Eine Steigerung der Bewerberzahlen von 3.200 auf 15.300+ pro Jahr, 8 Auszeichnungen incl. Deutscher Preis für Onlinekommunikation und 50 Medienberichte incl. Tagesschau: Das ist die Bilanz meiner fünfjährigen Tätigkeit als Leiterin Strategisches Recruitment bei den DRK Kliniken Berlin. Ab 2025 habe ich beruflich neue Pläne und reflektiere aus diesem Anlass mal ein wenig.
Nach insgesamt 14 Jahren Vollzeit-Festanstellung bei der Diakonie Deutschland (02/2011-12/2019) und den DRK Kliniken Berlin (01/2020-12/2024) werde ich mit einem kleinen, 3-monatigen Sabbatical in Australien ins neue Jahr und die neue Lebensphase starten. Danach kehre ich in einer anderen Funktion – als Inhouse Beraterin Strategisches Recruitment – teilweise zu den DRK Kliniken Berlin zurück.
Durchschnittlich eine Woche im Monat werde ich bei strategischen Entscheidungen begleiten, im Projektmanagement unterstützen und besondere Vorhaben wie die Kooperation mit der Universiteti Aldent in Tirana zur Rekrutierung albanischer Pflegekräfte begleiten. Die Leitung und das operative Recruiting-Geschäft gebe ich an meine bisherige Teammitarbeiterin Aline Creifelds ab. Sie hat sich im Rahmen einer zertifizierten, 6-monatigen IHK-Weiterbildung als Recruiterin dafür qualifiziert. Als erstes eigenes Schwerpunktprojekt plant sie in 2025 ein mehrtägiges Corporate Influencer Event.
Selbstständigkeit als Beraterin und Autorin
Daneben werde ich meine Selbstständigkeit und Freiberuflichkeit ausbauen – im Bereich Recruiting-Beratung, aber vor allem als freie Autorin/Publizistin/Texterin (gerne schreibe ich auch für euch Stellenanzeigentexte, Blogartikel, Interviews, Artikel für Fachzeitschriften oder als Co-Autorin ganze Bücher) und mit ein bisschen Glück auch als Musikerin.
Denn wie viele von euch vielleicht gar nicht wissen, hat meine Karriere nach dem Studium der Kommunikationswissenschaften und Anglistik als Hörfunkredakteurin und freie Journalistin begonnen. Es war schon immer mein Wunsch zu schreiben und künstlerisch zu arbeiten. Aufgrund einer familiären Ausnahmesituation musste ich dann aber „vernünftig sein“.
So sehr mich die Richtung, die meine Karriere sehr zufällig genommen hat, inspiriert hat, und so dankbar ich für die Stabilität, die sie meiner Familie geboten hat, bin, so klar war für mich aber auch immer, dass ich nach der Familienphase zu meinen Ursprüngen zurückkehren möchte. Aber wie gesagt: Ihr müsst nicht traurig sein. Ich werde weiterhin spannende Recruiting-Projekte bei den DRK Kliniken Berlin und in anderen Gesundheitseinrichtungen begleiten. Die Learnings werde ich weiterhin in diesem Blog und dem zugehörigen Newsletter an euch weitergeben.
Der geeignete Moment, um zu reflektieren
Trotzdem ist diese Neuorientierung natürlich der geeignete Moment, um zu reflektieren und ein Zwischenfazit zu ziehen. Ich möchte hier nicht nur Erfolgshymnen singen, sondern auch selbstkritisch sein. Natürlich muss ich mich der Frage stellen: Hat es sich denn nun für das Unternehmen gelohnt, die Personalkosten für ein vierköpfiges Team (Leitung, Recruiterin, Werkstudentin, Minijobber) und ein jährliches Sachkostenbudget von 150.000 Euro für das moderne Recruiting aufzubringen? Für einen gemeinnützigen Träger ist das sehr viel Geld, im Vergleich zu den Recruitingausgaben von Wirtschaftsunternehmen aber sehr wenig. Zumal wir das Sachkostenbudget seit drei Jahren nicht mehr ausschöpfen.
Nun, es gibt immer noch Personallücken und Leasingkosten. Kein noch so engagiert arbeitendes Recruiting Team kann den Pflegenotstand beheben. Und an manchen Stellschrauben kann das Recruiting Team mangels Zuständigkeit einfach nicht drehen. Aber es gibt nach fünf Jahren auch einen großen Imagegewinn bei der Zielgruppe Bewerber*innen. Und das meiner Meinung nach beste Karriereportal der Welt. Eine klar definierte Arbeitgebermarke, die nach außen und innen ausstrahlt. Zahlreiche Bewerbungen von Pflegekräften und anderen Krankenhausberufsgruppen ganz ohne (teure) Recruitingdienstleister oder Stellenbörsenschaltungen. Man möchte sich nicht ausmalen, wie die Situation aussähe, wenn in Sachen Personalgewinnung alles beim Alten („post & pray“) geblieben wäre.
Es ist noch Luft nach oben
Andererseits muss ich zugeben, dass ich bei manchen Punkten nicht so weit gekommen bin, wie ich gehofft hatte. Es ist immer noch Luft nach oben. So konnten wir trotz unaufhörlicher interner Aufklärung und Schulung immer noch nicht alle Fachabteilungen davon überzeugen, ihren Bewerbungsprozessen höchste Priorität einzuräumen. Und sie konsequent im digitalen Bewerbermanagementsystem zu dokumentieren.
Immer noch gibt es interne „Flaschenhälse“, die die Candidate Experience verlangsamen. Die Ausräumung dieser Hindernisse ist die Basis für schnelles und erfolgreiches Recruiting. Ganz wichtig wäre meiner Meinung nach auch die Definition von WhatsApp als verpflichtender Standardkanal für die Bewerber*innen-Kommunikation für alle Abteilungen. Kaum noch jemand liest regelmäßig seine*ihre E-Mails oder hört die Mailbox ab! Nein, auch dann nicht, wenn er*sie sich beworben und diese Kontaktdaten in der Bewerbung angegeben hat. Man gibt ja auch seine Straße und Hausnummer an, ohne zu erwarten, dass die PDL an der Tür klingelt.
Wie oft chatten wir vom Recruiting Team auf WhatsApp mit Kandidat*innen, die Einladungen zum Vorstellungsgespräch oder Jobzusagen per Mail und Telefon (angeblich) nicht erhalten haben. Es ist ein bisschen wie mit den Socken, die auf mysteriöse Weise in der Waschmaschine verschwinden. Die verantwortlichen Führungskräfte oder ihre Sekretariate beteuern, dass alles korrekt versandt wurde. Aber schon im Studium habe ich gelernt: Kommunikation ist immer das, was ankommt. Nicht das, was ich dachte, übermittelt zu haben. Im besten Fall können wir als Recruiter*innen solche verzögerten Prozesse noch retten und die Einstellung nachholen. Im schlimmsten Fall gehen uns die Kandidat*innen verloren.
Das Potenzial vollumfänglich ausschöpfen
Als Reaktion auf unsere Erfolgskennzahlen gibt es garantiert immer jemanden, der*die bezweifelt, dass die 15.300 Bewerbungen wirklich brauchbar sind. Zuletzt beim Pitch vor der Jury des HR Excellence Award 2024, den wir in der Kategorie „Employer Branding“ gewonnen haben.
Meine Antwort: Meine Güte, natürlich ist bei 15.300 Bewerbungen auch Ausschuss dabei! Natürlich sind das keine 15.300 examinierten Pflegefachkräfte, die jährlich Schlange stehen, um mit großer Freude Vollzeit im 3-Schicht-System zu arbeiten. Aber Personalgewinnung funktioniert eben wie ein Trichter („Funnel“): Je mehr Kandidat*innen man oben reinschüttet, desto mehr Einstellungen kommen unten raus. Und wir haben z.B. in den letzten Jahren mehr Personen im Pflege- und Funktionsdienst eingestellt als gekündigt haben. Also nicht nur nachbesetzt, sondern aufgestockt.
Und ganz sicher handelt es sich bei den 15.300 Bewerbungen keinesfalls um Spam-/Bot-Nachrichten oder Personen ohne jegliche passende Qualifikation z.B. aus dem Ausland. Solche Kontaktanfragen bekommen wir nämlich per WhatsApp und nicht über unsere Onlinebewerbungsformulare. Und wir sagen sie sofort ab, ohne dass sie überhaupt in unsere Bewerberstatistiken einfließen.
Zu jung, zu unqualifiziert, zu… falsch?
Die häufig geäußerte Annahme, dass es sich bei der großen Bewerbermenge wahrscheinlich vor allem um Nachwuchs (Azubis, Praktikanten und FSJler), nicht aber um Fachkräfte handele, können wir mit Zahlen aus dem Bewerbermanagementsystem widerlegen. Der deutlich größere Anteil der Bewerbungen (68%, Stand Mitte Nov. 2024) stammt aus dem Bereich der berufserfahrenen Personen.
Auch die Theorie, dass die Bewerbungen aus weniger relevanten Berufsgruppen kämen, kann nicht bestätigt werden: Der Anteil der Bewerbungseingänge im Bereich Pflege- und Funktionsdienst lag bei 42% der Gesamtbewerberzahl (Stand Mitte Nov. 2024) und konnte im Jahr 2024 auf den höchsten Wert seit Beginn der Evaluation gesteigert werden.
Nutzbare Potenziale
Für jene Bewerber*innen, die wir (noch) nicht einstellen können, gäbe es Möglichkeiten, um das Potenzial besser auszuschöpfen. Man muss sich das doch einmal vor Augen führen: Es gibt Menschen, die trotz Pflegenotstand und negativer Medienberichterstattung im Gesundheitswesen arbeiten möchten und die Situation deutlich entspannen könnten. Viele Menschen! Aufgrund von unflexiblen Stellenplänen, mangelnden Refinanzierungsmöglichkeiten, einschränkenden Gesetzen, starren Schichtsystemen und unklaren Zuständigkeiten erhalten sie aber keine Chance. Helfen würden meiner Meinung nach (nur mal ein paar Ideen):
- Entwicklungsprogramme für B-Zielgruppen wie Pflegehelfer*innen mit Pflegebasiskurs, Pflegefachassistent*innen oder Minijobber*innen, die eingestellt und nach Arbeitsantritt im Unternehmen individuell betreut werden, um sie zeitnah zu examinierten Pflegefachkräften bzw. zu Teilzeit- oder Vollzeitkräften weiterzuentwickeln.
- Innovative Ansätze wie unser Programm für Medizinstudent*innen im Pflegeteam der Intensivstation oder Planstellen für Physician Assistants in den Funktionsbereichen, die helfen würden, Pflegeengpässe abzufedern.
- Individuelle Unterstützung für vielversprechende ausländische Bewerber*innen in der Pflege, die bereits in Deutschland und mitten im Anerkennungsprozess steckengeblieben sind, weil sie Bescheide nicht verstehen, durch Prüfungen fallen oder in ihrer Hilflosigkeit wilde Massenmails schreiben, anstatt sich gezielt an einer Stelle beraten zu lassen. Trotz vorhandener Anpassungskurse erhält nur ein Bruchteil dieser Zielgruppe eine Chance, weil die Betreuung sehr aufwändig ist.
- Eine topmoderne Dienstplan-App mit KI-Technologie, in der die Dienstplanung sich völlig vom 3-Schicht-System, Team-System etc. löst. Jede Pflegefachperson kann Wunschdienstzeiten und -länge und Wunschtage eintragen, auf welchen Stationen sie bereit wäre zu arbeiten, welche im Dienstplan notwendigen Zusatzqualifikationen (wie Praxisanleitung) sie mitbringt, und durch Künstliche Intelligenz wird daraus ein Dienstplan für das gesamte Unternehmen errechnet. Im System können ohne Freigabe durch Vorgesetzte Dienste getauscht oder unbesetzte Dienste per Klick übernommen werden – und somit bietet es Pflegekräften absolute Flexibilität bei den Arbeitszeiten.
Wirklich vorbildlich finde ich die Arbeit des Referats Pflegeentwicklung bei der DRK-Schwesternschaft Berlin. Dort konzipiert meine Kollegin Juliane Winkler neue Stellenprofile für Pflegefachkräfte mit Studium, um sie nicht als Unterstützung in den Pflegeteams zu verlieren, ihnen aber gleichzeitig die Möglichkeit zu bieten, sich mit ihren akademischen Kompetenzen strukturiert einzubringen.
Wie wird es weitergehen?
Soweit mein kleines Fazit. Es hat mir wirklich großen Spaß gemacht, meine bei der Diakonie, aber auch auf anderen Stationen meiner beruflichen Reise erworbenen Kompetenzen direkt an der Basis in einer Gesundheitseinrichtung, die ich sehr liebgewonnen habe, einzusetzen und auf der grünen Wiese ein modernes Recruiting aufzubauen. Es bleibt spannend, wie es für mich und für die DRK Kliniken Berlin weitergehen wird.
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Maja Roedenbeck Schäfer
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