TalentBait stellt seinen neuen MessagingHub vor: Bewerbungen bearbeiten muss Spaß machen

[Werbung] Der Anbieter TalentBait punktet mit einem neuen MessagingHub. Das ist praktisch das digitale Kommunikationszentrum für den Bewerberkontakt.

Es gibt viele Recruiting Dienstleister am Markt, unter anderem so genannte Performance Marketing Tools. Die ersten sind nun schon seit 5+ Jahren am Markt und haben ihr Angebot ständig optimiert oder neue Features an den Start gebracht.

Wie beim Neugeborenen: Bewerber-Bonding ab dem ersten Kontakt

Performance Marketing Tools sind HR Dienstleister, die unsere Stellenanzeigen in den sozialen Netzwerken, bei Google und in anderen Onlinekanälen verbreiten und dabei Algorithmen einsetzen, die lernen, wo die Anzeigen am besten platziert sind und wo sie am meisten Reaktionen einbringen. Unser Anzeigenbudget wird dann automatisch in diese Kanäle geschoben. Ganz anders als früher, als man einen Monat lang abwartete, ob die Stellenanzeigenschaltung in einem bestimmten Kanal etwas gebracht hat, und das Budget im Zweifelsfall in einem erfolglosen Kanal verpuffte.

Auch Recruiting Dienstleister, die eher ein Matching- oder Vermittlungsmodell anbieten, machen Performance Marketing. Aber sie bauen den Erstkontakt zu den Bewerbern selbst auf, um sie dann an passende Arbeitgeber weiterzureichen. Das hat natürlich Vorteile: Die Motivation und die Qualifikation werden abgeklopft und als Arbeitgeber hat man es nicht mit den vielen unpassenden Bewerbern zu tun, die über Facebook oder Instagram Anzeigen nunmal hereinkommen.

Man ist als Recruiter auch nicht so unter Druck, in Echtzeit zu reagieren, weil der Personalvermittler einem das abnimmt. Andererseits zahlt man eine nicht unerhebliche Provision für interessante Kandidaten und vertut die Chance, von Anfang an selbst eine Bindung aufzubauen. Letztendlich ist es wie beim Neugeborenen: Das Bonding findet in den ersten Kontaktminuten statt – idealerweise mit dem Unternehmen.

Vermittlungsprovision zahlen oder Performance Marketing buchen?

Ich investiere die Mittel für die Vermittlungsprovision also lieber direkt in das Performance Marketing, um so auch unmittelbar zu lernen, wie diese zeitgemäße Methode der Stellenanzeigenverbreitung funktioniert. Zumal für die Probleme mit der Echtzeit-Reaktion und den unpassenden Bewerbern bei den Performance Marketing Anbietern inzwischen auch erste Lösungen erprobt werden: ein so genanntes Pre-Screening (Bewerbungen werden vorsortiert) oder – wie beim Anbieter TalentBait – einen ChatBot, der den Erstkontakt übernimmt.

Obwohl ChatBot als Bezeichnung vielleicht ein bisschen hoch gegriffen ist, denn es handelt sich erstmal nur um zwei automatische Benachrichtigungen, die der Bewerber erhält, um die Zeit zu überbrücken, bis sich der Recruiter persönlich meldet. Ein echter ChatBot wertet eingehende Anfragen aus und versendet automatisch die passende Antwortvorlage – und das idealerweise so, dass der Kunde oder Bewerber gar nicht merkt, dass er gar nicht mit einem echten Menschen chattet. Das zweite Merkmal ist beim TalentBait ChatBot bedingt gegeben: Die automatischen Nachrichten sind im lockeren Kumpelton getextet, aber dennoch ganz klar als „automatisch“ erkennbar.

In einem Pilotprojekt habe ich vier Stellenanzeigen für die DRK Kliniken Berlin über diesen Anbieter geschaltet, über den es hier im Blog noch einen weiteren Erfahrungsbericht gibt: Drei kostenpflichtige Anzeigen und eine kostenlose Anzeige im Wert von 600 Euro, die mir als Gegenleistung für diesen Erfahrungsbericht zur Verfügung gestellt wurde.

Das Ergebnis nach vier Wochen: 10.238 Ansichten unserer Stellenanzeigen, 280 Likes und Herzen, 108 Bewerber

Hier eine Liste der vier Anzeigen, mit denen ich TalentBait getestet habe, und die Ergebnisse sortiert nach Anzeigen:

• Krankenpfleger für die Endoskopie (51 Bewerbungen insgesamt, 3 interessante Bewerber haben sich nicht zurückgemeldet, 20 interessante Bewerber konnte ich vorlegen, davon laufen noch 17 Prozesse, 3 mal wurde nach dem Gespräch abgesagt oder eine Person als B-Kandidat im Talentpool gespeichert)
• Logopäde und Ergotherapeut für die Geriatrie (8 Bewerber insgesamt, 2 interessante Bewerber konnte ich vorlegen, 1 Bewerbungsprozess läuft noch, 1 Absage erfolgte nach Vorstellung)
• Radiologieassistent für die Radiologie (18 Bewerber insgesamt, 3 interessante Bewerber konnte ich vorlegen, davon war 1 nicht erreichbar, 2 Bewerbungsprozesse laufen noch)
• Stellvertretende Abteilungsleitung in der Anästhesie (31 insgesamt Bewerber, davon passte so gut wie niemand auf die konkrete Ausschreibung, aber wir konnten die Bewerber für andere Pflegejobs sichten. 4 interessante Bewerber haben sich nicht zurückgemeldet, 3 interessante Bewerber konnte ich vorlegen, davon wurde einem nach dem Gespräch abgesagt, einer kam nach dem Gespräch als B-Kandidat in den Talentpool und 1 Prozess läuft noch)

Die Anzeigen funktionierten unterschiedlich gut. Die Endoskopie-Pfleger nahmen von Anfang an Fahrt auf und brachten wirklich unerwartet viele Bewerber. Logopäde und Ergotherapeut in der Geriatrie und stellv. Abteilungsleitung in der Anästhesie performten okay und die Radiologie brachte erst nach einigen Rücksprachen mit und Optimierungen durch TalentBait erste Ergebnisse.

Konkrete oder allgemeinere Anzeigen? Paradoxe Erfahrungen

Insgesamt sind meine bisherigen Erfahrungen mit Performance Marketing Anbietern ein wenig paradox: Einerseits bringen sehr konkrete Anzeigen für konkrete Aufgabengebiete auf konkreten Stationen eine höhere Bewerberzahl als allgemeine Anzeigen (Pflegekräfte für unseren Klinikverbund). Andererseits passen die Bewerber auf die konkreten Anzeigen sehr oft nicht auf die konkrete ausgeschriebene Position. Letztendlich spielt es keine Rolle, Hauptsache, sie melden sich, und ich sortiere sie anschließend auf die passenden Positionen. Gründe für eine sofortige Absage waren dagegen ausländische, in Deutschland noch nicht anerkannte Berufsabschlüsse, nicht zur Anzeige und auch zu keiner anderen offenen Position passende Berufsabschlüsse, Spam oder versehentliche Bewerbungen.

Laut der Auswertung, die TalentBait uns lieferte, haben wir insgesamt 10.238 Besucher auf unseren Anzeigen erzielt, 221 Likes und 68 Herzen erhalten, sieben Mal wurden unsere Anzeigen geteilt und 30 Mal kommentiert. Es wäre gut, wenn man über diese Kommentare laufend informiert würde und sie im Auge behalten oder beantworten könnte, doch das ist meines Wissens in TalentBait nicht vorgesehen (Minuspunkt). Im Rahmen der Pilotphase zwischen Ende März und Anfang Mai 2020 haben wir 3.824,66 Euro brutto ausgegeben und damit bisher folgende Ergebnisse erzielt:

• 108 Bewerbungen
• Davon 28 interessante, mit denen wir telefoniert oder ein Vorstellungsgespräch geführt haben
• 1 Einstellung (Cost per Hire derzeit 3.824,66 Euro)
• 9 noch laufende Bewerbungsprozesse (Vorstellungsgespräch, Hospitation oder Entscheidung des Bewerbers steht noch aus)
• 6 interessante Bewerber, die sich nicht zurückmelden
• Gründe für Absagen: Bewerber hat sich für anderen Arbeitgeber entschieden, kann wegen fehlender Kinderbetreuung nur eingeschränkt arbeiten,

Die Auswertung des Dienstleisters fällt dabei oft anders aus als die der Unternehmen. So hat laut TalentBait die unten eingeblendete Anzeige für die stellv. Abteilungsleitung Anästhesie am meisten Klicks erhalten und gilt somit als erfolgreichste. Am meisten Bewerbungen gab es aber auf die Anzeige für die Endoskopie-Pflege. Und das ist es, was für uns am Ende zählt.

Meine Erfahrungen mit der Benutzeroberfläche von TalentBait

Das Einstellen von Anzeigen bei TalentBait ist sehr einfach: Man muss nur Jobtitel, Link zur Stellenanzeige und Region und eventuell noch ein Bild hochladen, wenn in der Anzeige noch keins integriert ist. Das Kopieren des Anzeigentextes, womöglich noch in verschiedene Formularfelder, was man bei anderen Anbietern durchführen muss, wenn man nicht gerade für viel Geld eine Flatrate mit Schnittstelle bucht, entfällt hier schon bei der einzelnen Anzeige (Pluspunkt). Dann klickt man weiter „Zur Budgetauswahl“ und TalentBait schlägt vor, wie viel Geld man investieren sollte, um eine gute Reichweite zu erzielen. Das ist pro Anzeige unterschiedlich.

Ich habe mich an die Budgetvorschläge gehalten. Man kann aber durch das Verstellen eines Reglers mehr oder weniger Budget für die Kampagne einplanen. Dadurch werden weitere Kanäle hinzugenommen oder Kanäle aussortiert. Standardmäßig sind Facebook-, Google- und Instagram-Anzeigen enthalten, für mehr Budget werden YouTube-, LinkedIn-, Snapchat-Anzeigen und Ebay-Kleinanzeigen dazugenommen. Schön wäre, wenn der Budgetplaner von Anfang an alle Kanäle in Betracht ziehen und dann diejenigen empfehlen würde, die erfahrungsgemäß für den konkreten Beruf am besten passen. Daran wird laut Gründer und Geschäftsführer Nils Schlomann gearbeitet.

Im nächsten Schritt bekommt man von TalentBait eine erste Vorschau angezeigt, wie die Anzeigen aussehen könnten. Damit man eine Vorstellung davon bekommt. Da die Anzeigen aber durch das Team noch einmal optimiert werden, sehen die endgültigen Versionen noch einmal deutlich anders aus. Wer sich überhaupt noch nicht mit Social Media-Anzeigen befasst hat, für den ist die Vorschau aber sehr hilfreich (Pluspunkt).

Der Bewerbungsprozess über TalentBait: Ist der ChatBot eine Hilfe?

Sieht ein Bewerber nun die Stellenanzeige bei Facebook oder in anderen Kanälen und klickt auf den Bewerbungs-Button, landet er nicht etwa auf der Stellenanzeige auf unserer Karriereseite oder in unserem Onlinebewerbungsformular, sondern in einem Bewerber-Chat wie ihn auch andere Performance Marketing-Anbieter einsetzen.

Der Einsatz von Tracking Links ist dabei nur begrenzt sinnvoll. TalentBait arbeitet auf der „Danke für Ihre Bewerbung“-Seite mit dem Link, um dem Bewerber Gelegenheit zu geben, doch nochmal im Detail nachzuschauen, wo er sich genau beworben hat. Auch bei der automatischen Bewerbungseingangsbestätigung soll der Tracking Link in Zukunft eingesetzt werden, falls der Bewerber sich die Anzeige nochmal ansehen möchte.

Dennoch erfasst man so leider nicht jeden Bewerber über den Link. Das macht eine Auswertung der Kanal-Performance im Vergleich zu anderen Kanälen mühsam. Schöner wäre es, wenn man durch die Zählung der Klicks auf den Tracking Link einen Überblick im Bewerbermanagementsystem hätte (Minuspunkt). „Ihre Kanalperformance verliert so vielleicht immer noch an Quantität, gewinnt jedoch erheblich an Qualität“, kommentiert Nils Schlomann. Und ich habe zur Sicherheit dennoch Tracking Links verwendet – wer weiß, wofür das später nochmal sinnvoll ist.

Hallo, Chatbot! Der Erstkontakt in Echtzeit

Selbst ein digital affiner Recruiter kann bei immer mehr für die Bewerberkommunikation zur Verfügung stehenden Kanälen wie WhatsApp Business, Facebook Messenger, E-Mail, Bewerbermanagement-System und nun auch noch Benutzeraccounts in verschiedenen Performance Marketing-Tools (bei TalentBait heißt es MessagingHub) nicht jedem Bewerber in Echtzeit antworten.

Darum nimmt einem bei TalentBait der so genannte „ChatBot“ den Erstkontakt ab. Automatisch versendet er Nachrichten an den Bewerber, die einer Bewerbungseingangsbestätigung ähneln und schonmal das Bedürfnis des befriedigen, sofort eine Rückmeldung zu erhalten. Das verschafft euch als Recruiter ein wenig Zeit, bis ihr natürlich trotzdem so schnell wie möglich persönlich Kontakt aufnehmt.

Der ChatBot ist wirklich ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Anbietern, die ich im Test habe und die zum Teil jetzt erst mit einem händischen Pre-Screening anfangen. Denn es ist ein ganz klarer Nachteil beim Performance Marketing, dass man als Recruiter viel mehr unpassende Bewerbungen erhält als über das Onlinebewerbungsformular.

Wenn der ChatBot Sorgen macht

Zugegeben, am Anfang hat mir der ChatBot etwas Sorgen gemacht. Er stellte dem Bewerber unwichtige Fragen (Wie viel Jahre Berufserfahrung?), die ich am liebsten entfernen würde, und stellte die wichtigen Fragen (Welcher Berufsabschluss?) nicht. Manchmal stellte er grammatikalisch verkorkste Fragen, die sich durch das automatische Einsetzen eines längeren Jobtitels ergaben. Manchmal stellte er Fragen, die nicht zur Anzeige passten (Haben Sie schon Erfahrungen mit geriatrischen Patienten?). Oder er stellt eine Frage, die der Bewerber schon im Bewerbungsformular beantwortet hat, nochmal.

Nach einem Anruf bei TalentBait wurde das ein wenig optimiert. Doch ich würde trotzdem die Antwortvorlagen für den „ChatBot“ lieber selber schreiben, damit sie wirklich zu unseren Anzeigen passen. Das ist leider aus technischen Gründen nicht möglich. Die Antworten werden über WhatsApp versandt und WhatsApp lässt laut Nils Schlomann nur minimale Änderungen der Templates für die Antwortbausteine zu. „Eine Vorlage komplett zu personalisieren, ist nicht möglich. Auf Kundenwunsch können wir Vorlagen bedingt anpassen.“

Selbst wenn es gewissen eine Fehlerquote gibt, so nimmt der „ChatBot“ doch den Druck für den Recruiter aus der Bewerberkommunikation heraus (Pluspunkt). Er sorgt dafür, dass die Bewerber am Ball bleiben. Ich als Recruiter kann mir zusätzlich Antwortvorlagen erstellen, um mich schneller melden zu können.

Der neue MessagingHub von TalentBait

Im April 2020 hat TalentBait den neuen „MessagingHub“ eingeführt. Darin ist es tatsächlich viel angenehmer, die Bewerbungen zu bearbeiten, als in seinem Vorgänger und in anderen Recruiting Tools. Es bietet alle Infos auf einen Blick, eine ausreichende Anzahl an Status-Optionen, um die Bewerber gut zu sortieren. Eine gut funktionierende Filterfunktion, um die Bewerber zu sortieren, ein Notizfeld für eigene Kommentare.

“Der MessagingHub ist ein ein Bewerbercenter, in dem Recruiter mit ihren Kandidaten omnichannel kommunizieren können”, erklärt Nils Schlomann. Das bedeutet, dass die Nachrichten, die der Recruiter dort schreibt, automatisch über den vom Bewerber am liebsten benutzen Kanal (Chat, E-Mail, SMS) versendet wird. “Seit dem Launch im April 2020 arbeitet unser Team kontinuierlich daran, anfängliche Probleme zu lösen und immer neue Features im MessagingHub bereitzustellen”, so der Gründer weiter.

“Das Ziel von TalentBait ist es, dass Recruiter zukünftig modernste Chatkommunikation für ihre Bewerberansprache nutzen und die Candidate Journey ihrer Wunschkandidaten durch vertraute Kanäle verbessern können – gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und fortschreitender Digitalisierung. Der BewerberHub ermöglicht es, in ein und demselben Tool verschiedene Messenger zu nutzen, Bewerber zu managen und die Schnelligkeit des Recruitings durch Automatisierung zu steigern. In Zukunft noch mehr und noch besser. ”

Meine Einschätzung des neuen MessagingHubs von TalentBait

Gut finde ich,

• dass TalentBait den Bewerber automatisch nach seiner Mailadresse fragt, sodass man nicht nur die Telefonnummer zur Kontaktaufnahme zur Verfügung hat. Ich benötige die Mailadresse zum Anlegen eines Bewerbers im Bewerbermanagementsystem. Und nicht selten ist die Telefonnummer falsch.
• dass die TalentBait Auswertungsstatistik vergleicht, welche Reaktion die Anzeige bei Facebook, Instagram & Co hervorgerufen hat – sehr spannend.

Nicht so gut finde ich,

• dass die Auswertung zwar Impressionen und Klicks anzeigt, aber nicht die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen bzw. abgesagten und eingestellten Bewerber. Das wäre für mich die aussagekräftigste Zahl, die ich auf den ersten Blick sehen möchte.
• dass der „ChatBot“ unter seltsamen Namen antwortet. Mal steht da „JobHappier“ als Absender der Nachricht, mal steht da „Medizinische Fachangestellte Jobs“. Mir wäre es lieber, da stünde so etwas wie „Dein DRK Kliniken Berlin Karriereteam“. „Zu diesem Punkt haben wir unterschiedliches Feedback erhalten“, erklärt Nils Schlomann von TalentBait. „Viele Kunden möchten nicht ihren eigenen Namen oder den Namen der Firma im ChatBot angezeigt haben. Weil sie den ersten Austausch mit dem Bewerber nur bedingt beeinflussen können. Es tauscht sich ja praktisch eine ‚Maschine‘ mit dem Bewerber aus, und die soll nicht im Namen der Firma sprechen. Wir sind dabei, eine Lösung zu finden. Wir überlegen, ob wir unseren Kunden die Möglichkeit geben, sich für die Änderung des Absenders bewusst zu entscheiden.

Wichtig zu wissen

Aus Datenschutzgründen löscht TalentBait die Bewerber nach einigen Wochen. Man muss sie also rechtzeitig ins Bewerbermanagementsystem überführen und auch die Evaluation rechtzeitig durchführen.

Eine „Bewerbung“ über TalentBait ist wie bei anderen Performance Marketing-Tools auch lediglich eine Interessensbekundung. Mehr als Telefonnummer, Mailadresse und mehr oder weniger konkrete Angabe zum Berufsabschluss erhält man nicht. „In der neuen Version des TalentBait MessagingHubs können Bewerber auch Lebensläufe, Zeugnisse und Motivationsschreiben hochladen“, erklärt Nils Schlomann. Erfahrungsgemäß werden dies aber wenige tun.

Zum Glück sind die Pflegedienstleitungen der DRK Kliniken Berlin soweit sensibilisiert, dass sie solche Bewerbungen trotzdem bearbeiten. Und Kontakt mit den Bewerbern aufnehmen. Die Motivation klopfen wir im Gespräch ab, Lebenslauf und Zeugnisse können mitgebracht werden und ein Motivationsschreiben braucht man nicht. Nur so kann es in Zeiten des Fachkräftemangels funktionieren.

Vor der Nutzung eines Tools wie TalentBait sollte man im Unternehmen unbedingt soweit sein, den Prozess  soweit zu flexibilisieren. Ein weiterer Tipp: Schreibt dem Bewerber Folgendes. „Falls du es schaffst, kannst du gerne schonmal deinen Lebenslauf und deine Berufsurkunde schicken. Hier im Chat oder per Mail an xy. Wenn du es nicht schaffst, ist es auch nicht schlimm. Dann bringst du die Unterlagen einfach zum Gespräch mit.“

Die meisten Bewerber senden dann doch schon Unterlagen, die man der Pflegedienstleitung vorlegen kann. Natürlich sind das keine Hochglanz-Bewerbungsmappen, sondern schlecht beleuchtete Handyfotos von Lebensläufen. Aber immerhin!

Ein Argument gegen Performance Marketing?

Noch etwas ist mir aufgefallen. Es meldeten sich einige Bewerber, die den Social Media-Anzeigen und der Chat-Bewerbung nicht so recht trauten. Und das waren ausgerechnet richtig gute Bewerber. Das wäre dann eins der wenigen Argumente gegen den Einsatz von Performace Marketing.

Die Personen befürchteten, bei Social Media-Anzeigen und Chat-Bewerbung handele es sich um einen unseriösen Anbieter. Einen Anbieter, der nur ihre Kontaktdaten sammeln wolle. Oder sie kritisierten, dass normalerweise vor allem Leasingfirmen mit Facebook-Anzeigen Pflegekräfte rekrutieren. Sie mochten kaum glauben, dass ich keine Personalvermittlerin bin, sondern mich aus einem Traditionsunternehmen bei ihnen melden.

Vielleicht sind gerade gut informierte, gebildete Zielgruppen, die uns so durch die Lappen gehen. Immerhin, einige haben trotz ihrer Zweifel den Bewerben-Button geklickt, sonst hätte ich ihre Bewerbung in TalentBait ja nicht erhalten. Aber wie viele haben sich nicht getraut zu klicken? Ein möglicher Hinweis für die Anbieter von Performance Marketing Dienstleistungen, ihre Anzeigen möglichst seriös und vertrauenserweckend zu gestalten.

Geheimtipp für die Rekrutierung von Pflegekräften und anderen Krankenhaus Berufsgruppen mit TalentBait

Zum Schluss mein persönlicher Geheimtipp für die Bewerberkommunikation im MessagingHub von TalentBait. Nicht selten passiert es, dass ein Bewerber sich auf die ersten Nachrichten nicht zurückmeldet und telefonisch nicht erreichbar ist. Sehr schnell entwickelt man ein Bauchgefühl, ob es sich trotzdem lohnt dranzubleiben.

Wenn ja, ist es super, wenn ihr ergänzende Inhalte parat habt. Die könnt ihr dem Bewerber bei der dritten oder vierten Kontaktaufnahme senden. Anstatt zum wiederholten Mal zu schreiben: „Danke für deine Bewerbung, leider haben wir dich nicht erreicht“, habe ich zum Beispiel ein Videointerview mit einem zukünftigen Teamkollegen oder einen Blogartikel über die Station, auf der der Bewerber eingesetzt werden soll, mitgeschickt.

Das macht neugierig und ist nochmal ein ganz neuer Anreiz für den Bewerber, sich mit unserem Unternehmen zu beschäftigen. Besonders dann, wenn er die Bewerbung über die Social Media-Anzeige vielleicht eher zwischendurch, unterwegs, nebenbei ausgefüllt hat. Und sich gar nicht mehr so recht daran erinnert, was er da eigentlich getan hat.

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