1.742 passende Ärzte in drei Monaten: Headhunter versus Active Sourcing Dienstleister im Ärzte Recruiting

[Werbung] Haben die klassischen, kostspieligen Headhunter für hochkarätige Stellen ausgedient? Nun, zumindest gibt es inzwischen eine Alternative.

Wenn ein Krankenhaus einen Chefarzt, Oberarzt oder Facharzt sucht, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Man kann traditionell Stellenanzeigen über das Ärzteblatt, Marburger Bund & Co. schalten. Gegenwert: mittlere vierstellige Summe, Methode: „Post & Pray“, Erfolg: Leider nicht wie erhofft. Alternativ kann man einen Headhunter beauftragen, der 25 bis 30% vom Jahresgehalt des neuen Arztes als Vermittlungsprovision erhält – ganz schön teuer. Oder man kann einen Mittelweg gehen und mit einem Active Sourcing Dienstleister arbeiten. Diesen Weg habe ich in einem Pilotprojekt für die DRK Kliniken Berlin mit One out of hundred Recruiting Services ausprobiert. Hier mein Erfahrungsbericht*.

Wann muss man Stellen für Ärzte überhaupt kostenpflichtig ausschreiben? Auf Assistenzarztstellen gehen oft ohne kostenpflichtige Schaltung zahlreiche Bewerbungen ein. Darunter viele unbrauchbare, aber meist auch einige taugliche. Für Oberarztstellen oder Facharztstellen in schwierigen Bereichen muss man dann schon andere Maßnahmen ergreifen – bei Chefarztstellen sowieso. Womit wir wieder bei den oben genannten Optionen wären: Headhunter oder Active Sourcing Dienstleister.

Das Geld fürs Ärzte Recruiting nicht mehr in die Black Box stecken

Mein Ziel für dieses Pilotprojekt war es, das Geld für das Recruiting von Ärzten nicht mehr in eine Black Box zu stecken. Also in eine Stellenbörse, bei der ich gar nicht weiß, wer die Anzeige überhaupt angesehen hat. Stattdessen wollte ich sichergehen, dass ich das Geld dafür ausgebe, dass die richtigen Personen, also potenzielle Kandidaten, von der Ausschreibung erfahren.

Außerdem wollte ich weg von der Printschaltung. Auch Ärzte suchen heute online nach Stellenanzeigen. Eine Stichprobe an einem Tag im 2. Quartal 2020 ergab nur 4 Stellenanzeigen für Oberärzte in Berlin in der Onlinestellenbörse des Ärzteblatts, aber 158 solcher Stellenanzeigen bei XING. Warum sollte ein Arzt, der den Karriereschritt zum Oberarzt machen will, sich in einer Börse umsehen, in der kaum was los ist? Wir müssen den Blick für neue Kanäle öffnen.

Vom “Post & Pray” zum Headhunter oder Active Sourcer

Zumal die Onlineangebote der klassischen Kanäle für die Schaltung von Ärztestellen einigen Nachholbedarf haben. Das Ärzteblatt bietet beispielsweise Online Only-Schaltungen nur für Assistenzarztstellen, für alle höheren Positionen gibt es nur die Print-Online-Kombi. Das soll sich zwar irgendwann demnächst ändern, wann genau steht aber laut telefonischer Auskunft im Juni 2020 nicht fest. Das Know How über Google Jobs und SEO meines Ansprechpartner war auch nicht besonders überzeugend.

Kurz: Eine Alternative musste her. Der Dienstleister One out of hundred schien mir passend für meinen Test zu sein, weil er ein neben dem klassischen Headhunting mit 25% Vermittlungsprämie zwei weitere Preismodelle zur Auswahl anbot. Entweder einen Monat Active Sourcing für eine einzelne Stellenanzeige / Position oder eine Active Sourcing Flatrate für mehrere Monate mit maximal 12 Stellenanzeigen / Positionen in der Bearbeitung plus Vermittlungsprovision bei erfolgreicher Einstellung (Rahmenvertrag). Die Kosten für die Flatrate und die Provision liegen jeweils etwa in Höhe einer vierwöchigen Ausschreibung im Ärzteblatt.

Was ist der Unterschied zwischen Active Sourcing Dienstleister und Headhunter?

Der Unterschied zwischen einem Active Sourcing Dienstleister und einem Headhunter im Bereich Ärzte Recruiting ist dabei schwammig. Beide Arten von Dienstleistungen beruhen auf der Kaltakquise, das heißt passende Kandidaten werden im eigenen Netzwerk, über Karrierenetzwerke wie XING und LinkedIn, aber auch direkt auf den Webseiten anderer Krankenhäuser recherchiert und angeschrieben oder angerufen.

Klassische Headhunter halten sich dabei zunächst vornehm zurück. Sie nennen bei der Kontaktaufnahme noch nicht den Kunden, für den sie einen Kandidaten suchen. Die Bindung zum Bewerber bauen sie zunächst selbst auf. Auch das erste Vorstellungsgespräch findet beim Headhunter statt. So muss sich das auftraggebende Krankenhaus nur noch mit wenigen, wirklich ausgesuchten Kandidaten beschäftigen. Nachteil (außer dem hohen Preis): Wenn der Kandidat sich zunächst nicht interessiert, erfährt er nichts über das Unternehmen und kann es auch bei zukünftigen Karriereschritten nicht im Hinterkopf behalten. Und die Chance auf eine enge persönliche Bindung kann auch nicht ab dem ersten Moment genutzt werden.

[Werbung] Den Fachkräftemangel erfolgreich bekämpfen mit proaktivem Recruiting – das ist eine Lösung, die im Sozial- und Gesundheitswesen noch zu wenig genutzt wird. Immerhin hat sich zum Beispiel die Zahl der Profile von Pflegekräften auf XING zwischen 2014 und 2016 von einigen hundert auf über zehntausend erhöht. Das „Praxishandbuch Active Sourcing“ von Wolfgang Brickwedde (SpringerGabler Verlag, 2019; Amazon Affiliate Link) erklärt, wie es geht.

1:1 Betreuung für hochkarätige Bewerber nicht nur beim Headhunter

Die Kaltakquise bei One out of hundred funktioniert ähnlich. Nur dass die Auswahlgespräche etwas weniger aufwändig am Telefon stattfinden. Und dass die Kandidaten anders als beim Headhunter schon bei der ersten Kontaktaufnahme erfahren, für welches Krankenhaus sie angeworben werden sollen. Das hat den Vorteil, dass man sich als Arbeitgeber selbst im Falle einer Absage zumindest schonmal beim Bewerber präsentiert hat. Vielleicht kommt der Bewerber später auf das Unternehmen zurück. Beim klassischen Headhunting profitiert im Zweifelsfall der Headhunter später noch einmal von dem Kontakt, aber nicht das Unternehmen.

Man könnte meinen, der Dienstleister hätte durch dieses Vorgehen einen Nachteil. Ärzte könnten das Angebot dankend ablehnen, die Stellenanzeige selbst suchen und sich direkt beim Unternehmen bewerben. Aber warum sollten sie? Gerade als gestresster Arzt ist eine 1:1 Betreuung doch viel angenehmer. Zumal sie ihn nichts kostet. Und gerade unter Ärzten gibt es viele „passive Bewerber“. Sie sind tendenziell wechselwillig oder bereit für den nächsten Karriereschritt. Haben aber zu wenig Zeit, sich um Bewerbungen zu kümmern.

Auch ohne Headhunter: Active Sourcing als fester Bestandteil der modernen Personalbeschaffung

Philipp Redeker, Managing Partner bei Oneoutofhundred, sagt: „Ich denke nicht, dass sich klassisches Headhunting und Active Sourcing wirklich vergleichen lassen. Vielmehr würde ich Active Sourcing als festen Bestandteil der modernen Personalbeschaffung sowohl auf Corporate als auch auf Agency Seite beschreiben. Active Sourcing ist ein effektives Tool, das es in abgewandelter Form wie in der vergangenen Zeit die so genannten „Cold Calls“ schon seit langem gibt. In den letzten Jahren wurde besonders die Identifikation und Direktansprache von Kandidaten durch Social Business Netzwerke wie Xing & LinkedIn als Active Sourcing bezeichnet. Für das Ärzte Recruiting haben wir diese Methodik entsprechend angepasst.“

Laut eigenen Aussagen erreichen Gesundheitsunternehmen über One out of hundred alle für ihre Vakanz und den Fachbereich relevanten, online auffindbaren Ärzte im Umreis von 100 km, bei Oberarzt- und Chefarztpositionen bis zu 500 km Umkreis mindestens ein Mal durch eine direkte E-Mail Ansprache und ein FollowUp per Telefon oder E-Mail. „Die Ansprache ist sachlich und informativ“, so Redeker, „One out of hundred unternimmt keine aggressiven Abwerbeversuche. Wir möchten von der Ärzteschaft als eine Art Stelleninformationsservice wahrgenommen werden. Wir handeln ausschließlich im Auftrag von Kliniken und mit einem entsprechenden Mandat.“

Die wichtigsten Ergebnisse

Die wichtigsten Ergebnisse meines Pilotprojekts mit dem Ärzte Recruiting via One out of hundred:

• Kosten für die Pilotphase: rund 23.000 Euro brutto
• 9 Ausschreibungen (incl. drei Assistenzärzte, um die Flatrate von maximal 12 Anzeigen auszunutzen, da wir nur sechs Oberärzte ausgeschrieben hatten): Assistenzarzt Anästhesie, Assistenzarzt Kardiologie, Assistenzarzt Unfallchirurgie, Facharzt Innere Medizin in Thoraxchirurgie, Oberarzt Anästhesie, Oberarzt Geriatrie, Oberarzt Gynäkologie, Oberarzt Notaufnahme, Oberarzt Pneumologie
• 1.742 zu den gesuchten Qualifikationen passende Ärzte in 83 Kliniken wurden für diese Positionen kontaktiert, darunter 1.533 per Mail und 209 per XING.
• 189 Ärzte haben sich zurückgemeldet. Das entspricht einer Antwortrate von 10,85% (In der freien Wirtschaft liegt sie bei 38%).
• Die meisten Ansprachen (417) und Rückmeldungen (40) konnten für den Oberarzt Anästhesie erreicht werden, für den dann auch drei Kandidaten vorgeschlagen wurden und 1 Einstellung erzielt wurde.
• Insgesamt wurden 8 relevante Lebensläufe vermittelt und 4 Vorstellungsgespräche geführt.

Mein Fazit

Wenn man mal die drei Assistenzärzte ausklammert, haben wir pro Facharzt- / Oberarzt-Position 3.800 Euro ausgegeben. Das sind rund 45 Prozent weniger als für eine unserer letzten mir vorliegenden Ausschreibungen im Ärzteblatt.

Da bisher erst eine Einstellung vorgenommen werden konnte, ergibt sich eine Cost per Hire von 23.000 Euro. Diese ist vergleichweise hoch, ich hätte mir natürlich mehr Einstellungen gewünscht. Es sind aber auch noch nicht alle Prozesse abgeschlossen.

Rechnet man jedoch die 23.000 Euro geteilt durch 1.742 Bewerberkontakte, haben wir 13 Euro pro relevantem und qualifiziertem Kontakt investiert. Dieser Marketingeffekt macht sich möglicherweise erst auf längere Sicht bemerkbar, wenn uns die angeschriebenen Personen im Hinterkopf behalten und sich vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt direkt bei uns bewerben.

[Werbung] Viele Tipps zum erfolgreichen, vom Unternehmen selbst durchgeführten Active Sourcing enthält auch mein Fachratgeber „Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen“. Seit März 2020 ist er in der zweiten, aktualisierten Auflage im Walhalla Fachverlag erhältlich. Neu ist vor allem das Kapitel zu Google Jobs. Aber auch viele wichtige kleine Aktualisierungen quer durch das ganze Buch sorgen dafür, dass ihr auf dem neuesten Stand seid. Und das alles im praktischen Handtaschenformat für unterwegs oder unter dem Tisch in einer langweiligen Sitzung.

Wie ein Active Sourcing Dienstleister vorgeht

Wer es genau wissen möchte, dem erkläre ich jetzt noch, wie One out of hundred genau vorgeht. Der Dienstleister bekam von uns die Links zu den Stellenausschreibungen, für die gesucht werden sollte. Anfangs füllte ich noch zusätzlich ein Formular („PreSearch Briefing“) aus, doch auf diesen Aufwand konnten wir später verzichten. Manche der Antworten galten ohne für alle Stellen. Außerdem hatte ich mir mit den Stellenanzeigen für die zu suchenden Ärzte sehr viel Mühe gegeben und sie gemäß des von mir neu eingeführten Textformats verfasst, sodass sie dem Dienstleister viel „Futter“ für die Ansprache boten. Zusätzlich hatte ich zwei Blogartikel im Karriereblog verfasst, die für die Kontaktaufnahme verwendet werden konnten:

• Was Sie als Ärztin und Arzt in den DRK Kliniken Berlin verdienen
• Warum wir als Ärztinnen und Ärzte gerne in den DRK Kliniken Berlin arbeiten

Hintergrund des Briefings laut Managing Partner Philipp Redeker: „Jede additionale Information hilft uns weiter. Besonders wichtig sind neben dem Benchmarking (CompRange) Detailinformationen zum Fachbereich (Teamgröße, Struktur, Kultur, Besonderheiten). Wenn die einstellenden Chefärzte Gründe haben, die besonders für einen Wechsel in ihr Team sprechen, hilft uns sehr. Es ist auch wichtig für uns zu wissen, ob für eine Oberarztstelle ambitionierte Fachärzte in Frage kommen oder ausschließlich Ärzte, die bereits als Oberarzt tätig sind. Wenn die einstellenden Chefärzte mögliche Kandidaten aus anderen Kliniken kennen, die wir gezielt versuchen dürfen abzuwerben, freuen wir uns auf auch auf Namen.“

Vorwiegend positive Rückmeldungen: Der Bewerberkontakt

Der Erstkontakt mit dem Bewerber erfolgte mittels einer kurzen E-Mail, die den konkreten Stellentitel und unseren Unternehmensnamen sowie die Aufgabenbeschreibung aus der Stellenanzeige enthielt. Außerdem das Angebot, für mehr Detailinfos zu telefonieren, und der Hinweis, dass es sich nicht um einen E-Mail-Verteiler handelt.

Hier einige beispielhafte Rückmeldungen:

• „Ich habe gerade eine neue Stelle angetreten. Trotzdem vielen lieben Dank.“
• „Tatsächlich bin ich aktuell in einer beruflichen Reorientierung/Bewerbungsphase, allerdings in München.“
• „Vielen Dank für Ihr Angebot. Bei mir besteht kein Interesse an einer neuen beruflichen Herausforderung. Darf ich Ihr Angebot an geeignete Kollegen weiterleiten?“
• „Ich danke Ihnen für Ihr interessantes Angebot, allerdings bin ich aktuell nicht an einem Jobwechsel interessiert.“

Es gab auch negative Rückmeldungen. Ein Arzt vermutete unseriöses Vorgehen, da der Dienstleister seine E-Mail-Adresse herausgefunden hatte, obwohl sie bewusst nicht auf der Unternehmenswebsite steht. Natürlich ist es meist kein Problem, sich aus Vor- und Nachnamen anhand einer beispielhaften Mailadresse aus einem Unternehmen auch andere Mailadressen „zusammenzubasteln“. Aus einem erklärenden Telefonat entwickelte sich dann doch noch ein interessanter Kontakt.

Kam keine Rückmeldung auf die erste Nachricht, versuchte es der Dienstleister maximal ein zweites Mal.

Meine Vorbehalte konnten entkräftet werden

Ein bisschen skeptisch war ich dennoch: One out of hundred schreibt Ärzte über ihre beruflichen Mailadressen oder ruft sie im Büro an. Hintergrund ist, dass die Rückmeldequote auf diesem Weg deutlich höher ist als über Karrierenetzwerke wie XING und LinkedIn. Managing Partner Philipp Redeker sagt dazu: „Ärzte haben wenig Zeit. Sie schauen vielleicht einmal im Monat oder sogar nur einmal im Jahr auf ihrem XING Profil vorbei. Wenn wir schnell Rückmeldung erhalten möchten, bleibt uns nur der Weg über die berufliche Mailadresse.“

In einigen seltenen Fällen war es den Kandidaten unangenehm, sozusagen vor den Augen des aktuellen Arbeitgebers abgeworben zu werden. „Ich bin der festen Überzeugung, dass sich die Hemmschwelle hier in Zukunft deutlich verringern wird“, so Redeker. „Wir arbeiten intensiv daran, dass unser Ärzte Recruiting von der Ärzteschaft als Informationsdienst und Service wahrgenommen wird und nicht als aggressives Headhunting. Und genau das ist es auch.“

Transparentes Anschreiben finden Kandidaten besser

Der Dienstleister ging sensibel auf meine Bedenken ein. Es wurde angeboten, die Kandidaten zunächst ohne Nennung des Unternehmensnamens anzuschreiben, um eventuellen Unmut zu vermeiden. Ich habe mich gegen diese Option entschieden, denn Philipp Redeker hatte gute Argumente: „Bei einem Vertriebsleiter und einem Sales Manager haben wir das einmal ausprobiert und dieselben Kandidaten im Abstand von einem Monat einmal ohne Nennung des Unternehmens und einmal mit Nennung angeschrieben. Die Antwortrate ist um 75% (von 22,4 auf 39,2) gestiegen. Ein transparentes Anschreiben finden unsere Kandidaten erfahrungsgemäß besser.“

Eine weitere Idee war, zwischen zwei Recruiting Offensiven eine Pause einzulegen, damit sich der Markt von unseren Anfragen „erholen“ könnte. Philipp Redeker hielt dies aber nur für notwendig, wenn ein Arzt für denselben Fachbereich gesucht würde, für den wir kürzlich erst gesucht hatten. Daher verzichteten wir auch auf diese Maßnahme. Es war aber gut, über meine Bedenken sprechen zu können und Alternativen aufgezeigt zu bekommen.

Meine Bewertung des Dienstleisters One out of hundred

Insgesamt war ich mit dem Dienstleister One out of hundred wirklich sehr zufrieden. Unsere Ansprechpartnerin Alina Wirtz war kompetent, schnell und immer erreichbar. Wenn sie das Gefühl hatte, ich hätte größeren Gesprächsbedarf, schaltete sie von sich aus die Geschäftsführung ein. Sie dokumentierte, erklärte, hatte immer sofort alle Informationen über ihre Aktivitäten und Kandidaten parat. Ich hatte ein gutes Gefühl dabei, sie im Namen meines Unternehmens „auf die Ärzte loszulassen“. Das ist nicht selbstverständlich. Manchmal setzen Active Sourcing Dienstleister auch unerfahrene Studenten für die Erstansprache, die ja oft ein Massengeschäft und eine Fleißarbeit ist, ein. Dieses Problem hat man beim Headhunter eher nicht, da die höheren Provisionen eben auch für geschulte Mitarbeiter eingesetzt werden können.

Alles in allem benötigen wir nun aber doch noch mehr Einstellungen, um das Active Sourcing als gute Alternative beim Ärzte Recruiting beizubehalten.

*Hinweis: Ich habe von One out of hundred einen Rabatt von je 500 Euro auf die ersten beiden Einstellungsprovisionen erhalten. Ausdrücklich und schriftlich wurde erklärt, dass dafür keine Gegenleistung in Form eines Blogartikels erwartet wird. Streng genommen handelt es sich bei diesem Artikel also nicht um einen Sponsored Post [Werbung]. Dennoch habe ich mich entschlossen, diesen Erfahrungsbericht als Werbung zu kennzeichnen und die Kooperation transparent darzustellen.

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