An unserem Standort DRK Kliniken Berlin Köpenick läuft das Recruiting besonders gut: 97 Prozent der Sollstellen (Vollzeitkräfte) im Pflege- und Funktionsbereich sind besetzt. Das liegt an verschiedenen Faktoren – vor allem am Engagement von Pflegedienstleiterin Astrid Weber.

Im dörflichen Bezirk sind die DRK Kliniken Berlin einer der größten und bekanntesten Arbeitgeber. Jeder kennt jeden und jeder muss irgendwann mal ins Krankenhaus, ob als Patient, Angehöriger oder beruflich. In unseren Stellenanzeigen beschreiben wir diese besondere Atmosphäre so:

„Die DRK Kliniken Berlin Köpenick sind als Kiezkrankenhaus dem Bezirk eng verbunden und die erste Anlaufstelle für Anwohner mit gesundheitlichen Problemen. Nicht selten begegnen sich Nachbarn oder Bekannte auf unseren Stationen. Dadurch erleben unsere Mitarbeitenden trotz der Größe des Hauses eine ganz persönliche Atmosphäre. Und das direkt am Müggelsee, wo Du Deinen Feierabend genießen kannst.“

Jeder im Bezirk kennt die DRK Kliniken Berlin Köpenick

Wer Pflegekraft ist und in Köpenick wohnt, wird sich über kurz oder lang zumindest mit dem Gedanken beschäftigen, bei uns zu arbeiten. Mund zu Mund-Propaganda spielt eine große Rolle. Unsere zentrale Recruiting Abteilung sorgt mit einer professionellen Recruitingstrategie, die vor allem auf Storytelling und niedrigschwellige Bewerberkommunikation setzt, dafür, dass Interessenten schnell bei uns andocken können. Damit es zur Einstellung kommt, sind wir aber darauf angewiesen, dass der Prozess genauso reibungslos weiterläuft wie er begonnen hat.

Pflegedienstleiterin Astrid Weber trägt einen großen Teil zum gelungenen Recruiting bei, denn sie bringt innovative Ideen wie das Bewerber Speeddating und die Fahrradsattelbezugaktion ein und hat die Optimierung des Bewerbungsprozesses zur Chefsache gemacht. Zusätzlich zu meinem standortübergreifenden Recruiting Team, das bei der Geschäftsführung angedockt und vor allem für das Heranschaffen von Bewerbungen zuständig ist, beschäftigt sie eine eigene Mitarbeiterin für das Recruiting direkt am Standort, die sozusagen nahtlos übernimmt.

Im Interview erzählt Astrid Weber, wie der Bewerbungsprozess in den DRK Kliniken Berlin Köpenick abläuft und wie es zu den neuesten Erfolgsmeldungen kam.

Recruiting to go Buchcover[WERBUNG] Ein gelungener Bewerbungsprozess – auch oft unter dem Begriff Candidate Experience beschrieben – ist neben dem Employer Branding und Personalmarketing ein zentraler Erfolgsfaktor im Recruiting. Neben den supertollen Ideen von Pflegedienstleiterin Astrid Weber in diesem Blogartikel findet ihr weitere Ideen dazu in meinem Fachratgeber. Die 2. aktualisierte Auflage ist seit März 2020 im Handel. Der Titel lautet: „Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen – Sofort einsetzbare Ideen, Tipps und Tools zur zeitgemäßen Personalgewinnung“ (Walhalla Fachverlag, Amazon Affiliate Link) von Maja Roedenbeck Schäfer.

Hier zuerst die Recruiting Erfolge für unseren Standort DRK Kliniken Berlin Köpenick

  • 55% weniger offene Stellen im Bereich Pflege und Funktionsdienst Ende 2020 im Vergleich zu Anfang 2020
  • In der Pflege waren in 2019 noch 92% der Sollstellen (Vollzeitkräfte) besetzt, 2020 waren es schon 94% und der aktuelle Stand in 2021 liegt bei 98%.
  • Für Pflege und Funktionsdienst zusammen betrachtet ergeben sich folgende Zahlen: In 2019 waren 93% der Sollstellen (Vollzeitkräfte) besetzt, 2020 waren es 94% und der aktuelle Stand in 2021 liegt bei 97%.
  • Keine Leasingkräfte mehr auf den peripheren Stationen (Stand heute).
  • Die Bewerberzahlen im Bereich Pflege (jede Art von Qualifikation) in Köpenick wurden um 203% gesteigert.
  • Durch eine geringe Fluktuation dienten 62% der Neueinstellungen in 2020 zur echten Aufstockung der Teams und nur 38% waren Nachbesetzungen für Kündigungen.

Frau Weber, wie haben Sie den Bewerbungsprozess in Ihrem Krankenhaus organisiert?

Im PDL Büro gibt es mit Sekretärin Nicole Schertling eine Mitarbeitende, die zehn Prozent ihrer Arbeitszeit für den Bewerbungsprozess aufwendet. Das Motto, das ich ihr mit auf den Weg gegeben habe, das sie sich aber auch voller Engagement selbst setzt: Je eher wir auf eine Bewerbung reagieren, desto besser! Wir wissen, dass Pflegekräfte ihre Bewerbungen bei vier, fünf Arbeitgebern gleichzeitig streuen, und wer am schnellsten ist, bekommt oft den Zuschlag. Und damit meine ich richtig schnell – eben „Speed“ wie in „Speeddating“.

Unsere Bewerber reagieren oft überrascht, wenn sie sehen, wie bald wir uns zurückmelden. Und zwar bei jeder Art von Bewerbern. Auch Praktikanten und Auszubildende gehören dazu und erhalten die gleiche Behandlung wie jeder Bewerber, denn es sind unsere Mitarbeiter von morgen.

Wie genau läuft die Bearbeitung der Bewerbungen und die Bewerberkommunikation ab?

Frau Schertling schaut morgens zwischen sieben und acht Uhr zuallererst in den Bewerbungseingang, bevor sie irgendeine andere Aufgabe anfasst. Nichts darf liegenbleiben. Alle interessanten Personen druckt sie mir aus und legt sie mir in meine Mappe. Noch am Vormittag zwischen 8 und 10 Uhr entscheide ich, wen ich kennenlernen möchte, und bis zum Mittag beginnt Frau Schertling mit den Anrufen.

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Bis spätestens 14 oder 15.30 Uhr haben wir alle Bewerber, die in den letzten 24 Stunden in unserem Bewerbermanagementsystem gelandet sind, angerufen. Diesen Ablauf handhaben wir jeden Tag gleich, ohne groß darüber nachzudenken, ob wir heute überhaupt Zeit zum Sichten von Bewerbungen haben. Er ist uns ins Blut übergegangen.

Manche Bewerber möchten sofort zum Gespräch kommen, dann opfere ich meine ruhige Mittagsstunde von 12 bis 13 Uhr, in die ich sonst keine Termine lege, um E-Mails abarbeiten zu können. Oder ich straffe oder verlasse ein anderes Meeting für eine halbe Stunde, um Zeit für die Bewerber zu haben. Andere brauchen etwas Vorlauf, sie kommen aber oft spätestens am nächsten oder übernächsten Tag zum Gespräch.

Was passiert mit Bewerbern, die nicht erreichbar sind?

Wer beim ersten Versuch nicht ans Telefon geht, wird drei Tage hintereinander immer wieder angerufen. Denn das persönliche „Herzlich Willkommen“ ist uns sehr wichtig – zumal E-Mails auch oft im Spam Ordner landen oder nicht gelesen werden.

Erst wenn wir die Person dreimal nicht erreichen, bekommt sie eine E-Mail. Und wenn sie darauf nicht reagiert, versenden wir unsere Standardabsage und löschen den Bewerber, damit im Bewerbermanagementsystem Ordnung herrscht.

Wieviel Aufwand ist so ein schneller Bewerbungsprozess?

Recruiting ist harte Arbeit für uns! An manchen Tagen führe ich acht Vorstellungsgespräche und zusätzlich seit einem Jahr auch die Vorstellungsgespräche mit den Auszubildenden. Ich möchte das auch nicht aus der Hand geben, zum Beispiel an die Abteilungsleitungen. Sie sind, genauso wie die Teams, zwar ebenfalls eng in den Bewerberprozess miteingebunden, denn genauso wichtig wie ein gutes Bewerbungsgespräch sind das Kennenlernen der neuen Kollegen und die „Schnupperstunden“ (Hospitation) auf der jeweiligen Station. Am Standort wissen alle: „Recruiting is everybody‘s job“. Und ich kann mich glücklich schätzen, dass Frau Schertling so gut versteht, worauf es ankommt. Aber Recruiting ist immer unbedingt auch Chefsache.

Unser Job ist es, den Interessenten so schnell wie möglich einen Vertrag vorzulegen. Wir lehnen kaum einen Bewerber ab und fischen jeden heraus, den wir irgendwie unterbringen können. Wir sind da sehr mutig. Pflegekräfte mit Sonderwünschen nehme ich unbegrenzt in den Springerpool auf. Hauptsache, wir haben sie erstmal an Bord – später können wir immer noch schauen, ob sie ihre Arbeitszeit erhöhen oder wir sie auf einer Station fest unterbringen können. Derzeit sind es 40 Mitarbeiter im Springerpool und weil das Konzept so erfolgreich ist, bauen wir gerade einen zweiten Springerpool speziell für die Intensiv und Intermediate Care Stationen auf.

Hat die Corona Pandemie den Bewerbungsprozess verändert?

Durch Corona wurde die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) gelockert, das habe ich sofort zum Anlass genommen, eine Stellenanzeige für befristete Hilfskräfte aller Art zu schalten: Unterstütze uns in der Corona Pandemie als Rettungssanitäter / Medizinstudent / Pflegebasiskurs Absolvent / Pflegehelfer / Pflegeassistent / MFA.

Die Hilfskräfte bekommen Jahresverträge und danach sehen wir weiter. Manche vermitteln wir für die Ausbildung an unser Bildungszentrum. Wenn sie gut sind, finden wir immer eine Möglichkeit, sie danach weiter zu beschäftigen. Erstmal sind es helfende Hände.

Wann sagen Sie einem Bewerber ab?

Wir würden niemandem absagen, nur weil er uns vielleicht nicht hundertprozentig sympathisch ist oder wenig Berufserfahrung hat. Wir sagen nur „Wiederholungstätern“ ab, die sich schon mehrfach beworben und einen ganz schlechten Eindruck hinterlassen haben. Oder die gar keine Qualifikation mitbringen. Wenn Pflegekräfte als Zweitjob bei uns arbeiten oder eine sehr geringe Teilzeitbeschäftigung antreten möchten, prüfen wir zuerst, ob sich das steuerlich für sie lohnt, und raten manchmal auch ab.

Wir haben aber zum Beispiel keine Vorurteile, wenn Bewerber keine vollständigen Unterlagen, sondern nur das Nötigste hochladen. Frau Schertling hilft mir, Bewerber vorzusortieren und die Unterlagen anzufordern. Die Berufsurkunde und den Lebenslauf will ich vor dem Gespräch oder spätestens im Gespräch sehen. Es reicht uns aber formlos oder abfotografiert und der Termin für das Gespräch kann auch gemacht werden, bevor die Unterlagen da sind.

Wenn eine Postleitzahl nicht zum Einzugsgebiet Köpenick passt, klärt Frau Schertling vorher telefonisch ab, ob es überhaupt Sinn macht, die Person einzuladen. Oder ob der Arbeitsweg nicht viel zu lang wäre. Auch priorisiert Frau Schertling die Bewerber. Für eine tolle Bewerbung von einer Intensivfachpflegerin lassen wir sofort alles stehen und liegen. Die kann sofort zum Vorstellungsgespräch kommen. Durch die gute Vorbereitung reduziert sich die Arbeit für mich Pflegedienstleiterin beziehungsweise wird überhaupt zu bewältigen.

Was sind Ihre wichtigsten Tipps für einen guten Bewerbungsprozess in der Pflege?

Erstens: Man muss den ganzen Prozess betrachten und optimieren und nicht nur von Vorstellungsgespräch zu Vorstellungsgespräch denken. Die einzelnen Schritte müssen wie Zahnräder ineinandergreifen. Ein weiterer wichtiger Tipp ist, sich wirklich alles sorgfältig zu notieren. Bei dem hohen Bewerberdurchlauf, den wir hier haben, vergisst man sonst, wen man schon wie oft angerufen hat. Oder wen man in ein paar Wochen nochmal anrufen wollte, weil ihm bestimmte Dokumente noch fehlten.

Zweitens: Man muss es positiv sehen und eine persönliche Motivation mitbringen. Recruiting ist doch spannend… die ganzen Menschen kennenzulernen! Man muss es gerne machen und sich persönlich darüber freuen können, wenn es zu einer Einstellung gekommen ist. Meine Sekretärin Frau Schertling erzählt, dass sie es liebt, einen so vielfältigen Einblick in verschiedenste Lebensläufe zu erhalten.

Drittens: Auch ein gutes Exit Management ist sehr wichtig, um Probleme aufzudecken und die Fluktuation zu senken. Mit jedem Mitarbeiter, der gekündigt hat, führe ich ein persönliches Gespräch. Um die Kündigungsgründe nachzuvollziehen und Angebote zum Verbleib im Unternehmen zu machen.

Muss ein guter Bewerbungsprozess rein digital sein?

Ein guter Bewerbungsprozess muss nicht unbedingt rein digital laufen. Wir haben ein digitales Bewerbermanagementsystem, das vieles vereinfacht. Aber trotzdem brauche ich die Unterlagen noch ausgedruckt, weil ich im Vorstellungsgespräch nicht in den Computer gucken möchte. Papier macht es möglich, dass ich mit einem schnellen Blick aus den Augenwinkeln ein Detail im Lebenslauf nachschaue.

Wir sparen natürlich trotzdem Papier, weil die Vorauswahl digital erfolgt. Die Digitalisierung ist nicht der Haupterfolgsfaktor für einen guten Bewerbungsprozess, aber hat sicher einen Anteil daran. Eine Online-Terminbuchung, wo Bewerber selbstständig Zeitslots für ihr Vorstellungsgespräch in einem Kalender buchen könnten, fände ich zum Beispiel eher anstrengend. Außerdem bildet so ein starrer Kalender auch nicht die Flexibilität ab, die ich in Wirklichkeit durchaus habe. Frau Schertling weiß, welche meiner Termine mal länger dauern und aus welchen ich früher raus kann, wenn ein Bewerber vor der Tür steht. Flexibilität ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor bei der Personalgewinnung!

Foto: Daniel Flaschar / DRK Kliniken Berlin

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