easyfeedback Mitarbeiterbefragungen für die Personalgewinnung und -bindung: Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler

Mitarbeiterbefragungen mit digitalen Umfragetools können an vielen Stellen im Prozess zwischen Onboarding und Exit Management eingesetzt werden. Das Ziel: Die Personalgewinnung und -bindung zu verbessern. Dennis Wegner, Geschäftsführer von easyfeedback, nennt ganz konkrete Fehler, die Unternehmen bei Mitarbeiterbefragungen machen, und Tricks, um zu vermeiden, dass sie mittendrin abgebrochen werden [WERBUNG].

Was haben Mitarbeiterbefragungen mit Recruiting und Employer Branding zu tun?

Digitale Befragungen können zusätzlich zu den Bewerbungsunterlagen für den Auswahlprozess genutzt werden, indem man wichtige Eckdaten der Kandidaten mit Bezug zu der Vakanz abfragt. Dadurch lassen sich die Bewerbungen einfacher auswerten und die Kandidaten besser untereinander vergleichen.

Mitarbeiterbefragungen können aber auch dazu beitragen, dass weniger Recruiting stattfinden muss. Denn sie decken Schwachstellen in Strukturen und Prozessen auf und zeigen, an welchen Stellen Unzufriedenheit herrscht. Unternehmen, die diese bewusst angehen, verbessern das Arbeitsklima, erhöhen die Motivation und steigern den Gewinn. Für diesen Anwendungsfall eignen sich besonders so genannte „Pulse Checks“. Sie finden regelmäßig in kurzen Abständen statt und bestehen aus nur wenigen Fragen.

Aus den Antworten erhalten Unternehmen auch Informationen darüber, wie sie ein gutes Employer Branding gestalten können. Denn man erfährt, welche Arbeitgeberbenefits bei den Mitarbeitern gut ankommen, was sie brauchen, um im Job oder im Unternehmen zufrieden zu sein, oder was sie konkret in ihrem Unternehmen schätzen. Das sind dann genau die Punkte, die im Rahmen des Employer Brandings nach außen kommuniziert werden sollten. Allein schon der Hinweis: „Bei uns gibt es regelmäßige Mitarbeiterbefragungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen“, ist ein Arbeitgebervorteil, den man kommunizieren kann.

Auch bei Mitarbeitenden, bei denen es nicht gelungen ist, sie zu halten, kann eine Befragung kurz vor dem Austritt zu wichtigen Erkenntnissen für das Unternehmen. Wenn Unternehmen Exit Interviews mit einem digitalen Tool standardisiert und anonym durchführen, also bei jedem ausscheidenden Mitarbeiter mit genau denselben Fragen, lassen sich weitere Schwachstellen aufdecken.

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Wovon hängt der Erfolg einer Befragung ab?

Dazu muss man erst mal klären, wann man eine Befragung für erfolgreich verlaufen hält. Wir finden: Wenn genügend Mitarbeitende daran teilnehmen! Und wie kann man für möglichst viele Teilnehmer sorgen? Indem man ihnen einen Mehrwert anbietet, ein Dankeschön.

Bei einer Mitarbeiterbefragung kann man auf jeden Fall in der internen Kommunikation klarmachen, dass es darum geht, die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Das sollte eigentlich Anreiz genug sein. Doch genauso wie bei Kundenbefragungen kann man auch hier mit Gutscheinen oder Rabattcodes arbeiten. In anderen Anwendungsfällen lassen sich Umfrageteilnehmer mit dem Herunterladen eines White Papers ködern.

Wenn eine Person sich entschieden hat, an der Umfrage teilzunehmen, ist die Arbeit allerdings noch nicht getan. Es geht darum, sie bis zum Ende des Fragebogens bei der Stange zu halten, damit sie nicht mittendrin abspringt.

Und wie lässt sich das sicherstellen?

Man muss sich bei der Konzeption der Umfrage ausführlich Gedanken machen. Nicht einfach irgendwelche Fragen in wahlloser Reihenfolge stellen, sondern einen roten Faden überlegen. Die Umfrage bekommt dann verschiedene Elemente oder Kapitel und ist logisch aufgebaut.

Sie beginnt mit einer kurzen Einleitung und Erläuterung, warum die Befragung durchgeführt wird, was das Ziel und der Benefit für die Teilnehmer ist. Dann werden die formalen Daten abgefragt, die für die Auswertung wichtig sind. Durch die Abfrage von Aspekten wie Berufsgruppe, Abteilung, Jahre der Betriebszugehörigkeit oder Geschlecht versucht man, bessere Erkenntnisse zu bekommen.

Dann kommt der eigentliche Fragebogen. Er startet mit möglichst allgemeinen Fragen und wird dann immer spezifischer. Er beginnt zum Aufwärmen mit leichten, geschlossenen Ja/Nein-Fragen und wird erst im weiteren Verlauf komplexer und komplizierter. Man könnte mit einer allgemeinen Frage starten wie zum Beispiel: „In welchem Bereich können wir die Arbeitsbedingungen für Sie verbessern?“. Antwortmöglichkeiten können vorgegeben werden.

Um spezifischere Einblicke zu erlangen, sollte eine Folgefrage gestellt werden. Das kann eine offene Frage sein, bei der der Mitarbeiter frei seine Meinung äußern kann. Oder sie kann mit vertiefenden Antwortmöglichkeiten zum Ankreuzen gestaltet werden.

Welche Tipps gibt es noch, um einen Fragebogen interessant zu gestalten?

1. Unterschiedliche Fragetypen einbinden, damit es abwechslungsreich bleibt. Das steigert die Konzentration der Befragten und verbessert die Qualität der Antworten, da stupide Antwortmuster vermieden werden. Es vermindert auch die Absprungrate.
2. Der Fragebogen sollte weder zu lang noch zu kurz sein. Wichtiger als die Anzahl der Fragen ist, wie mühsam ihre Beantwortung ist. Muss man viel überlegen oder viel schreiben oder kann man relativ einfach Multiple-Choice-Kästchen ankreuzen? Eine Faustregel besagt: Je besser die Befragten den Autor der Umfrage kennen, desto länger darf die Befragung sein. Besteht eine geringe Bindung, darf die Umfrage maximal 5 Minuten dauern. Bei langjährigen Mitarbeitenden kann sie auch 20 bis 30 Minuten in Anspruch nehmen. Das ist aber dann wirklich das Maximum. Wenn Sie planen, mehrere Befragungen in kurzen Abständen durchzuführen, sollten die Fragebögen kürzer sein, als wenn Sie eine einzige Rundum-Befragung im Jahr starten.
3. Die Befragten sollten die Möglichkeit bekommen, ihre persönliche Meinung in einem Freitextfeld abzugeben. Das Kommentarfeld muss sich nicht zwingend auf den Fragebogen beziehen, sondern kann auch ein allgemeiner Aufruf zur Meinungsäußerung sein. Es empfiehlt sich, diese Frage als Abschlussfrage in deinem Fragebogen zu platzieren.

Auch ein runder Schluss ist für Mitarbeiterbefragungen wichtig…

Ja, denn nach der Umfrage ist vor der Umfrage! Gerade bei regelmäßigen Pulse Checks sollen die Mitarbeitenden auch in Zukunft Lust haben, an Befragungen teilzunehmen. Darum ist es wichtig, sich auf der Abschlussseite des Fragebogens für die Teilnahme zu bedanken und zu erläutern, wann und wo die Ergebnisse zu finden sein werden.

Eine Umfrage ist nur erfolgreich, wenn danach auch Taten folgen. Beschweren sich viele Mitarbeiter über die unbequeme Arbeitskleidung, dann muss sie auch ersetzt werden. In der nächsten Befragung greift man das Thema noch einmal auf und fragt, ob die neue Arbeitskleidung besser ist. Nur so merken Mitarbeiter, dass ihre Meinung ernst genommen wird und auch wirklich was passiert.

Welche Fehler machen Unternehmen bei Mitarbeiterbefragungen?

1. Anonymität vortäuschen: Anonymität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei sensiblen Mitarbeiterbefragungen. Doch die Ergebnisse sind natürlich besser auszuwerten, wenn man weiß, welcher Mitarbeitende welchen Vorgesetzten oder welchen Prozess in welcher Abteilung kritisiert. Manche Unternehmen täuschen deshalb die Anonymität nur vor und stellen anhand von E-Mail-Adressen, Tracking Links oder IP-Adressen doch eine Verbindung zu konkreten Mitarbeitern her. Doch das geht immer nach hinten los. Irgendein Mitarbeiter merkt bewusst oder unbewusst, dass die Anonymität nicht gegeben ist. Und wenn das einmal herauskommt, ist die Glaubwürdigkeit schwer wieder herzustellen.
2. Nicht ausreichend über den Grund der Mitarbeiterbefragung informieren: Viele Mitarbeiter stehen einer Befragung erst mal skeptisch gegenüber. Gerade in den Anfangszeiten, wenn ein neues Umfragetool eingeführt wird. Während das Management den Entschluss gefasst hat, interne Prozesse zu optimieren und das Betriebsklima zu verbessern, haben die Mitarbeiter davon nichts mitbekommen. Der Skepsis kann nur entgegengewirkt werden, wenn die Teams involviert sind: Wo liegt das Ziel? Welche persönlichen Vorteile haben die Mitarbeiter durch Teilnahme? Wie oft und zu welchen Themen werden Mitarbeiterbefragungen in nächster Zeit durchgeführt?

Gibt es aus der Erfahrung von easyfeedback weitere Fehler?

1. Den falschen Zeitpunkt wählen: Sie haben wochenlang auf Ihre erste Mitarbeiterbefragung hingearbeitet und sogar einen Pre-Test mit einer kleinen Gruppe Mitarbeiter durchgeführt, um die Befragung noch zu verbessern. Doch dann übersehen Sie eine Kleinigkeit: den richtigen Zeitpunkt. Auch mit der am besten vorbereitenden Mitarbeiterbefragung erreichen Sie nicht das Maximum, wenn Sie diese in der Urlaubszeit, während einer Grippewelle im Herbst oder in der Endphase eines wichtigen Projektes durchführen, wenn sowieso alle gestresst sind.
2. Nicht auf Augenhöhe kommunizieren: Jeder Mensch möchte mit Respekt behandelt werden. Keiner mag es, wenn von oben herab kommandiert wird. Kommunizieren Sie auf Augenhöhe. Versetzen Sie sich in die Lage der Mitarbeitenden und stellen Sie Fragen aus deren Perspektive. Wenn Sie im „Strategiesprech“ des Managements formulieren oder Themen ansprechen, zu denen die Mitarbeitenden an der Basis gar keinen Zugang haben, werden Sie keine guten Antworten bekommen.

Wie funktioniert easyfeedback und wie unterscheidet es sich von anderen Umfragetools?

Als ich easyfeedback im Jahr 2010 gegründet habe, gab es bereits einige Umfrageanbieter auf dem Markt. Doch keines der Tools war so komfortabel, dass das Erstellen und Durchführen von Befragungen leicht von der Hand ging. Also beschloss ich, diese Lücke füllen.

easyfeedback wurde als Do-it-yourself-Umfragetool konzipiert und bietet alle benötigten Komponenten zum Erstellen von Onlineumfragen. Dazu gehören:

• Umfrage-Vorlagen,
• die mit einem individuellen Fragebogeneditor angepasst werden können
• Umfrage-Layouts und -Designs nach eigenen Vorstellungen
• verschiedene Optionen zum Einladen der Teilnehmer
• Ergebnisdarstellung (Auswertung) in Echtzeit
• permanente Optimierung des Tools auf Basis von Nutzerrückmeldungen
• guter, individueller Support durch ein kleines, schnelles Team, denn wir sind kein großer Anbieter, bei dem Kunden nur eine Nummer sind

Klassische Einsatzbereiche für easyfeedback sind:

• Mitarbeiterbefragungen
• 360 Grad Feedback
• Kundenumfragen
• Lieferantenbefragungen
• Marktforschung
• Seminar- und Eventumfragen
• Studentische Umfragen für die Bachelor- oder Masterarbeit
• privat für die Urlaubsplanung
• von Vereinen
• auf kleinen Veranstaltungen

Unser wichtigstes Ziel ist, dass Umfragen wieder „sexy“ werden. Denn niemand wartet auf eine Umfrage, um endlich teilnehmen zu können. Im Gegenteil, Umfragen haben keinen guten Ruf. Daher müssen Umfragen vor allem wieder Spaß machen. Das gilt für Ersteller und Teilnehmer.

Wer neugierig ist, wie andere Unternehmen besonders innovativ oder erfolgreich easyfeedback Befragungen anwenden, kann sich hier gerne unsere Case Studies ansehen!

Was kann man aus den easyfeedback Case Studies über gute und schlechte Fragen lernen?

Wichtig ist es, den richtigen Fragetyp zur Frage zu wählen. Grundlegend wird zwischen offenen und geschlossenen Fragen unterschieden. Die Entscheidung für den jeweiligen Fragetyp ist abhängig von den Ergebnissen, die Sie mit der Mitarbeiterbefragung erzielen möchten.

Offene Fragen sind Fragen, bei denen keine Antwortmöglichkeit vorgegeben wird und die auch nicht einfach mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Die Befragten können bei dieser Frageform ihre Antwort in einem Textfeld eintragen. Diese Frageform eignet sich vor allem, wenn Sie Wünsche und Ideen oder auch die Wahrnehmung der Mitarbeiter bezüglich einer speziellen Situation aufnehmen möchten.

Geschlossene Fragen sind Fragen, bei denen Antwortmöglichkeiten vorgegeben sind, und so für die Befragten leichter zu beantworten. Die Auswertung dieser Fragen funktioniert deutlich schneller als die der offenen Fragen. Diese Frageform ermöglicht es, Trends innerhalb der Belegschaft zu erkennen.

Beide Fragentypen haben ihre Vor- und Nachteile. Geschlossene Fragen sind schneller zu beantworten und werden darum in der Regel auch beantwortet, offene Fragen geben tiefere Einblicke. Mitarbeitende sprechen Dinge an, auf die Sie als Autor einer Umfrage nicht gekommen wären. Sie werden jedoch häufig nicht beantwortet. Gehen Sie daher sparsam mit offenen Fragen um und setzen Sie sie gezielt ein.

Welche easyfeedback Tipps gibt es für konkrete Formulierungen?

Die Art, wie Sie Fragen formulieren, bestimmt in hohem Maß, welches Feedback Sie erhalten. Wenn Sie wirklich wissen wollen, was Ihre Mitarbeitenden denken, formulieren Sie so neutral wie möglich, um die Befragten nicht in eine Richtung zu lenken.

• negativ: Finden Sie unseren Arbeitgeberslogan nicht auch furchtbar?
• positiv: Finden Sie unseren Arbeitgeberslogan nicht auch super?
• neutral: Wie finden Sie unseren Arbeitgeberslogan? Oder: Wie gut spiegelt unser Arbeitgeberslogan das Klima in unserem Unternehmen wider?

Da die Teilnehmer während der easyfeedback Mitarbeiterbefragung keine Möglichkeit haben, Ungereimtheiten zu klären, müssen die Fragen unmissverständlich sein. Eine gute Variante, um das zu überprüfen ist, den Fragebogen einer unbeteiligten Person vorzulegen und mit ihr darüber zu sprechen, wie sie die Formulierungen verstanden hat. Fragen Sie möglichst konkret, damit die Nutzer die Frage nicht unterschiedlich interpretieren.

Bei der Frage: „Wie gefallen Ihnen unsere Arbeitgeberbenefits?“, kann es sein, dass ein neuer Mitarbeiter an das komplette Angebot denkt, das er auf dem Karriereportal oder in den gerade modernisierten Stellenanzeigen gelesen hat. Ein anderer ist vielleicht schon länger an Bord, ist nicht so viel im Intranet unterwegs und hat viele neue Angebote des Gesundheitsmanagements gar nicht mitbekommen. Die Antworten der beiden Personen sind also nicht wirklich gut vergleichbar.
Daher wäre folgende Formulierung besser: „Als wie umfangreich bewerten Sie die auf unserem Karriereportal beschriebenen Arbeitgeberbenefits im Vergleich zu den Arbeitgeberbenefits bei anderen Unternehmen?“

Vergessen Sie nicht, bei Pflichtfragen die Antwortmöglichkeit „Keine Angabe“ mit aufzuführen. Gerade wenn es sich um Fragen zu Prozessen handelt, mit denen zwar ein Großteil der Belegschaft, jedoch längst nicht alle Berührungspunkte haben. Sonst fallen die Ergebnisse ungenau aus, weil die unbeteiligten Mitarbeiter sich vielleicht eine Antwort ausdenken, um den Fragebogen vervollständigen zu können.

Wichtig ist auch: Fragen Sie keine allzu persönlichen Dinge ab. Fragen zum Alter, zum Einkommen, zu Politik, Glaube oder Lebensgewohnheiten (Ernährung, Sport) können abschreckend wirken.

Mitarbeiterbefragungen sind aufwändig und die Tools kosten Geld, sodass sie oft in Stressphasen wie einer Pandemie als Erstes gecancelt werden…

Dabei ist es gerade in solchen Phasen wichtig, sich Zeit für eine Befragung zu nehmen! Leider wird häufig vergessen, dass sich die Kosten und Mühen langfristig auszahlen. Ist das Feedback-Management einmal etabliert, bringt es zahlreiche Vorteile mit sich:

• Zufriedenere Mitarbeiter
• Bessere Stimmung im Unternehmen
• Dadurch weniger Kündigungen, weniger Recruiting-Kosten
• Bessere Produkte und Dienstleistungen
• Produkte und Dienstleistungen, die wirklich am Markt gefragt sind
• Weniger Fehlinvestitionen

Insbesondere in der Pandemie konnten Feedbackbögen bei unseren Kunden dazu beitragen, die Arbeitsbedingungen im Homeoffice zu verbessern. Kontakte wurden ja eingeschränkt, Messen waren nicht mehr möglich, es gab weniger direkten Austausch mit Mitarbeitern und Kunden. Feedbackbögen konnten die fehlende direkte Kommunikation ersetzen.

Es gab Umfragen zu den Arbeitsmitteln: Ist alles da, was man benötigt, um die Arbeit auszuführen? Wie ist die Stimmung, fühlen sich Mitarbeiter zu Hause wohl oder einsam? Oft reicht es auch schon, überhaupt einmal zu fragen und zuzuhören. Dann übernimmt die Mitarbeiterbefragung fast eine therapeutische Rolle.

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