Ich habe hier im Blog bereits über Softgarden und d.vinci geschrieben, zwei von vielen verschiedenen Bewerbermanagementsystemen, die im Sozial- und Gesundheitswesen im Einsatz sind. Heute soll es um eine weitere solche Software gehen: HCM4Recruiting vom Münchner Hersteller HCM4all. Sarah Smolinski, Referatsleiterin Personal beim Diakoniewerk Neues Ufer, berichtet über ihre  Erfahrungen damit und über die Auswahlkriterien, die sie zu diesem Anbieter geführt haben.  Customer Relations Manager Cristobal da Costa beschreibt die Software und gibt Tipps für Unternehmen zur Einführung eines Bewerbermanagementsystems.


Hinweis: Bei diesem Beitrag handelt es sich um einen positiven Erfahrungsbericht, jedoch nicht um eine bezahlte Werbekooperation.

Anwendungsfall: HCM4all beim Diakoniewerk Neues Ufer

Das Diakoniewerk Neues Ufer nutzt seit Oktober 2019 das Bewerbermanagementsystem HCM4all. In den ersten 6 Wochen konnten bereits 50 Bewerbungen (sowohl initiativ wie auch auf konkrete Stellenausschreibungen), 30 Vorstellungsgespräche und 10 Einstellungen verzeichnet werden. Zuständig ist Sarah Smolinski, Referatsleiterin Personal.

Warum haben Sie ein Bewerbermanagementsystem eingeführt?

Vorher wurde das Bewerbermanagement in einer Excel-Tabelle dargestellt. Es waren viele Personen beteiligt und niemand hatte den Überblick, ob wirklich alle Bewerbungen eingetragen wurden. Wenn Bewerber anriefen und nach dem aktuellen Stand fragten, konnten wir keine Aussage machen. Es war klar, dass wir – in einem Träger mit 730 Mitarbeitenden – den Prozess umstellen mussten. Zumal ein Bewerbermanagementsystem schon allein aus Datenschutzgründen ratsam ist, weil die Bewerberdaten dann in einem durch einen Login geschützten System an einer Stelle gesammelt und automatisch nach sechs Monaten gelöscht werden.

Am 1.1.19 wurde ich zur Referatsleitung Personal befördert und habe angefangen, mich mit Bewerbermanagementsystemen auseinanderzusetzen. Ich bin zur Messe Personal Nord in Hamburg gefahren, und zwar mit dem ganz konkreten Ziel, eine gute Software für uns zu finden. Wir wollten eine webbasierte Software, für die es keinen Aufwand mit dem Hosting gibt und bei der es keine Wartungsphasen gibt, während derer man nicht ins System arbeiten kann. Ich habe mir verschiedene Anbieter angeschaut. In einem Vortrag von einem HR-Fachmann, der nicht von einem Softwareanbieter kam, wurde erwähnt, dass HCM4all das beste Preis-Leistungs-Verhältnis habe. Also kam dieser Anbieter in die engere Wahl, außerdem die Softwares Bite und Prescreen von XING.

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Was waren Ihre Entscheidungskriterien?

Grundsätzlich funktioniert der Bewerbungsprozess bei allen Lösungen ähnlich, nur die Darstellung unterscheidet sich. Preescreen gefiel mir ganz gut, doch der Support war schwer erreichbar und schien sich für „kleine Fische“ wie unser Unternehmen, nicht zu interessieren. Das Tool war außerdem teurer. Bite schien mir technisch hinterher zu hinken. Der Support bei HCM4all war transparent und schnell. Ich konnte Referenzkunden anrufen, auch solche, die von Bite zu HCM4all gewechselt waren. Ich hatte den Eindruck, dass es dem Anbieter nicht nur um Profit geht und wir auch als „kleiner Kunde“ ernstgenommen werden. Es gibt Lösungen schon für zwei Nutzer und 50 Euro im Monat. Vertraglich sind wir nur für zwei Jahre gebunden und zahlen einen Festpreis. Da ist das Risiko gering.

Wichtig war mir bei der Auswahl des Systems eine Verbindung zu Outlook, damit man eine E-Mail bekommt, sobald eine Bewerbung eingeht, und nicht ständig selbst ins Programm schauen muss. Optisch ist HCM4all sehr intuitiv. Auch war es das günstigste der drei angeschauten Programme. Der günstige Preis kann angeboten werden, weil es keine aufwändigen Inhouse Schulungen gibt, sondern alles per Webinar erklärt wird. Bei uns gab es zwei Webinare, eins für die Admins und eins für die Fachbereiche. Man sitzt nicht wochenlang in einer Projektgruppe, um den Prozess zu durchleuchten, sondern kann die Konfiguration selbst durchführen. Für uns war das kein Problem. Wir haben zum Beispiel, um eine persönliche Note in das digitalisierte Verfahren reinzubringen, die Vorlagen für die automatischen Nachrichten umformuliert: „Schön, dass Sie sich beworben haben!“ Die Anrede Herr/Frau lassen wir ganz weg. Die automatische Bewerbungseingangsbestätigung geht nur zu Geschäftszeiten raus und nicht spät am Abend, wenn die Bewerbung vielleicht abgeschickt wurde, damit es authentischer ist.

Gab es Nachteile der Software, die Sie in Kauf genommen haben?

Etwas gewöhnungsbedürftig war es, dass die Software mit so genannten Positionen arbeitet. Ich muss also erst eine Position einpflegen und dann nochmal die konkrete Stellenanzeige für diese Position.

Was hat sich seit Einführung von HCM4all bei Ihnen geändert?

Im Januar 2019 fiel die Entscheidung, eine Software einzukaufen, im Mai habe ich mir die Anbieter angeschaut und mich im Juni entschieden. Dass wir erst im Oktober gestartet sind, lag nicht an HCM4all, sondern daran, dass wir intern noch durch die Entscheidungsgremien gehen, den Datenschützer und andere Beteiligte einbeziehen müssen.

Seither hat sich unser Bewerbungsprozess beschleunigt, weil man direkt aus dem Programm heraus E-Mails schreiben kann. Die Dokumentation der unternommenen Schritte erfolgt automatisch, man muss das nichts nachtragen. Man kann die Führungskräfte besser erinnern, dass man auf Rückmeldung wartet, weil man immer sieht, wo die Bewerbung gerade hängt. Die Kandidatenkommunikation ist für alle Beteiligten transparent. Wenn mehrere Personaler beteiligt sind, kann man auf den Vorredner einsteigen und tritt nach außen hin als Ganzes auf. Wir kommen viel schneller zu Bewerbungsgesprächen und Einstellungen als vorher. Die Reichweite unserer Stellenanzeigen hat sich enorm vergrößert, ohne dass wir mehr Arbeit haben.

Praktisch ist auch, dass man sich mit dem Smartphone einloggen kann. Denn wir sind viel in unseren Einrichtungen in der Umgebung von Schwerin unterwegs und so haben wir die Daten immer dabei. Außerdem bin ich erstaunt, wie gut das Bewerbermanagementsystem von den Fachbereichen angenommen wird. Selbst die älteren Kollegen sagen: „Ist doch ganz einfach, ich klicke auf „Aktion“ und schon geht es los.“ Ich hatte erwartet, dass das schwieriger werden würde.

Was war ihr wichtigster Erfolg mit HCM4all neben den 10 Einstellungen in 6 Wochen?

Obwohl wir noch gar keinen Ausbildungsplatz für nächstes Jahre ausgeschrieben haben, haben sich schon viele Ausbildungsbewerber gemeldet! Das war auch meine Hoffnung gewesen: Insbesondere den jungen Leuten die Bewerbung einfacher zu machen. Trotz Onlinebewerbungsformular kann man sich aber auch per E-Mail und Post bewerben. Das findet auch weiterhin statt. Ein Motivationsschreiben braucht man nur noch auf Leitungsebene beizufügen, bei Fachkraft- und Pflegehelferstellen nicht. Die Motivation wird dann eben im Gespräch geprüft. Wir haben einige Bewerber im Vorstellungsgespräch gefragt, wie sie mit unserem Bewerbungsformular zurechtgekommen waren, und sie haben sich sehr zufrieden geäußert. Eine Bewerberin hatte so etwas vorher noch nie bedient und war sehr vorsichtig, aber selbst sie meinte: „Es war absolut einfach. Schneller als ich dachte, war die Bewerbung schon auf dem Weg!“

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Die Perspektive des Anbieters

Customer Relations Manager Cristobal da Costa beschreibt im Folgenden die Software und gibt Tipps für Unternehmen zur Einführung eines Bewerbermanagementsystems.

Hinweis: Natürlich hat der Anbieter einen positiven Blick auf Bewerbermanagementsysteme im Allgemeinen und sein Produkt im Besonderen. Seine Tipps zur Einführung und die Auflistung der wichtigen Features halte ich jedoch für korrekt. Es gibt auch andere Bewerbermanagementsysteme, die diese Features anbieten, und jedes Unternehmen sollte sich mindestens drei anschauen, wie es auch das Diakoniewerk Neues Ufer getan hat, bevor es sich für eine Software entscheidet. Beachtet auch die Tipps aus meinen anderen beiden Artikeln über Bewerbermanagementsysteme, die ich oben verlinkt habe.

Was sind die größten Fehler, die Unternehmen bei der Auswahl und Einrichtung von Bewerbermanagementsystemen machen?

Der größte Fehler ist sicher die Entscheidung, das Bewerber- und Personalmanagement zu digitalisieren, vor sich herzuschieben und nichts zu unternehmen. Unternehmen werden heute unter anderem dann als „Employer of Choice“ wahrgenommen, wenn ein Bewerber eine gute Erfahrung auf der Karriereseite macht. Und die hängt unmittelbar mit dem Einsatz eines modernen Bewerbermanagementsystems zusammen. Wer altmodische Karriereseiten betreibt, bekommt weniger Bewerber. So einfach ist das. Der Effizienzverlust durch System- und Kommunikationsbrüche kostet bares Geld.

Ein weiterer Fehler ist zu glauben, dass eine Umstellung von Excel oder einer veralteten Software zu einer modernen, cloudbasierten Lösung viel Zeit und Geld kosten würde. Das Gegenteil ist der Fall. Unser System kann man beispielsweise einschließlich Setup und Schulungen in zwei Wochen in Betrieb nehmen.

Betreibt man bereits eine übergeordnete Lösung für das Personalmanagement – wie zum Beispiel SAP oder andere – empfehle ich nicht, für das Bewerbermanagement einfach das entsprechende SAP-Modul dazuzukaufen. Solche Lösungen sind eher allgemein gehalten und haben keine funktionale Tiefe.

Über welche Features sollte eine moderne Bewerbermanagement-Lösung verfügen?

An folgenden Features erkennt man eine moderne Bewerbermanagementsoftware. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass diese Funktionen angeboten werden.

Kompetenzmanagement

Um den Auswahlprozess transparent zu gestalten, ist eine Kompetenzmanagement-Funktion hilfreich. Das Unternehmen hinterlegt für die ausgeschriebene Stelle wichtige Kompetenzen und gleicht die Kompetenzen des Bewerbers damit ab.

Über HCM4all: In dem System können aus über 13.000 Skills die für den ausgeschriebenen Job nötigen Fähigkeiten ausgewählt werden. Eigene Skills-Kataloge können zugefügt werden. Die Kandidaten, die ihre Kompetenzen ebenfalls angeben, werden mit diesen Anforderungen gematcht. Eine grafische Auswertung zeigt, wer am besten passt. Auch notwendige Weiterbildungen für Kandidaten können anhand der Skills abgeleitet werden.

Talentpool

Ein zeitgemäßes Bewerbermanagementsystem bietet eine Talentpool-Funktion, die DSGVO-konform ist. Gute Kandidaten, denen für eine konkrete Stelle abgesagt werden musste, können in den Talentpool aufgenommen werden. Auch neue Kandidaten, die per Active Sourcing gefunden wurden, können dort eingespeist werden.

Über HCM4all: Hier können beliebig viele Talentpools für verschiedene Arbeitsfelder eingerichtet werden. Das Einverständnis der Kandidaten wird automatisiert eingeholt.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Bewerbermanagementsysteme bieten teils eine Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Funktion, sodass man hierfür nicht noch ein extra Tool anschaffen muss. Ihre Mitarbeiter werden damit zu Talentscouts. Der Status der Empfehlung ist transparent im System hinterlegt.

Mandantenfähigkeit

Achten Sie darauf, dass im Bewerbermanagementsystem Ihrer Wahl ihre Unternehmensstrukturen abgebildet werden können und alle angeschlossenen Tochterunternehmen einen Zugang zum selben System haben.

Integration Ihrer Partner

Idealerweise können auch Personalvermittler Zugang zu Ihrem Bewerbermanagementsystem erhalten und im Auftrag von Ihnen gefundene Kandidaten einspeisen.

Über HCM4all: Es gibt die Möglichkeit der Abstimmung zu Jobs und Vorstellungen der Partner-Bewerber im System. Personaldienstleister und Personalvermittler können abhängig von Ihrer Größe mehr oder weniger umfangreiche Zugänge bekommen und Kandidaten vorschlagen.

Multiposting

Durch Multiposting, also das Veröffentlichen von Stellenanzeigen gleichzeitig in mehreren Kanälen, erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen. Wenn Ihr Bewerbermanagementsystem das mit anbietet, haben Sie keine  Einzelverträge mehr und können statistisch auswerten und vergleichen, welche Kanäle am besten funktionieren.

Über HCM4all: Es bietet Multiposting auf über 500 Jobbörsen. Die Anbindung an Google Jobs wird garantiert. Auch über die Karriereseite werden Stellen an Google Jobs übertragen, für diese Stellen gibt es eine spezielle Update-Funktion.

Suchmaschinenoptimierung

Ihre Stellenanzeigen können von den Suchmaschinen nur gefunden werden, wenn sie suchmaschinenoptimiert sind.

Über HCM4all: Es können zum Beispiel die SEO-Daten für jede Stellenanzeige einzeln und auch für die Karriereseite bearbeitet, also so genannte Tags vergeben werden.

[WERBUNG] Suchmaschinenoptimierung ist ein sehr wichtiges Thema. Das schönste Karriereportal nutzt nichts, wenn die Bewerber es nicht finden. Technische und redaktionelle Anpassungen sind notwendig, um SEO optimal auszunutzen. Details verrät Sebastian Erlhofer in Suchmaschinen-Optimierung: Über 1.000 Seiten Praxiswissen und Profitipps zu Google & Co.“ (Rheinwerk Computing Verlag, 2018; Amazon Affiliate Link).

Schnittstellen zu anderen Systemen

Sicher betreiben Sie noch andere Software in der Personalabteilung. Es wäre gut, wenn Ihr Bewerbermanagementsystem anschlussfähig ist und Sie die Daten nicht händisch vom einen ins andere System übertragen müssen.

Über HCM4all: Es bietet Schnittstellen zu anderen Systemen wie beispielsweise DATEV, SAGE, SAP und Agenda.

Weitere Module

Über manche Software kann nicht nur der Bewerbungsprozess, sondern beispielsweise auch das Onboarding neuer Mitarbeiter abgebildet werden.

Über HCM4all: Es bietet nicht nur ein Bewerbermanagement-, sondern auch ein Mitarbeitermanagement-Modul mit Organisationsmanagement, Organigramm und Dokumentenverwaltung.

Datenschutzkonforme Server

Fragen Sie unbedingt nach, wo ein Bewerbermanagementsystem die Daten speichert und ob die Datenspeicherung DSGVO-konform erfolgt.

Über HCM4all: Die Daten  liegen auf deutschen Servern von Amazon Webservices, also konkret der 1&1 IONOS Cloud GmbH in Frankfurt a.M.

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