Heute möchte ich euch ein neues digitales Tool vorstellen, mit dem ihr Mitarbeiterbefragungen durchführen könnt. Nicht die langatmigen altmodischen, die man bisher meist alle zwei bis zehn Jahre auf Papier erhoben hat, sondern eine neue, schnelle, kontinuierliche Art von Mitarbeiterbefragung, die gleich mehrere Vorteile hat: Ihr könnt spontaner auf etwaige Unzufriedenheitsherde reagieren, eure Mitarbeitenden fühlen sich eingebunden und zufriedener. Der Bezug zum Recruitment ist ebenfalls schnell hergestellt: Instant Feedback lässt sich im Onboarding Prozess, im Employer Branding Strategieprozess oder zur Optimierung des Bewerbermanagements einsetzen. Oder auch, um den Nachwuchs, die Generation Z, besser zu verstehen. teambay-Gründerin Sarah Bohlmeier im Interview.


Wie kamst du auf die Idee für teambay?

Ich habe in einem Logistikkonzern im Bereich Personalentwicklung, Talentmanagement und Führungskräfteentwicklung gearbeitet und gemerkt, dass uns ein wichtiges Kommunikationstool fehlt, mit dem man einfach mal schnell bei den Mitarbeitenden nachfragen kann: Verstehst du dich mit deiner Führungskraft? Magst du dein Projekt? Wie läuft‘s im Team? Wie kommst du mit der Digitalisierung an deinem Arbeitsplatz klar? Fragen aus dem Alltag eben. Daraus entstand Teambay, meine Onlineplattform für niedrigschwelliges Mitarbeiterfeedback. Wichtig ist mir dabei, dass es nicht in der Hauptsache darum geht, Umsatzsteigerungen zu erreichen oder die Produktivität zu erhöhen. Mitarbeiterbefragungen sollten nicht einfach nur durchgeführt werden, „weil man das halt so macht“ und sie sollen auch nicht das Mitarbeiterjahresgespräch ersetzen. Es geht darum, ein besserer Arbeitgeber zu werden, Veränderungsprozesse eng zu begleiten und die Mitarbeitenden mitzunehmen. Es geht darum, dass Führungskräfte besser verstehen, was ihr Team gerade braucht. Die Mitarbeiterzufriedenheit kann erwiesenermaßen gesteigert werden, wenn man den Mitarbeitenden ermöglicht, ihr Unternehmen mitzugestalten.

Hol dir den Personaler-Newsletter "Recruiting to go"!

Deine Daten werden nur für die Bereitstellung des Newsletters genutzt. Die Datenverarbeitung erfolgt bei Mailchimp, USA. Du kannst Deine Einwilligungen jederzeit per Abmeldelink widerrufen. Datenschutz / Newsletter

Wie funktioniert die Mitarbeiterbefragung mit teambay?

Der Benutzer, also zum Beispiel eine Führungskraft, stellt einen Fragenkatalog zusammen, der dann an die Mitarbeitenden ausgespielt wird. Man kann ihn über eine App mit Push Notifications (d.h. auf dem Smartphone blinkt eine Info auf, wenn es eine neue Befragung gibt) oder per E-Mail an die Mitarbeitenden verbreiten. Die Fragen werden dann online beantwortet. Die Idee ist, keine langen Fragenkataloge mit Dutzenden Fragen zusammenzustellen, sondern regelmäßig kurze Befragungen durchzuführen, die sich auf einen konkreten Aspekt konzentrieren. Wir haben bei Teambay 50 Beispielfragen hinterlegt, mit denen man erstmal starten kann. Es geht darum, die aktuelle Stimmung unter den Mitarbeitenden zu erfassen („Pulse Check“) und ihre Verbesserungsvorschläge einzusammeln. Manche Unternehmen stellen jede Woche dieselben Fragen, um Tendenzen ablesen zu können, andere nehmen sich jede Woche einen anderen Aspekt vor. Es gibt Fragen, die man im Punktesystem beantworten kann, und offene Fragen wie „Welche Verbesserungsvorschläge möchtest du noch machen?“ Die Auswertung erfolgt in Echtzeit. Man kann sofort sehen, was geantwortet wurde, und interaktiv mit den Daten arbeiten, sich die Auswertung auch filtern lassen. Allerdings müssen mindestens fünf Antworten eingegangen sein, damit wir die Anonymität garantieren können. Und dann gibt es noch eine schöne Dankeschön- und eine Peer Feedback-Funktion. Mit der letzteren können sich Mitarbeitende gegenseitig Rückmeldung geben nach dem Motto: „Deine Präsentation gestern in der Teamsitzung fand ich echt toll, mir ist allerdings aufgefallen, dass du eine wichtige Zahl vergessen hast…“ Erstere fördert die Dankeschön-Kultur im Unternehmen. Es ist schön, wenn man morgens den Rechner hochfährt und erstmal einige nette Komplimente von den Kollegen zu lesen bekommt.

[WERBUNG] Wer sich Feedback von seinen Mitarbeitenden einholt, sollte nicht einfach irgendwelche Fragen stellen, bloß um sagen zu können, dass die Mitarbeitenden mal wieder befragt wurden. Eine sorgfältige, strategische Entwicklung des Fragenkatalogs ist genauso wichtig wie die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen im Anschluss. Mehr Tipps im Fachratgeber „Mitarbeiterbefragungen optimieren“ von Ralf Linke (SpringerGabler Verlag, 2017; Amazon Affiliate Link).

Habt ihr bei der Einführung von teambay in Unternehmen auch Hürden erlebt?

Wir haben gemerkt, dass ganz junge Mitarbeitende, die ohnehin viel digital unterwegs sind und häufig über Push Notifications von verschiedensten Apps kontaktiert werden, manchmal eher weniger Lust haben, sich an noch einer weiteren digitalen Aktion zu beteiligen. Sie können die Push Notifications aber auch ausschalten. Die App ist natürlich vor allem in Unternehmen interessant, in denen nicht jeder Mitarbeitende eine eigene Mailadresse oder einen eigenen Bürocomputer hat, zum Beispiel in der Pflege oder in pädagogischen Berufen.

Ältere Mitarbeitende haben manchmal Vorbehalte aus Datenschutzgründen. Am besten erreicht man mit Teambay die mittelalten Jahrgänge. Zum Datenschutzthema, das viele bewegt, haben wir bei Teambay eine Hotline eingerichtet. Die Gespräche zum Thema Anonymität und Datenschutz mit den Betriebsräten übernehmen wir. Unsere Server stehen in Deutschland und sind 100 Prozent DSGVO-konform. Jedes Unternehmen entscheidet ohnehin selbst, wie viele Daten es überhaupt eingibt – es reichen Namen und E-Mail-Adressen. Bei der App reicht sogar nur der Name. Danach wird jeder Mitarbeitende unter vier verschiedenen ID Nummern geführt, die sich regelmäßig erneuern, damit er anonym bleibt. Wenn man detaillierte Auswertungen haben möchte, muss man natürlich auch Geschlecht, Hierarchiestufe oder Abteilungszugehörigkeit abfragen. Ganz besondere Regeln gelten für das Peer Feedback: Die Führungskraft kann ein Feedback blocken, wenn es nicht zur Unternehmenskultur passt oder sogar in Richtung Mobbing geht. Sie muss allerdings einen Grund angeben. Die Feedbacktexte werden von uns auch automatisch gescannt und bei auffälligen Schlüsselworten geblockt.

Welche Tipps hast du noch für die Arbeit mit einem Instant Feedback Tool?

Erstens: Es geht vollkommen nach hinten los, wenn man das Tool in einem Unternehmen einführt, in dem die Kultur dafür nicht vorhanden ist. Grundsätzlich muss Kritikfähigkeit vorhanden sein. Zweitens: Der perfekte Zeitabstand zwischen den Befragungen muss gefunden werden. In manchen Unternehmen ist alle zwei Wochen schon zu viel und die Befragungen überfordern die Mitarbeiter oder es tritt ein Ermüdungseffekt ein. Andere Unternehmen starten dagegen erfolgreich jede Woche eine Befragung mit 90 Prozent Beteiligung. Fünfzig bis siebzig Prozent unserer Kunden führen eine bis zwei Befragungen pro Monat durch. Im Sommer und zu Weihnachten ist die Teilnahmequote erfahrungsgemäß am niedrigsten. Drittens: Am schlimmsten ist es, wenn man Mitarbeiterfeedback einholt und dann nichts im Unternehmen ändert. Die Mitarbeitenden müssen merken, dass teambay auch Auswirkungen hat. Wir haben für diesen Zweck teambay-Aufkleber eingeführt. Wenn bei einer Mitarbeiterbefragung herauskommt, dass in einem Großraumbüro zu wenige Mülleimer stehen, werden neue Mülleimer gekauft und mit dem Aufkleber bestückt. So wissen alle, dass die Mitarbeiterbefragung der Auslöser dafür war, diesen Missstand zu beheben. Dadurch steigt das Interesse, an der nächsten Umfrage teilzunehmen. Viele Mitarbeiterbeschwerden, die in den Befragungen herauskommen, betreffen solche schlichten Themen wie die Parkplatzsituation oder die Kaffeeküche. Aber es gibt natürlich auch inhaltliches Feedback. Auch das muss ernstgenommen werden. Die Teamleiter können zum Beispiel die Auswertungen aus Teambay regelmäßig mit in die Teamsitzungen nehmen oder Feedback-Workshops veranstalten, um sich die Ergebnisse gemeinsam anzusehen. Man muss natürlich nicht jeden Verbesserungsvorschlag umsetzen oder eine Führungskraft gleich entlassen, nur weil sich ein Mitarbeiter unzufrieden äußert. Aber wenn man einen Vorschlag nicht umsetzt, muss man erklären, warum. Manche Unternehmen haben ein Ampelsystem eingeführt und versehen die Vorschläge mit Farben. Rot heißt: Machen wir nicht, Gelb bedeutet: Ist in Arbeit, Grün heißt: Wurde umgesetzt. Übrigens gibt es auch ein teambay-Siegel, das man in Stellenanzeigen verwenden kann, um dem Bewerber zu sagen: Wir holen regelmäßig über teambay Mitarbeiterfeedback ein. So kann teambay auch als Arbeitgebervorteil genutzt werden.

[WERBUNG] Mitarbeiterbefragungen sind ein probates Mittel, um Stimmungsbilder abzufragen und Informationen aus Mitarbeiterperspektive zu sammeln. In diesem Buch erfahren Sie, in welchen Bereichen Befragungen sinnvoll sind. Es erklärt Schritt für Schritt, wie Sie eine Mitarbeiterbefragung optimal planen, typische Fehler vermeiden und die Maßnahmen für alle Beteiligten effektiv gestalten. Mit zahlreichen Beispielen aus der Praxis. „Mitarbeiterbefragungen: Ein effektives Instrument der Mitbestimmung“ von Volker Nürnberg (Haufe Verlag, 2017; Amazon Affiliate Link).

Was ist teambay nicht?

teambay ist nicht für das Wissensmanagement gedacht. Also man würde dort zum Beispiel kein Strategiepapier als PDF hinterlegen und die Mitarbeitenden fragen, was sie davon halten. Wir bieten auch keine Gamification Funktion (also spielerische Ansätze für die Nutzung des Tools) und nicht die Funktionen eines sozialen Netzwerks (also den Austausch der Mitarbeiter untereinander über die Fragen, die ihnen gestellt werden). Wir bieten Schnittstellen zu verschiedenen HR Softwares, aber nicht zu Bewerbermanagementsystemen. Denn teambay ist für die interne Nutzung gedacht.

Wieviel kostet der Einsatz von teambay?

Es kostet 4 Euro pro Monat und Mitarbeiter bei Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitern. Je mehr Mitarbeiter beteiligt werden, umso günstiger wird der Preis pro Monat und Mitarbeiter. Bei größeren Konzernen oder Organisationen verhandeln wir einen Rahmenvertrag. Kleiner Teil Beratung ist bereits im Account enthalten, das heißt, wir besprechen mit den Kunden, was ihre Anliegen sind, worauf sie sich in den Befragungen fokussieren möchten und ob das Sinn macht. Umfangreichere Beratung kann dazu gebucht werden.

Welche alternativen Tools gibt es und wie unterscheiden sie sich von teambay?

Es gibt zum Beispiel das Tool HR Instruments, dessen Macher ich gut kenne. Sie haben einen eher psychologischen Hintergrund – einer der Gründer ist nebenbei auch Dozent. HR Instruments bietet neben Pulse Checks auch Lösungen für das Performance Management, sowie 360° Feedbacks. Damit ist das Tool eher für ganzheitliche Lösungen interessant und wird besonders bei Konzernen eingesetzt. teambay fokussiert sich das Thema Mitarbeiterkommunikation und -einbindung ist besonders im Mittelstand (bis 10.000 Mitarbeiter) und bei Projekten und Veränderungsprozessen im Einsatz.

Klicke hier für weitere Blogartikel zum Thema:

Recruiting-Tools | mobileJob | HeyJobs | talentry | Talentwunder

Zum Beispiel:

Hol dir den Personaler-Newsletter "Recruiting to go"!

Deine Daten werden nur für die Bereitstellung des Newsletters genutzt. Die Datenverarbeitung erfolgt bei Mailchimp, USA. Du kannst Deine Einwilligungen jederzeit per Abmeldelink widerrufen. Datenschutz / Newsletter