Vom Intranet zur Mitarbeiter-App und -Community: Wie sich interne Kommunikation weiterentwickelt

Ein Intranet in irgendeiner Form gibt es in vielen Unternehmen, und bis vor einigen Jahren war man damit noch ganz gut aufgestellt. Doch wie überall entwickeln sich auch in diesem Bereich die Technik und die Ansätze weiter. Und so muten viele Intranet Anwendungen inzwischen reichlich altmodisch an. Sie werden zunehmend durch eine mobile Mitarbeiter-App ersetzt, die die Bildung einer Mitarbeiter-Community ermöglichen. Und das wiederum hat Vorteile auch für das Recruiting. Ein Interview mit Giovanni Bruno, Geschäftsführer der Agentur fokus>digital.

Werbehinweis: Dieser Artikel ist im Rahmen einer Affiliate Kooperation zwischen fokus>digital und Recruiting2Go entstanden.

Warum ist ein digitaler Kanal zur internen Kommunikation grundsätzlich wichtig?

Die Koordination eines Teams ist oft eine organisatorische Mammutaufgabe, und das gilt erst recht für die Koordination einer gesamten Belegschaft eines Unternehmens. Aber die Digitalisierung bietet Möglichkeiten der Vereinfachung.

Gleichzeitig sind Mitarbeitende zufrieden, engagiert und motiviert, wenn sie einfache Prozesse im Arbeitsalltag erleben und dadurch entlastet werden. Und wenn sie sich informiert und eingebunden fühlen.

Gute interne Kommunikation hängt darum direkt mit der Mitarbeiterbindung und Senkung der Fluktuation zusammen und zahlt indirekt auch auf die Personalgewinnung ein. Für alle Beteiligten ergeben sich dank eines Intranets zahlreiche Vorteile:

• Als Arbeitgeber können Sie wichtige Informationen zentral bereitstellen. So kreieren Sie eine lückenlose Kommunikationskette, die auch wirklich alle Betreffenden einschließt.
• Ein Intranet ermöglicht Ihnen Echtzeitkommunikation. In Sekundenschnelle können Sie auch im Notfall alle Mitarbeitenden erreichen und umgehend über Neuerungen informieren.
• Der oftmals enorme bürokratische Aufwand eines Unternehmens wird deutlich vereinfacht. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und mehr können einfach über das Intranet eingereicht werden.

Was unterscheidet ein traditionelles Intranet von einer modernen Mitarbeiter-App?

Ein modernes Intranet bietet nicht nur die Möglichkeit, Urlaubsanträge als PDF abzulegen oder absenderorientiert in eine Richtung zu informieren. Es bietet die Möglichkeit, den Urlaubsantrag auch gleich digital abzusenden. Es bietet interaktive Funktionen und die Kommunikation in verschiedene Richtungen. So können etwa proaktive Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsatmosphäre wie Mitarbeiterumfragen über die Mitarbeiter-App durchgeführt werden. So führt ein modernes Intranet zu mehr Wertschätzung und einem Recht auf Mitbestimmung.

Ein modernes Intranet kann sogar die Form einer App oder einer Community annehmen, wie sie aus sozialen Netzwerken bekannt ist – ein unternehmenseigenes Facebook sozusagen. Hier können sowohl Sie als Geschäftsführung sich mit Ihrem Personal vernetzen als auch Ihre Mitarbeitenden sich untereinander austauschen. Sollten Sie mehrere Standorte haben, können Sie die jeweiligen Mitarbeitenden in einer Mitarbeiter-App in Gruppen oder Communities organisieren. Dadurch vereinfachen Sie den ortsunabhängigen Austausch zwischen den Einrichtungen. All das datenschutzkonform, versteht sich.

Weitere Vorteile und Features einer modernen Anwendung: Mitarbeitende können individuell die für sie interessanten Themen, zu denen sie Informationen erhalten möchten, zusammenstellen. Sodass das Intranet nicht mehr für alle gleich aussieht, sondern persönlichen Vorlieben entspricht. Unternehmen können auch Kund:innen und Angehörige in ihr modernes Intranet einbeziehen und gewisse Bereiche, die nicht auf der öffentlichen Webseite abgebildet werden sollen, für sie zugänglich machen. So schematisieren Sie auch diese wichtige Kommunikationskette.

Welche Argumente und Anwendungsmöglichkeiten gibt es noch?

Die Menschen sind es heutzutage gewohnt, Apps für die verschiedensten Anwendungsfälle auf dem Smartphone zu haben und sich das Leben damit zu erleichtern. Von der Bahn-App bis zur Bank-App. Warum also nicht auch eine Mitarbeiter-App? Gerade in der Pflege, wo viele Mitarbeitende gar keinen Zugang zu einem eigenen Computer haben, auf dem sie im Intranet Informationen suchen können, können Sie die Kolleg:innen mit einer App viel flächendeckender erreichen.

Aus all diesen Gründen erfreuen sich Mitarbeiter-Apps wachsender Beliebtheit. Der fokus>care® App-Baukasten beispielsweise bietet Ihnen über 100 verschiedene Einsatzmöglichkeiten. Darunter befinden sich Module für einen Nachrichtenbereich, einen Blog sowie ein Formularsystem für Mitarbeiterumfragen, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen. Die Module können individuell zusammengestellt werden. Mit der Funktion fokus>care® Community können sich Nutzer:innen persönliche Profile erstellen. Neben einem Newsfeed mit allen neuesten Informationen ist auch die Vernetzung in Gruppen sowie das Abonnieren einzelner Themen und Profile möglich, wie man es aus den gängigen Social Media Plattformen kennt.

[WERBUNG] Vom Recruiting über das Onboarding bis zur nachhaltigen Mitarbeiterbindung: Prozesse und Maßnahmen sollten nahtlos ineinander übergehen. Ein modernes Karriereportal und ein altmodisches Intranet kollidieren hier genauso wie ein altmodisches Karriereportal und eine moderne Mitarbeiter-App. Sorgen Sie dafür, dass beides zusammenpasst!

Der erste Schritt ist darum immer eine Karriereseiten-Analyse. fokus>digital bietet sie für recruiting2go.de-Leser:innen kostenlos an. Denn sie offenbart auf einen Blick Potenzial und Schwachstellen. Danach könnt ihr mit Hilfe der Analyse entweder selbst die Optimierung in Angriff nehmen oder euch dazu von Geschäftsführer Giovanni Bruno von fokus>digital beraten lassen. Zur kostenlosen Karriereseiten-Analyse gelangst Du hier.

Und was hat das Intranet oder die Mitarbeiter-App mit dem Recruiting zu tun?

Der Einsatz eines zeitgemäßen Intranets in Form einer App oder Community positioniert Ihr Unternehmen als modernen und attraktiven Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt. Allerdings nur, wenn es auch wirklich lebendig ist und rege genutzt wird. Sie können in Stellenanzeigen oder im Karriereportal unter den Mitarbeiterbenefits darauf hinweisen und so auf Ihre Arbeitgebermarke einzahlen. Auf jeden Fall sollten neue Kolleg:innen schon während des Bewerbungsprozesses davon erfahren.

Auch können Sie in der App spezielle Onboarding-Channels oder eine Onboarding-Community für neue Mitarbeiter:innen anlegen. Darin können Sie zum Beispiel Schulungsvideos oder fachliche Informationen zu bestimmten Prozessen und Arbeitsabläufen zur Verfügung stellen. Sie können die Einarbeitungsunterlagen auch für verschiedene Bezugsgruppen sortieren und separat die Nutzerrechte freigeben.

Eine Chatfunktion ermöglicht es, dass sich neue Mitarbeitende sogar vor Arbeitsantritt oder kurz danach mit anderen Einsteiger:innen oder mit den zukünftigen neuen Kolleg:innen in Gruppenchats vernetzen. Dort kann man sich kennenlernen, sodass die Mitarbeiter-App zu einer zwischenmenschlichen, sozialen Anlaufstelle wird. Einsteiger können auch wichtige Ansprechpartner:innen oder neue Vorgesetzte über die App im 1:1 Chat erreichen, noch bevor sie eine Mailadresse und damit Zugriff auf die Kontaktdaten der neuen Kollegen im E-Mail-Programm haben.

Solche Dinge sprechen sich unter Bewerber:innen schnell herum und ziehen irgendwann ihre Kreise, ganz ohne dass Sie als Unternehmen noch etwas dafür tun müssen.

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Giovanni Bruno | fokus digital

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