Schneller Bewerbungsprozess: Wie Du Deine Fachabteilungen dazu animierst

Dich als Recruiter*in muss ich nicht groß überzeugen, dass es wichtig ist, Bewerbungen schnell zu bearbeiten. Anders sieht es bei den Fachabteilungen aus. Sie fühlen sich schnell unter Druck gesetzt, wenn sie mitten im  Unterbesetzungsstress vom Recruiting Team ermahnt werden, ihren Bewerbungsprozess zügig abzuwickeln und digital zu dokumentieren. Was tun?

Nun, erstmal ist Wohlwollen und Verständnis für die Situation der anderen Seite angebracht. Für uns Recruiter*innen erscheint es völlig logisch, dass der einzige Weg zur Reduzierung des Stresses die zeitnahe Nachbesetzung ist. Doch die Fachabteilung steckt in einem Teufelskreis. Wichtige Aufgaben müssen erledigt, Patient*innen können nicht warten gelassen werden.

Interne Kommunikation hilft

Da hilft nur, immer wieder ins Gespräch zu gehen. Einerseits ist es Deine Aufgabe als Recruiter*in, konsequent nachzuhaken und die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess einzufordern. Denn genauso wenig wie “Stellenanzeigen schalten und beten” (Post & Pray) hilft, hilft es, tatenlos darauf zu hoffen, dass die Fachabteilungen von alleine das Tempo bei der Bewerberbearbeitung anziehen.

Andererseits bringt es auch nichts, die Kolleg*innen derart zu nerven, dass sie in eine Abwehrhaltung gehen. Und die Kooperation mit dem Recruiting Team völlig verweigern. Mein Lösungsansatz lautet: ganz viel interne Kommunikation. Mit regelmäßigen Info-Happen im Intranet, Erklärvideos, Anleitungen und Tutorials versuche ich, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, was eine moderne Candidate Experience und einen guten Bewerbungsprozess ausmacht. Und wie jede*r Einzelne dazu beitragen kann. Beispielhaft stelle ich euch im Folgenden meine aktuelle Intranetmeldung vor:

Warum die Bearbeitung von Bewerbungen Vorrang haben sollte

4 gute Gründe für die schnelle Bearbeitung und sorgfältige Dokumentation von Bewerbungen – auch wenn eigentlich keine Zeit ist.

„Die Bewerbungen bearbeite ich, wenn ich mal Zeit dafür habe“, „Die Patient*innen haben Vorrang“ oder „Die Bewerbersoftware ist mir zu kompliziert“. Diese und andere Antworten bekommt das Recruiting Team häufig aus den Fachabteilungen, wenn wir sie im Rahmen des täglichen Aufräumens im Bewerbermanagementsystem und in der Stellenbörse daran erinnern, dass unbearbeitete Bewerber*innen auf Rückmeldung warten oder der angegebene Bewerberstatus nicht aktuell ist.

Bitte verstehen Sie unsere Erinnerungsmails nicht als Kritik, sondern als Serviceangebot. Wir wissen, dass die morgens automatisch von der Software versandten E-Mails wenig aussagekräftig sind, und senden darum manchmal per Hand einen Reminder hinterher, in dem wir über Ihre To Do’s informieren. Wir wissen auch, dass das Bewerbermanagementsystem auf den ersten Blick komplex wirkt. Darum haben wir eine PDF-Anleitung und ein interaktives Videotutorial zu Schulungszwecken entwickelt. Wenn man die Software einmal verstanden hat, lässt es sich gut damit arbeiten.

Schneller Bewerberservice als Strategieziel

Unser Unternehmen hat sich in seiner neuen Recruitingstrategie einem schnellen Bewerberservice verschrieben. Und das aus guten Gründen:

1.      Jeder Tag zählt

Jeder Eingang einer Bewerbung ist in Zeiten des Fachkräftemangels wie ein Goldfund im Klondike River. Vorhergegangen sind (kosten-)intensive Bemühungen wie Social Media-Arbeit, Suchmaschinenoptimierung, WhatsApp-Beratung, Werbeschaltungen, Employer Branding Kampagnen.

Manchmal handelt es sich nicht um den erhofften Goldklumpen (A-Kandidat), sondern nur um ein kleines Nugget (B-Kandidat). Doch trotzdem würde der gewiefte Goldsucher nun nicht erstmal sein Sieb waschen gehen. Er weiß: Wenn ich das Klümpchen liegenlasse, schnappt es sich jemand anders.

Um die heißbegehrten Bewerber*innen von heute für das Unternehmen zu gewinnen, zählt jeder Tag! Wie oft erleben wir es, dass sie schon längst bei einem anderen Arbeitgeber unterschrieben haben, wenn sie von uns die Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten. Wer dagegen nach zwei Wochen noch übrigbleibt, ist sicher kein A-Kandidat.

Weitere Gründe exklusiv für Abonnent*innen

Drei weitere gute Argumente, um Fachabteilungen zu überzeugen, ihre Bewerbungen schneller zu bearbeiten, beschreibe ich im Folgenden exklusiv für Abonnent*innen. Es geht darum…

• welche Notwendigkeiten sich aus dem Motto “Die Patient*innen haben Vorrang” eigentlich ableiten
• inwiefern Bewerbungsprozesse einzelner Abteilungen sich auf das ganze Unternehmen auswirken
• warum Unternehmenswachstum mehr Professionalität erfordert – auch im Recruiting

Lies weiter mit Abo, Du wirst es nicht bereuen. Stattdessen wirst Du eine Textvorlage haben, die Du eins zu eins im Intranet Deines eigenen Unternehmens einsetzen kannst.

Der gute Bewerbungsprozess immer wieder neu erklärt

Die hier zitierte Intranetmeldung ist nur eins von mehreren Beispielen, wie wir immer wieder versuchen, die Awareness für einen modernen Bewerbungsprozess intern zu steigern. Bedenke, dass auch unter Führungskräften und in Sekretariaten eine gewisse Fluktuation herrscht. Dann weißt Du, warum man als Recruiting Team immer wieder von vorne beginnen muss zu erklären.

Im Gespräch sind bei uns z.B. auch die Einführung verpflichtender Schulungen zur Bewerbermanagementsoftware innerhalb des Standard-Onboardings für Führungskräfte. Oder zumindest die Verteilung der entsprechenden Anleitung in der Begrüßungsmappe. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, ein Umdenken im Unternehmen anzustoßen, das zeitgemäßes Recruiting überhaupt erst möglich macht.

Bild von Robin Higgins auf Pixabay.

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