Die Zentralisierung des Recruitings in einem Unternehmen kann nur gelingen, wenn alle Untergliederungen (d.h. Tochterunternehmen, Fachabteilungen, Unternehmensbereiche o.ä.) die Vorteile verstehen. Sie müssen ihre Bedenken ablegen und sich konsequent an die neuen, zentralisierten Prozesse halten. Dazu müssen die Bedenken aber zunächst gehört, ernstgenommen und beim Aufsetzen der neuen Recruitingstrategie mitgedacht werden. Das gelingt mit dem folgenden Interviewleitfaden.

Wenn die Führungskräfte aus den Untergliederungen initial eingebunden wurden, sind sie erfahrungsgemäß danach auch gerne bereit und sogar erleichtert, Aufgaben und Verantwortung für bestimmte Teilbereiche des Recruitingprozesses an die Expert*innen im zentralen Recruiting Team abgeben zu können.

Zentralisierung des Recruitings bedeutet: Es macht nicht mehr jeder Unternehmensbereich, was er will. Ob es um das Schreiben einer Stellenanzeige, die Gestaltung der Begrüßungsnachricht an die Bewerber*innen, den Auftritt auf einer Karrieremesse oder das Design für einen Azubi-Flyer geht: alles läuft über eine zentrale Stelle – die Recruitingabteilung. Sie sorgt dafür, dass der Wiedererkennungswert gegeben ist, dass die Qualität gleichbleibend hoch ist, dass die Maßnahmen bestmöglich miteinander verzahnt werden und dabei modernstes Know How angewandt wird. Sie hat die oberste Verantwortung und die letzte Entscheidungsbefugnis, wenn es unterschiedliche Ansichten z.B. zum Text einer Stellenanzeige oder zum Kanal für die Stellenanzeigenschaltung geht.

Die Abwehrhaltung ist groß

Dennoch sind die Untergliederungen damit nicht aus der Pflicht genommen, ihren Teil zur erfolgreichen Personalgewinnung beizutragen. Dazu gehören Unterstützung der Verbreitung der Stellenanzeige (z.B. über private LinkedIn-Profile oder Fachportale, in denen eine Mitgliedschaft erforderlich ist), eine zügige Sichtung der Bewerbungen, zeitnahe Vorstellungsgespräche, die saubere Dokumentation im Bewerbermanagementsystem und einiges mehr, abhängig davon, wie der Prozess in diesem konkreten Unternehmen festgelegt wurde.

Für mich ist es in der Recruiting Beratung immer wieder erstaunlich, wie sehr sich Untergliederungen gegen diese Zentralisierung des Recruitings wehren. Wie groß die Vorbehalte sind, obwohl die Vorteile eindeutig überwiegen. Manchmal liegt die Skepsis daran, dass der Eindruck oder die Realität besteht, dass die Serviceleistungen aus der Verwaltung/Zentrale aus Sicht der Fachbereiche oder Tochterunternehmen nicht schnell genug erbracht werden. Das hat dann gar nichts speziell mit dem Thema Recruiting zu tun, sondern bezieht sich auch auf den IT-Support, Leistungen des Facility Managements uvm..

Manchmal liegt es daran, dass gut aufgestellte Unternehmensbereiche befürchten, durch die schlechter aufgestellten Unternehmensbereiche ausgebremst zu werden. Oder das Unternehmen glaubt, das unvollständige Zusammenwachsen von Teilbereichen sei von der Historie her etwas so Außergewöhnliches, dass es nicht möglich sei, an einem Strang zu ziehen. Dabei finde ich diese dezentralen Voraussetzungen in so gut wie jedem Unternehmen, jedem Verband und jeder Organisation auf die eine oder andere Weise vor.

Ein gemeinsames Ziel vor Augen

Wie auch immer die Hintergründe sind: Wenn man sich das gemeinsame Ziel vor Augen führt (Steigerung der Bewerberzahlen, Vollbesetzung der Teams), kann es nur einen Weg geben – den gemeinsamen. Alle Herausforderungen, die dem im Weg stehen, müssen anderweitig gelöst werden. Hier die Top3 Vorteile der Zentralisierung des Recruitings im Überblick:

  1. Eine Arbeitgebermarke als Basis für die erfolgreiche Personalgewinnung kann sich nur etablieren, wenn das gesamte Unternehmen sie in jeder einzelnen Personalgewinnungsmaßnahme transportiert. Employer Branding geschieht nicht nur über ein paar schöne Plakatmotive, die für einen befristeten Zeitraum aufgehängt werden. Die Brand oder Marke, ihre Bildsprache und Botschaften finden sich in jedem Website- oder Stellenanzeigen-Text und -Bild, in jeder Mitmachaktion/Veranstaltung für Mitarbeitende oder Bewerbende, in jedem Social Media-Post wieder.
  2. Eine Karrierewebsite und/oder Stellenbörse erzielt umso mehr Reichweite und Klicks, je „voller“ sie ist bzw. je mehr Futter für Google sie bietet, d.h. desto mehr Fachbereiche und Stellenanzeigen (bis hin zu Praktikant*innen) dort angegliedert sind. Separate Websites/Stellenbörsen für einzelne Tochterunternehmen oder unternehmensinterne Aus- und Weiterbildungsstätten sind mit Blick auf das Ziel der Steigerung der Bewerberzahlen nicht zielführend.
  3. Untergliederungen, die im Recruiting stärker aufgestellt sind, können Untergliederungen, die schwächer aufgestellt sind, durch die Zentralisierung mitziehen. Gleichzeitig profitieren sie aber auch von der Zusammenlegung (siehe Punkt 2) und müssen nichts von ihrer Vorreiterrolle abgeben. Auch beim zentralisierten Recruiting wird es Pionierbereiche geben, die schon weiter sind als andere und sich dadurch ein Alleinstellungsmerkmal verschaffen können. Vielleicht arbeiten diese Pionierbereiche z.B. schon mit einem Buchungskalender für Onlinebewerbungsgespräche, den Bewerbende selbst bedienen können, oder mit Videobotschaften aus dem Team in jeder Stellenanzeige.

Fragenkatalog bzw. Interviewleitfaden

Wenn Sie, was wie gesagt ein zentraler Faktor für die erfolgreiche Personalgewinnung ist, vorhaben, das Recruiting in Ihrem Unternehmen zu zentralisieren, empfiehlt es sich, um alle Untergliederungen an Bord zu holen, mit Verantwortlichen aus jedem Bereich separat zu sprechen. Idealerweise macht das eine neutrale Person (externe*r Expert*in), der gegenüber sich die Führungskräfte öffnen können, ohne dass die Geschäftsführung oder Kolleg*innen aus anderen Untergliederungen zuhören.

Geben Sie den Führungskräften Raum, ihre persönlichen Bedenken zu äußern und sich aber auch auf mögliche Chancen und Vorteile zu besinnen. Werten Sie die Ergebnisse anonymisiert aus und besprechen Sie sie dann mit der Geschäftsführung oder noch einmal im gemeinsamen Kreis. Natürlich kann bei einer begrenzten Zahl an Führungskräften keine absolute Anonymität herrschen, aber es hilft immens bei der Identifikation und Prävention möglicher Probleme, zumindest einen teilweise geschützten Raum zu bieten.

Hier nun die Liste möglicher Fragen für ein solches Gespräch

  • Halten Sie persönlich es für notwendig, eine neue zentrale Recruitingstelle einzurichten oder die bisherige Recruitingstrategie des Unternehmens grundsätzlich zu verändern oder eigentlich nicht? Warum (nicht)?
  • Welche positiven Auswirkungen/Chancen sehen Sie durch die Zentralisierung und Neuaufstellung des Recruitings?
  • Welche Befürchtungen haben Sie bzgl. der Zentralisierung des Recruitings und welche Bedingungen müssten gegeben sein, damit sie diese ablegen können?
  • Was sind für Sie die beiden wichtigsten Ziele der Zentralierung des Recruitings bzw. der Weiterentwicklung der Recruitingstrategie Ihres Unternehmens?1. weniger Arbeit rund um Bewerbungsprozesse und Stellenbesetzung für die Untergliederungen
    2. mehr Bewerbungen
    3. bessere Qualität der Bewerbungen
    4. mehr Verantwortungsübernahme durch die Geschäftsführung/Hauptgeschäftsstelle für das Thema Personalgewinnung
    5. Festlegung, Vereinheitlichung und/oder Beschleunigung der Ausschreibungs-, Bewerbungs-, Einstellungs- und/oder Onboardingprozesse
    6. Im Recruiting konkurrenzfähiger werden
    7. etwas anderes (Was?)
  • Wie beurteilen Sie die Kompetenzen Ihrer Untergliederung im Recruiting im Vergleich zu den anderen Untergliederungen? Warum gibt es aus Ihrer Sicht das große Bedürfnis, sich voneinander abzugrenzen?
  • Was funktioniert aus Ihrer Sicht in der bisherigen Recruitingstrategie oder aus früheren Modernisierungsansätzen gut und was nicht? Gab es im Unternehmen oder Ihrem Fachbereich Modernisierungsansätze, die gescheitert sind und was ist aus Ihrer Sicht der Grund?
  • Inwiefern nutzen Sie das digitale Bewerbermanagementsystem? Was klappt damit gut und was nicht?
  • Welche Recruitingaufgaben übernimmt Ihr Fachbereich bislang, welche davon würden Sie gerne behalten, welche würden Sie gerne abgeben?1. Stellenanzeigen schreiben
    2. Stellenanzeigen verbreiten
    3. Bewerberberatung
    4. Erstkontakt mit Bewerber*innen
    5. Prescreening der Bewerbungen
    6. Anforderung von fehlenden Unterlagen
    7. Bewerberauswahl
    8. Abwicklung von Vorstellungsgesprächen
    9. Absagen
    10. Verantwortung für das „Aufräumen“ im Bewerbermanagementsystem
    11. Weitere Aufgaben (Welche?)

Bild: Gerd Altmann / Pixabay

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