die Bearbeitung der Bewerbungen zuständig ist oder wenn ihr nur gelegentlich mit dem digitalen Bewerbermanagementsystem arbeitet und schon wieder vergessen habt, wie es geht, schaut euch unsere PDF-Anleitung oder das neue interaktive Quiz-Tutorial an. Kleiner Hinweis: die Software zur Erstellung der Tutorials wurde gerade erst neu eingeführt. Es ist noch nicht alles perfekt. Sondern ein erster Versuch, eine Onlineschulung mal etwas lockerer und unterhaltsamer zu gestalten. Feedback und Verbesserungsvorschläge sind willkommen!
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Bild von Gerd Altmann auf Pixabay.
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