Milka Pralinen als Beweis für eine gelungene Candidate Experience: Qualitatives Bewerberfeedback als Erfolgs“kennzahl“

In verschiedenen Medien habe ich im Zusammenhang mit unserem Gewinn des HR Excellence Awards 2020 über die deutliche Steigerung der Bewerberzahlen bei den DRK Kliniken Berlin berichtet. Die skeptischen Nachfragen aus der HR Online Community ließen nicht lange auf sich warten. Ob das denn gute Bewerber seien? Darauf möchte ich heute gerne etwas umfangreicher antworten. Das Geheimnis liegt in der Candidate Experience…

Einerseits verstehe ich die Skeptiker. Erfolgsmeldungen anhand von Statistiken lassen sich schnell herbeirechnen. Irgendeine Zahl wird es schon geben, bei der es aufwärts geht. In vielen Unternehmen lassen sich Geschäftsführungen damit schon zufriedenstellen, denn in die Details haben sie meist keine Einblicke. Darum: Natürlich muss die Frage erlaubt sein, ob die Bewerbungen, die ich dank meiner neuen Recruitingstrategie für die DRK Kliniken Berlin vermehrt bekomme, gute Bewerbungen sind – oder „Ich versuche einfach mal mein Glück“-Bewerbungen von unqualifizierten Personen oder Personen mit ausländischen, in Deutschland noch nicht anerkannten Berufsausbildungen.

Schnellbewerbung und WhatsApp Berufsberatung steigern die Bewerberzahl

Ihr kennt mich als ehrliche HR Bloggerin. Erfolge wie auch Epic Fails habe ich hier im Blog immer transparent beschrieben und Kennzahlen preisgegeben, die andere im Tresor verwahren. Wenn ich nur unbrauchbare Bewerbungen bekommen würde, würde ich das nicht als Erfolg verkaufen. Als ich im November die Steigerung der Bewerberzahlen um 116 Prozent im Vergleich zum Vorjahr verkündete, habe ich dazu geschrieben, dass ein kleiner Teil der Zahl daher kommt, dass wir Bewerbungen nun konsequent im Bewerbersystem einpflegen, die vorher noch als Mail und Papiermappe eingingen.

Aber ein Großteil der Steigerung ist einfach eine Folge unserer Schnellbewerbung auf der Startseite des Karriereportals, unseres abgespeckten Onlinebewerbungsformulars, unserer WhatsApp Berufsberatung, unserer Recruiting Tool Tests mit Jobmatch.me und anderen Tools. Wir bekommen genau wie vor unserer Strategieänderung sowohl Bewerbungen von Menschen, die von der Qualifikation her passen, und von Menschen, denen wir Tipps geben, wie sie diese Qualifikation erreichen können – von beiden Gruppen sind es mehr geworden. Weiter unten gehe ich noch auf Einzelheiten der Besetzungsquoten in den Pflegeteams ein.

Gesammelte O-Töne von zufriedenen Bewerbern: Candidate Experience gelungen

Warum ist es so schwer zu glauben, dass man mit einer guten Recruitingstrategie mit Emotionalität, Erreichbarkeit, Transparenz und damit einer gelungenen Candidate Experience, mehr – brauchbare! – Bewerbungen bekommen kann? Um euch die Stimmung unter unseren Bewerbern zu spiegeln, habe ich in den letzten Tagen ein paar O-Töne gesammelt, die ich euch im Folgenden vorstelle.

Auch Bewerber, nicht nur Recruiting Mitstreiter aus der HR Szene nehmen unsere Bemühungen wahr und melden sich mit positivem Feedback zurück. Hier zwei Beispiele aus letzterer Zielgruppe: „Ich habe über healthrelations.de das tolle Karriereportal der DRK Kliniken Berlin entdeckt. Ein tolles Portal, und ich finde es wirklich klasse, dass (messbare) Performance im Vordergrund steht. Im Gesundheitswesen noch nicht überall maßgebender Antrieb.“ Oder: “Als ich gerade die Homepage [Karriereseite] der DRK Klinik Berlin besucht habe, musste ich ganz schön staunen. Da habe selbst ich als Recruiter Lust bekommen mich als Pflegekraft zu bewerben.”

Jetzt aber zurück zum Bewerber Feedback!

rosinchen2211 auf Instagram

Nutzerin rosinchen2211 schreibt öffentlich auf Instagram zum neuen Karriereportal: „Ich fand es ungewöhnlich, aber man fühlt sich wohl, es hat Nähe und Distanz, gibt einem aber trotzdem das Gefühl, dass man als Mensch zählt und nicht nur als Geldbringer. Ich hab‘ den Wechsel in die DRK Kliniken Berlin noch nicht eine Sekunde bereut und kann euch als Arbeitgeber nur empfehlen. Weiter so!“

Mehr dazu, was für eine gelungene Candidate Experience wichtig ist, welche Tools und welches Mindset bei euren Recruitern dabei helfen, erfahrt ihr in meinem Fachratgeber. Die 2. aktualisierte Auflage ist seit März 2020 im Handel. Der Titel lautet: „Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen – Sofort einsetzbare Ideen, Tipps und Tools zur zeitgemäßen Personalgewinnung“ (Walhalla Fachverlag, Amazon Affiliate Link) von Maja Roedenbeck Schäfer.

Nicole im Mitarbeitervideo

Nicole arbeitet im Zentral OP an unserem Standort Mitte – schon seit September 2020. Sie hat sich im Urlaub über WhatsApp beworben und dann so lange mit dem Recruiting Team gechattet, bis sie wieder zu Hause war und ihre Unterlagen abfotografieren konnte. Gewundert hat sie sich ein bisschen über das Du, das bei uns in der Bewerberkommunikation üblich ist, aber am Ende fand sie es gut!

Kontakt auf LinkedIn

„Ich bin ganz überrascht über die moderne Karriereseite der DRK Kliniken Berlin. Die Übernahmegespräche nach meiner Ausbildung vor vielen Jahren waren frustrierend und auch weitere Bewerbungsgespräche taktisch schwierig. Ich freue mich sehr über die neue Recruitingstrategie und über die sympathische sowie aufgeschlossene Ansprechperson!“

Film in der Candidate Experience: Rückmeldungen auf unser Begrüßungsvideo

In Bewerbungsprozessen, bei denen wir viele Bewerbungen bekommen und länger für die Bearbeitung brauchen (MFA, Kaufmann*Kauffrau, Sozialpädagoge*in, Assistenzarzt*ärztin, …) erhalten unsere Bewerber nach 10 Tagen eine automatische Zwischenmeldung aus dem Talention System. Diese haben wir freundlich und nahbar formuliert und ein Video integriert, in dem sich das Recruiting Team vorstellt. So lautet die Mail:

Hallo xyx,
nochmals danke für Deine Bewerbung auf unsere Stellenausschreibung xy! Leider dauert die Bearbeitung der Bewerbungen für diese Stelle länger als erwartet, dafür bitten wir um Entschuldigung. Das kann passieren, wenn wir sehr viele Bewerbungen auf eine Stelle bekommen. In diesem Video kannst Du uns, das Recruiting Team, kennenlernen: https://youtu.be/5jg8GC6k9JA. Melde Dich gerne bei uns, wenn Du nach einem Zwischenstand fragen möchtest.
Viele Grüße,
Maja und Katarzyna
Recruiting Team
DRK Kliniken Berlin
WhatsApp 01520 – 157 5403

Auf diese Zwischenmeldung erhalten wir viele positive Rückmeldungen:

• „Danke für die Rückmeldung und das sympathische Video mit der Handynummer, ist eine tolle Idee. Weiterhin viel Freude bei der Bewerbungsbetreuung!“
• „Das hat mir den Tag versüßt. Vielen Dank für dieses nette Video :-)“
• „Ich finde die Idee mit dem Video sehr gelungen.“
• „Ich möchte mich für den tollen Videogruß bedanken. Man fühlt sich richtig willkommen 🙂“
• “Da Sie in der E-Mail diese WhatsApp-Nummer angeben, wollte ich die Gelegenheit gleich einmal nutzen, um rückzumelden, dass ich die Gestaltung des Bewerbungsprozesses und das Video ganz toll und herzlich finde. :-)”
• “Danke für die Zwischenmeldung und das tolle Video.”
• “Vielen Dank für die nette Rückmeldung, bekommt man nicht oft. ;-)”

Bewerbungen auf ungewöhnlichen Wegen

Durch unsere Präsenz auf vielen Kanälen kommen Bewerbungen zustande, für die sich früher einfach gar keine Gelegenheit ergeben hätte. Nehmen wir den Atemtherapeuten für unsere Covid-Station in Mitte. Ich habe eine Stellenanzeige mit dem Titel „Atemtherapeut / Spezialist für Atemtherapie in familiärem Krankenhaus“ getextet. Weil der Bewerber, der eingestellt werden sollte, kurzfristig wieder absagte, haben wir die Anzeige auf Instagram, Twitter, LinkedIn und Facebook geteilt. Daraufhin meldete sich eine Dame auf Instagram und schrieb öffentlich:

„Hallo, die genaue Berufsbezeichnung (zertifiziert nach DGP) nennt sich Atmungstherapeut*in. Atmungstherapeuten gibt es als Beruf in Deutschland bisher nicht. Ich habe diese 2jährige Zusatzausbildung abgeschlossen. Dies ist eine Fachweiterbildung analog der Fachweiterbildung für Anästhesie & Intensivpflege bzw. in einigen Bundesländern Anästhesie und Intensivmedizin. Ich denke, mit korrekter Berufsbezeichnung erhöhen Sie die Bewerberrate um ein Vielfaches. Viel Glück. 🍀👍“

Was habe ich gemacht? Das Keyword Atmungstherapeut natürlich schnellstens in den Anzeigentitel ergänzt. Und, noch viel wichtiger: Ich habe die Dame angeschrieben, ob sie denn nicht Lust auf den Job hätte, da sie uns nun schon so toll geholfen hat. Inzwischen waren zwei Hospitationen terminiert und die Dame schreibt mir regelmäßig auf Instagram das Neueste aus ihrem Bewerbungsprozess.

Candidate Experience: Wenn Bewerber nachhaltig dankbar sind

Wenn eine Einstellung durch einen sehr ausführlichen persönlichen Kontakt zustandegekommen ist, bleibt die Verbindung zum Recruiting Team oft nachhaltig erhalten: „Ich wollte mich bedanken, dass Sie sich so gut um mich und um eine Stelle in Ihrem Unternehmen gekümmert haben. Dr. xy hat sich für mich entschieden. Ich bin sehr zufrieden mit dem Job und fühle mich sehr wohl!“, schrieb eine ehemalige Bewerberin (jetzt neue Mitarbeiterin) kürzlich. Ich habe sie gleich in unser Recruiting Büro eingeladen. Vielleicht lässt sie sich noch für ein Mitarbeitervideo gewinnen? Als erstes brachte sie mal Milka Pralinen als Dankeschön vorbei!

• Eine andere Rückmeldung via WhatsApp: “Ich finde euren Service wirklich klasse!”
• “Wunderbar, wie unkompliziert das alles geklappt hat!”

Wenn Emotionalität in der Bewerberansprache funktioniert

Zur Beschreibung und Auseinanderhaltung unserer Standorte habe ich mir für unser Karriereportal, unseren ChatBot und unsere Stellenanzeigen emotionale Aufhänger überlegt. Direkt im Stellenanzeigentitel heißt es jetzt „Job xy…

• …im Kunstkrankenhaus“ (unser Standort Westend mit Skulpturengarten und Gemäldeausstellungen auf den Stationen mit eigener Kuratorin),
• …im familiären Krankenhaus“ (unser kleiner 260-Betten-Standort in Mitte) oder
• …im Krankenhaus im Grünen“ (unser Standort in Köpenick, hier war auch „Krankenhaus am See“ im Gespräch, aber das gab Verwechslungsgefahr mit einem anderen Träger und außerdem ist der See 1,6km entfernt, da wollten wir auch nicht schummeln).

Verträgt SEO softe Keywords?

Den Recruiting Dienstleistern, mit denen wir zusammenarbeiten, stehen meist die Haare zu Berge: Solche Keywords sind doch überhaupt nicht relevant für die Suchmaschinen, das ist doch reine Platzverschwendung! Sehe ich anders. Bewerber sind am Ende keine Maschinen, sondern Menschen. Und wenn sie in einer – ansonsten selbstverständlich suchmaschinenoptimierten – Stellenanzeige einen emotionalen Klickanreiz finden, reagieren sie darauf. Denn dadurch unterscheidet sich die Stellenanzeige von anderen suchmaschinenoptimierten Anzeigen.

Kürzlich erst nahm wieder ein Bewerber um eine Assistenzarztstelle, der leider eine Absage von der Fachabteilung erhalten hatte, Bezug darauf: „Vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Das ist sehr schade für mich, dass ich eine Absage erhalten habe. Denn ich bin nicht nur Arzt, sondern auch Musiker mit sehr viel Einfühlungsvermögen. Insofern wäre eine Arbeit im Kunstkrankenhaus natürlich schön gewesen.“

Interessanter Nebeneffekt: Bewerber, die einem schnellen Recruitingprozess nicht trauen

Zu unserer neuen Recruitingstrategie gehört es nicht nur, den Bewerbungsprozess emotionaler zu gestalten, sondern auch schneller. Das liegt ja nahe. Schnellbewerbungen bearbeiten wir so gut wie möglich noch am selben Tag, WhatsApp Business ist im Browser auch immer auf, wenn ich am Schreibtisch sitze.

Das gibt dann Rückmeldungen wie diese: “Vielen Dank für die äußerst schnelle Antwort. Ihr seid als Arbeitgeber nach allem, was ich bisher gehört und erlebt habe, ‘ne Wucht! Ganz, ganz lieben Dank. Vor allem auch für diese herzliche, offene Art und Weise. Das weiss ich sehr zu schätzen.”

Spannend finde ich folgende Beobachtung: Während manche Bewerber begeistert über die Geschwindigkeit sind, mit der wir uns melden, finden andere sie so ungewohnt, dass sie der Sache nicht trauen. Dann müssen wir uns für unseren schnellen Bewerberservice praktisch entschuldigen! Der Mailverkehr sieht dann zum Beispiel so aus:

„Ich habe mich jetzt bei den DRK Kliniken Berlin für mehrere Stellen beworben, wofür ich auch qualifiziert bin. Ich finde es allerdings sehr kurios, wie schnell die Absagen mich erreichen, manchmal innerhalb von Stunden. Nur aus reiner Neugier, wird meine Bewerbung überhaupt gelesen oder ernstgenommen? Oder wird sie sofort abgelehnt, weil mein Studium im Ausland war oder wegen meines Nachnamens? Oder gibt es einen anderen Grund? Es ist nur relativ auffällig wie schnell ihr seid mit Absagen.“

Gute Candidate Experience auch bei einer Absage wichtig

Meine Antwort, um auch bei Absage eine möglichst gute Candidate Experience zu gewährleisten, lautet dann:

„Hallo xy, wir arbeiten seit ca. 1 Jahr daran, unseren Recruitingprozess zu modernisieren. Dazu gehört es, Bewerbungsunterlagen nicht wie früher oder wie andere Unternehmen es heute noch tun, wochenlang liegen zu lassen, sondern sofort zu bearbeiten und euch als Bewerbern so schnell wie möglich eine Rückmeldung zu geben. Wir prüfen die Unterlagen genauso sorgfältig wie früher, nur eben sofort, wenn sie eingegangen sind.

Warum die Fachabteilungen sich gegen dich entscheiden, darauf habe ich keinen Einfluss und kenne auch keine Gründe. Ich kann dir nur allgemein sagen, dass wir auf Stellen für deine Qualifikation sehr viele Bewerbungen bekommen. Das werden manchmal 40 Stück. Darunter sind fast alles Bewerber mit der grundsätzlichen passenden Qualifikation. Die Entscheidung fällt dann am Ende wegen den Jahren der Berufserfahrung in genau dem Bereich, für den wir suchen, oder aufgrund bestimmter Spezialisierungen. Ich hoffe, du verstehst jetzt ein bisschen besser, wie wir arbeiten!“

Bewerbungserfolge in Zahlen

Ein HRler schrieb in einem sozialen Netzwerk: „Schön zu sehen, dass auch kleinere Unternehmen mit weniger Budget versuchen, sich im Recruiting stärker mit Transparenz und Kennzahlen zu befassen. Ein paar erste Schritte in die richtige Richtung. Hoffe es geht so weiter.“ Ich finde zwar, dass es mehr als „ein paar erste Schritte in die richtige Richtung“ sind, wenn die Kosten für die Schaltung von Stellenanzeigen halbiert wurden, die Bewerberzahlen um 116 Prozent gestiegen sind (von 3.248 zu 7.035 Bewerbungen) und sich die Page Views auf der Karriereseite verdreifacht haben, wie ich damals berichtete. Wenn das allerdings noch nicht ausreichend überzeugt, schiebe ich hier noch weitere Zahlen nach:

• Unser Standort Köpenick meldet 55% weniger offene Stellen in den Pflege- und Funktionsteams im Vergleich Januar 2020 und Dezember 2020.
• Unser Standort Westend meldet 30% mehr Einstellungen in den Pflege- und Funktionsteams im Vergleich 2019 zu 2020, die Steigerung im Zyklus davor hatte 22% betragen, doch die Zahl der Einstellungen war durch die Kündigungsrate fast ausgeglichen worden. D.h. mit nur 16% der Neueinstellungen wurden längerfristige Löcher in der Personaldecke gestopft und die Pflegeteams wirklich aufgestockt, alles andere war nur „akutes Feuerlöschen“. Im Jahr 2020 ist es durch Maßnahmen der Pflegedienstleitung gelungen, die Fluktuation drastisch zu senken, sodass über die geringere Kündigungsrate und die höhere Einstellungsrate 46% der Neueinstellungen zur echten Aufstockung des Pflegepersonals dienten.

Ich finde, das sind ganz wunderbare Zahlen – und sie sind eine unmittelbare Folge unserer optimierten Candidate Experience.

Was wir sonst noch so in den letzten Wochen umgesetzt haben

Was habe ich außer der Optimierung der Candidate Experience sonst noch in den ersten Wochen des neuen Jahres in Sachen Recruitingstrategie umgesetzt? Nun, von unserem neuen ChatBot / Digitalen Recruiting Assistenten (erste Bewerbungen sind darüber schon eingegangen) und von unserem Test der Plattform Jobmatch.me hatte ich euch schon berichtet.

Außerdem habe ich eine Bewerberbefragung eingerichtet, die allerdings aus technischen Gründen bisher nur abgesagte Bewerber erhalten, was das Ergebnis etwas verfälscht. Daher muss ich hier noch nachbessern. Begeistert bin ich darüber, wie toll unsere Mitarbeitenden bei der internationalen #JerusalemaChallenge mitgemacht haben. Das erste gemeinschaftliche Tanzvideo kam intern so gut an, dass wir in die zweite Runde gegangen sind und weitere #Jerusalema Videos aus den Teams entgegennehmen.

Es wurden so viele Clips eingereicht, dass unsere Kreativwerkstatt mindestens noch zwei weitere Videos daraus schneiden kann. Was für unser Marketing wirklich super ist, denn durch den internationalen Hashtag wurde bereits das erste Jerusalema Video mit fast 11.000 Aufrufen (Stand 10.2.21) das meistgesehene Video auf unserem Youtube Kanal:

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