Welche kostenlosen Möglichkeiten gibt es, „schwierige“ Stellenanzeigen doch noch an den richtigen Bewerber zu bringen? Vom Pausentrick über den Stationentrick bis hin zur Content Offensive stelle ich in meinem neuen Bericht aus dem Strategischen Recruitment der DRK Kliniken Berlin verschiedene Ideen vor. Außerdem wurde mein Team durch eine erschreckende KPI Zahl aufgerüttelt. Der gehe ich hier auf den Grund.

Inhalte dieses Strategieberichts

  1. Stellenanzeigen für schwer zu besetzende Stellen via Content Offensive verbreiten
  2. Evaluation: Warum stellen wir einen so geringen Prozentsatz unserer Bewerber:innen ein?
  3. Willkommen, liebe Azubis! Eine Idee der Firma Otto für uns adaptiert
  4. Social Media Grafiken mit Photoshop Vorlagen selbst machen
  5. Unsere Recruiterin / Integrationscoachin für ausländische Pflegekräfte ist da!

Was tun, wenn partout keine Bewerbungen kommen?

Wenn man eine Stellenanzeige für eine schwer zu besetzende Stelle vorliegen hat, gibt es nur eine begrenzte Anzahl von Möglichkeiten, sie zu verbreiten. Man kann sie im eigenen Karriereportal und in allen Onlinestellenbörsen, mit denen man zusammenarbeitet, veröffentlichen. Und in jedem Social Media-Kanal einmal teilen.

Vielleicht noch in passenden Fachgruppen in sozialen Netzwerken oder Karrierenetzwerken, in denen man Mitglied ist. Und man kann sie an ein paar persönliche Kontakte senden. Sollte die Stelle dann immer noch nicht besetzt sein, gibt es folgende geldbeutelschonende Tricks. Bevor man mit teuren oder aufwändigen Methoden wie Active Sourcing beginnt.

Der Neuschreibtrick für Stellenanzeigen

Man kann die Stellenanzeige nochmal neu und sorgfältiger texten, mit neuem Titel, neuem Einleitungstext. Bitte auch mit neuer Referenznummer, neuer URL und neuem Aufgabenschwerpunkt. Oder anschaulicher beschriebenen Aufgaben und Benefits. Dann bitte das Veröffentlichungsspielchen wiederholen.

Dieser Trick klappt aber nur, wenn die Stellenanzeige nicht nur ein kleines bisschen abgeändert, sondern wirklich komplett neu geschrieben ist. Sie soll (fast) wie eine Ausschreibung für eine andere Position wirken. Idealerweise legst du auch im Bewerbermanagementsystem (ATS) die Anzeige technisch ganz neu an. Nicht nur den Text in der vorhandenen Anzeige anpassen! Das kann wichtig für Google sein. Zum Beispiel, wenn dein ATS automatisch ID-Nummern in die URL einfügt, die sich nicht nachträglich ändern lassen. Dadurch kann die Suchmaschine Rückschlüsse auf die frühere Anzeige ziehen.

Der Pausentrick für Stellenanzeigen

Man kann eine Pause machen, um nicht den Eindruck einer „Daueranzeige“ zu erwecken. Das heißt, du deaktivierst die Anzeige und schaltest sie nach zwei Monaten erneut. Die Pause ist sowohl für die Suchmaschinenoptimierung (SEO, Google Jobs) gut als auch für die Wirkung auf den:die Bewerber:in.

Aber denk dran, dass die Pause lang genug sein muss! So lang, dass die Anzeige auch aus den Stellenbörsen, in die deine Anzeigen durch das ATS automatisch ausgespielt werden, erstmal verschwindet. Meist werden die Änderungen nämlich nicht in Echtzeit, sondern mit etwas Verzug synchronisiert.

Der Stationentrick für Stellenanzeigen

Man kann eine Stellenanzeige für die gesuchte Berufsgruppe (sagen wir Ergotherapeut) auf einer anderen (beliebteren) Station schalten. Obwohl dort gerade gar keine Position frei ist. Die Idee dahinter ist, so an Kontakte zu kommen. Ein Beispiel wäre eine Ausschreibung für die beliebtere Kinder- und Jugendpsychiatrie statt für die Geriatrie, wo man eigentlich gerade die Ergotherapeuten braucht.

Den Bewerber:innen sagt man dann, dass die Stelle auf der beliebten Station inzwischen schon besetzt sei. Aber dass man ihnen anbieten kann (ehrlich gemeintes Angebot!), zunächst über die unbeliebtere Stelle ins Unternehmen einzusteigen. Um später, sobald im gewünschten Bereich etwas frei wird, als interner und somit bevorzugter Bewerber dorthin zu wechseln.

Und wenn er sich darauf nicht einlässt?

Selbst wenn der Bewerber sich darauf nicht einlässt, kann man seinen Kontakt noch gebrauchen. Indem man ihn fragt, ob er nicht Bekannte in seiner Berufsgruppe hat, die sich für den benötigten Bereich interessieren könnten. „Wir bekommen sehr viele Bewerbungen von Ergotherapeuten, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten möchten, aber kennst du zufällig jemanden, der gerne mit Senior:innen arbeitet? Das würde uns sehr helfen!“

Was soll das bringen?

Diese Art der Ansprache transportiert unterschwellig verschiedene Informationen. Zum besseren Verständnis habe ich etwas gemein / übertrieben formuliert:

  • Wir bekommen durchaus Bewerbungen (und sind ein beliebter Arbeitgeber), bloß halt gerade ausgerechnet für diese eine Stelle nicht
  • Du willst mit Kindern arbeiten? Na, das will ja wirklich jeder. Bist du nicht vielleicht etwas weniger „Mainstream“ und lässt dich auf eine andere Klientel ein?
  • Du bist doch bestimmt ein sozialer Mensch mit einem Helfersyndrom, sonst hättest du nicht in einen Beruf „mit Menschen“ gewählt. Kannst du uns bitte, bitte helfen?

Dieser Trick setzt natürlich voraus, dass die Station, für die gesucht wird, auch gewillt ist, einen Mitarbeiter einzusetzen, der Berufserfahrung aus einem ganz anderen Bereich (aber die gesuchte Qualifikation) mitbringt. Also zum Beispiel einen Ergotherapeuten aus dem Kinder- und Jugendbereich auf der Geriatrie. Und einen Mitarbeiter, der vielleicht nach kurzer Zeit schon wieder in einen anderen Fachbereich wechselt. Das finden die Stationen manchmal nicht so toll. Aber ist es nicht besser als die Stelle gar nicht zu besetzen? Und vielleicht gelingt es durch ein super Onboarding ja doch, den neuen Mitarbeiter im Team zu halten. Dazu unten mehr.

Der Aufteiltrick für Stellenanzeigen

Man kann eine Vollzeitstelle als zwei Teilzeitstellen mit halbiertem Aufgabenbereich und ggf. für unterschiedliche Qualifikationen ausschreiben. Wir hatten folgendes Beispiel: 50% Sekretärin / Stationsassistentin und 50% Kodierfachkraft statt 100% Kauffrau / Medizinische Fachangestellte / Krankenpfleger.

Auf diese Weise kann man mit dem Gehalt für die schwierigeren Aufgaben etwas hochgehen, ohne sich finanziell allzu sehr aus dem Fenster zu lehnen. Weil man mit dem Gehalt für die einfacheren Aufgaben ja runtergeht. Eine Teilzeittätigkeit spricht auch nochmal eine neue Zielgruppe an, die die bisherige Vollzeitstelle vielleicht noch nicht angesprochen hat.

Der Talentpooltrick für Stellenanzeigen

Man kann eine allgemeine Stellenanzeige für Initiativbewerbungen der gesuchten Berufsgruppe („Talentpool“) veröffentlichen. Darin beschreibst du verschiedene Einsatzmöglichkeiten für die Berufsgruppe im Unternehmen. Gleichzeitig deaktivierst du die Dauerausschreibung für die konkrete freie Stelle. Denn Talentpools suggerieren das Gegenteil von Personalmangel, an den der Bewerber bei deiner Dauerstellenanzeige sonst sofort denkt.

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Die Schlagworte „Talentpool“ und „Initiativbewerbung“ transportieren eine bestimmte Botschaft. „Bei uns sind alle Stellen besetzt, aber wenn du möchtest, kannst du deine Unterlagen trotzdem mal herschicken, und wir schauen sie uns an, wenn wieder was frei ist. Vielleicht können wir dir sogar die Wahl zwischen verschiedenen Einsatzbereichen bieten.“ Das klingt doch gleich nach einem viel attraktiveren Unternehmen, oder?

Die Content Offensive: Stellenanzeigen via Storytelling verbreiten

Manchmal reicht das alles noch nicht aus. Der sechste Trick ist darum das, was ich hier mal „Content Offensive“ nennen will. Man produziert Video-, Foto- oder Textinhalte, die zu der schwierigen Stellenanzeige passen. Und dann verlinkt man die Stellenanzeige in jedem dieser Inhalte. Normalerweise sind das Mitarbeiterportraits in den verschiedensten Formaten. Kurze Steckbriefe, lange Karriereregeschichten, Reportagen aus dem Arbeitsalltag der Station, Videointerviews, Freizeit- und Hobby-Geschichten.

Jeder Beitrag ermöglicht es dem Recruiter, die Stellenanzeige erneut einzubinden. Und über die Social Media-Kanäle zu teilen und die Mitarbeitenden erneut dazu aufzurufen, die Inhalte zu teilen und die darin verlinkte Stellenanzeige so zu verbreiten. Mitarbeiter:innen teilen sowieso lieber Geschichten auf ihren privaten Social Media-Profilen als nüchterne Stellenanzeigen.

Textinhalte zusätzlich zu Stellenanzeigen auch für die Suchmaschine wichtig

Auch die Suchmaschinen freuen sich über ausführliche Textinhalte. Und die Wahrscheinlichkeit, dass ein solcher über Google gefunden und oben gelistet wird, ist sogar größer als dass eine Stellenanzeige gefunden wird. Dieses Vorgehen via „Content Offensive“ habe ich zuletzt mit drei schwer zu besetzenden Positionen durchgeführt.

Beispiel 1: Mitarbeiter:in in der Qualitätssicherung

40 (!) Bewerbungen haben wir auf die Stellenanzeige „Absolvent:in / Student:in Gesundheitsmanagement / Health Care Management oder Kodierfachkraft als Mitarbeiter:in in der Qualitätssicherung im Krankenhaus“ schon bekommen. Was wirklich viel ist. In anderen Bereichen würden wir uns über solche immensen Bewerberzahlen sehr freuen. Doch für die Teamleiterin der Qualitätssicherung war nichts Passendes dabei. Nach dem Vorstellungsgespräch oder spätestens in der Probezeit sprangen die Kandidat:innen ab. Weil die Aufgaben anscheinend doch nicht ihren Vorstellungen entsprachen. Irgendwann kamen gar keine Bewerbungen mehr.

Mindestens dreimal haben wir die Anzeige neu getextet, um die Erwartungen in die richtige Richtung zu lenken. Doch offenbar reichte der Platz in einer Stellenanzeige dafür nicht aus. Schließlich haben wir uns entschlossen, ein Interview mit der Teamleiterin zu veröffentlichen. Darin füllt sie den eher trockenen „Zahlenjob“ mit Leben und Leidenschaft. Dieses Interview haben wir noch einmal über alle Kanäle gestreut. Hier ist es: „Unsere Zahlen helfen, die Patientenversorgung zu verbessern!“: Claudia, Leiterin Qualitätssicherung. Vorläufiges Ergebnis: Ein neuer Schwung Bewerbungen. Darunter drei interessante, ein Vorstellungsgespräch wird geführt. Das Recruiting Team drückt die Daumen!

Beispiel 2: MTRAs für die Radiologie

Während die Radiologie am Standort Westend gut besetzt ist, nachdem sich der Leitende Radiologieassistent Nermin für ein Mitarbeitervideo und einen riesengroßen LKW-Aufkleber zur Verfügung gestellt hatte, suchen wir für die Radiologie am Standort Mitte dringend mehrere MTRAs. Auch perspektivisch, denn einige Kolleg:innen werden in nächster Zeit in den Ruhestand gehen.

Auch in diesem Fall haben wir mehrfach die Stellenanzeige umgetextet. Einmal haben wir die nagelneuen Geräte in den Mittelpunkt gerückt, einmal die Möglichkeit, bei aktuellen Projekten wie dem Umbau der Abteilung mitzureden. Mit magerem Erfolg. Es meldeten sich eine MTRA, die aber nur als Honorarkraft arbeiten möchte. Einige Medizinische Fachangestellte mit Röntgenschein, die wir aufgrund der Fachkraftquote im Moment nicht einsetzen können. Und einige Interessent:innen an der Ausbildung zur:zum MTRA, die wir voraussichtlich erst ab nächstem Jahr anbieten.

Social Media-Inhalte aus der Radiologie

Nächster Versuch: eine Content Offensive! Nach einiger Überzeugungsarbeit gelang es der Leitenden MTRA Carola, das gesamte Team dafür zu gewinnen, sich wenn auch nicht für Mitarbeitervideos, so doch für Mitarbeitersteckbriefe (Text und Bild) im Karriereblog zur Verfügung zu stellen. Einen ganzen Vormittag verbrachten wir in der Radiologie. Carola selbst ging mit gutem Beispiel voran und setzte sich sogar vor die Videokamera.


Das Video wird von Youtube eingebettet. Bitte vor dem Abspielen die Datenschutzhinweise unter Punkt "Plugins und Tools" beachten.

Bei den Mitarbeitersteckbriefen machten Sabina, 62, Tanzila, 22, Sylvia, 55 und Kerstin, 57, und drei weitere Kolleginnen mit. In jedem Steckbrief können wir die Stellenanzeige für MTRAs erneut verlinken. Und werden nun ab Januar eine kleine Social Media Serie laufen lassen. Wöchentlich stellt sich eine Mitarbeiterin aus dem Team vor.

Ein Nebeneffekt: Wir vom Recruiting Team haben einen Schwung Mitarbeitende ganz persönlich kennengelernt. Können uns nun besser in ihren Arbeitsalltag hineinversetzen und bessere Texte und Stellenanzeigen schreiben. Und durch den persönlichen Draht und unser Engagement für das Team gelingt es vielleicht auch, den einen oder die andere Kollegen:in für weitere Personalmarketing Aktionen (Instagram Takeover, Mitarbeiter werben Mitarbeiter) zu gewinnen.

Der Text für den ersten Social Media Beitrag steht auch schon

#MTRATeamMitte In einer kleinen Serie stellen wir euch in den nächsten Wochen das MTRA Team aus der Radiologie Mitte vor. Denn dort wird Unterstützung gesucht und wir dachten, wenn Du erstmal siehst, wie supernett dort die Kolleginnen sind, und ihre Lebensgeschichten liest, schickst Du bestimmt sofort Deine Bewerbung los! Sylvia, Kerstin, Sabina… insgesamt machen acht Kolleginnen mit und den Anfang macht heute Tanzila.

Sie ist seit einem Jahr mit ihrer MTRA Ausbildung fertig und hat danach bei uns eine Festanstellung angenommen. Sie war sich zuerst unschlüssig, in welchem Bereich sie arbeiten möchte, doch die Kolleg:innen haben sie überzeugen können, zuerst Berufserfahrung in der Radiologie zu sammeln, bevor sie sich einem Spezialgebiet wie der Strahlentherapie zuwendet. Warum sie sich die Ausbildung als Radiologieassistentin und die DRK Kliniken Berlin Mitte als ersten Arbeitgeber ausgesucht hat, erzählt Tanzila im Steckbrief.

Beispiel 3: Eine Altenpflegerin in der Skatehalle

Am meisten Spaß macht die Methode der Content Offensive, wenn man unerwartete Geschichten erzählen kann. Bestes Beispiel: Unsere Geschichte über Altenpflegerin Tanjas Schnupperstunde in der Skatehalle Berlin:

Ob auf Station oder auf dem Skateboard – Tanja gibt einhundert Prozent! Konzentration, Selbstvertrauen und Mut sind sowohl bei ihrer Arbeit im Intermediate Care Bereich (IMC) als auch beim Besuch in der Skatehalle Berlin ganz wichtig. Unsere Altenpflegerin hatte den Gutschein für einen Skate-Kurs bei einer Mitmachaktion in unseren Social Media-Kanälen bekommen. Nun durften wir sie begleiten, als sie ihn einlöste:

„In jedem Alter kann man etwas Neues lernen“: Altenpflegerin Tanja wagt sich aufs Skateboard

Mit diesem Beitrag schlagen wir gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe:

  • Wir lenken die Aufmerksamkeit auf unser Corporate Social Responsibility Projekt, die Kooperation mit der Skatehalle Berlin. Und zeigen damit, dass wir ein modernes Unternehmen sind, das über den Tellerrand schaut
  • Wir zeigen, dass wir uns in Sachen Mitarbeiterbindung / Benefits außergewöhnliche Dinge einfallen lassen. Wie hier die Schnupperstunde in der Skatehalle
  • Wir haben die Möglichkeit, im Text die Stellenanzeige für Tanjas Abteilung einzubauen und dadurch noch einmal weiter zu verbreiten („Du möchtest in Tanjas Team arbeiten? Bewirb Dich hier!“)

All das zahlt auf die Personalgewinnung und das Employer Branding ein.

Warum die gute alte Evaluation auch bei Ladenhüter-Stellenanzeigen hilft

Zusätzlich zur Content Offensive und den anderen beschriebenen Tricks hilft es aber – wie immer – zu evaluieren. Sich die zahlenorientierten Hintergründe für ein Problem anzuschauen, um daraus Lösungen abzuleiten. Also: Warum bleiben manche Stellen so lange unbesetzt? Es liegt wahrlich nicht immer an mangelnden Bewerbungen.

Ich habe gemeinsam mit unserem Personalleiter die ersten drei Quartale des Jahres 2021 ausgewertet. Bei 300 bis 400 Stellenausschreibungen im Jahr* (leider lässt sich das nicht genau beziffern, Gründe siehe unten) halten sich Kündigungen (407) und Einstellungen (419) im 1. bis 3. Quartal 2021 die Waage, die Fluktuation wird also ausgeglichen. Hinzu kommen sogar noch die Einstellungen von Frauen, die sich entscheiden, Rotkreuzschwestern zu werden, und daher nicht über unsere Personalabteilung erfasst werden. Sodass wir am Ende deutlich mehr Einstellungen als Kündigungen verzeichnen. Das kann und muss natürlich auch sortiert nach Berufsgruppen ausgewertet werden. Damit nicht der Klassiker passiert: wachsende Verwaltung und schrumpfende Praxisteams. Die Fluktuationsberichte der Pflegedienstleitungen zeigen bisher, dass dies nicht der Fall ist.

Wie viele Ausschreibungen pro Jahr sind es denn nun?

*Nun noch kurz die Erläuterung, warum sich die genaue Zahl der Stellenausschreibungen, die wir im Jahr 2021 durchgeführt haben, nicht ganz genau beziffern lässt. Weil wir viele Talentepools für Initiativbewerbungen geschaltet haben. Aus diesen speisen sich dann oft mehrere Besetzungen pro Jahr, ohne dass die Anzeige neu geschaltet werden muss. Weil einige Stellen zwei-, drei- oder viermal hintereinander ausgeschrieben werden müssen, weil ein Kandidat vor Arbeitsantritt oder in der Probezeit wieder abspringt. Dabei ist nicht ganz eindeutig, wie oft dieser Prozess gezählt werden soll. Weil wir im hektischen Recruiteralltag manchmal nicht dazu kommen, einer Anzeige eine neue, laufende Referenznummer zu verpassen, wenn sie wieder aus dem Archiv geholt und erneut geschaltet wird.

Warum stellen wir einen so geringen Prozentsatz unserer Bewerber:innen ein?

Die Bewerbungseingänge erreichten bei uns dieses Jahr (Stand Ende 3. Quartal) 92% vom Vorjahr. Das neue, von 2019 auf 2020 um 152% gesteigerte Niveau konnte bis zum Spätsommer gehalten werden. Danach flaute es etwas ab (7.539 Bewerbungen 1. Bis 3. Quartal 2021, 2020 im selben Zeitraum: 8.196, 2019: 2.727).

Dem gegenüber steht allerdings eine Einstellungsquote (Conversion) von nur 6%. Ich wiederhole: Nur 6% der Bewerber:innen werden eingestellt! Das ist schon ein Schlag ins Gesicht für das Recruiting Team. Wie viele Bewerbungen sollen wir denn bitte schön noch heranschaffen? Das ist zumindest die erste Reaktion. Vor allem, wenn man weiß, wie viele Millionen Klicks notwendig sind, bevor 7.539 Personen sich entschließen, eine Bewerbung abzuschicken und den Prozess auch wirklich bis zum Ende durchführen, ohne sich unterwegs ablenken zu lassen.

Ja, unter den 94 Prozent Ausschuss sind natürlich ganz klar unqualifizierte, unpassende, unzuverlässige und unheimliche (sic!) Bewerber. Sowie viele, viele Initiativbewerber für bestimmte beliebte Bereiche, die wir nicht alle unterbringen können. Außerdem muss die Zahl noch etwas korrigiert werden, da die Einstellung der Rotkreuzschwestern wie gesagt noch nicht mitkalkuliert ist. Dennoch wird deutlich: Es gibt trotz Pandemie, Pflegenotstand & Co. viele Menschen, die im Krankenhaus arbeiten möchten. Und wir stellen nur wenige von ihnen ein.

Wenn das Bauchgefühl abrät

Nach vielen Gesprächen mit Verantwortlichen kenne ich auch einige Gründe. Da wäre zunächst mal das Bauchgefühl. Trotz passender Qualifikation und Berufserfahrung passt der Bewerber von der Motivation oder seinen Werten her nicht ins Team oder Unternehmen. Man befürchtet, dass er oder sie für Unruhe im Team sorgen würde. Oder er wirkt im Bewerbungsprozess schon unzuverlässig, sagt Vorstellungstermine mehrmals kurzfristig ab, zieht die Bewerbung zurück und reicht sie dann wieder ein. Oder er hat schonmal bei uns gearbeitet und man war nicht zufrieden. Zu Beginn der Pandemie hatten wir auch manchmal den Eindruck, dass jemand nur schnell an eine Impfung kommen will und uns danach wieder verlassen würde.

So ein Bauchgefühl muss man ernstnehmen, denn es beruht oft auf (schlechten) Erfahrungen. Man hat mal nicht auf sein Bauchgefühl gehört, jemanden trotz Zweifel eingestellt und hinterher ist einem das um die Ohren geflogen. Umgekehrt führt aber das Hören auf das Bauchgefühl zu skurrilen Situationen, bei denen man Bewerbern eine Absage schickt und genau dieselben Personen dann als teure Leasingkräfte vermittelt bekommt.

Was ist euch wichtiger?

Und beim Thema Unruhe im Team muss man sich (und die Teams) fragen, was ihnen wichtiger ist. Ein kleines Team aus lauter supernetten 1A-topfähigen-Kolleg:innen? Oder ein größeres Team mit mehr helfenden Händen, wo man nicht jeden mag und den einen oder die andere manchmal zum Arbeiten antreiben muss?

In Zeiten des Bewerberüberschusses kann man sich Assessment Center erlauben und die Besten der Besten herausfischen. In Zeiten des Personalmangels kann die Entscheidung lauten: Mehr B- und C-Kandidat:innen einstellen oder die Station schließen und das nette Team ganz verlieren? Das muss man den Entscheidern und den Kolleg:innen im Team als Recruiter vor Augen führen. Um dem Bauchgefühl – welches auf keinen Fall abgeschafft werden soll! – zumindest ein ausbalancierendes Gegengewicht gegenüberzustellen.

Wenn die „eierlegende Wollmilchsau“ gesucht wird

Ein anderer Fall sind die vielen, vielen Stellen, für die eine „eierlegende Wollmilchsau“ gesucht wird. Man stellt sich eine Person mit vielen verschiedenen Qualifikationen und möglichst niedrigen Gehaltsvorstellungen vor. Also genau genommen eine Person, die es nicht gibt. Beispiel: eine Person, die einerseits die Terminorganisation der Ambulanz wie eine ganz normale Medizinische Fachangestellte übernimmt und auch mit dem entsprechenden Gehalt zufrieden ist. Gleichzeitig aber arztähnliche Kenntnisse bezüglich der Krankheitsbilder mitbringt und mit dem Chefarzt, der Zuweiserin, dem OP-Team, dem medizinischen Dienstleister, der Pflegedienstleitung auf Augenhöhe dazu sprechen kann.

Wie oft habe ich Abteilungen (auch aus dem Verwaltungsbereich) am Telefon, die mir erklären, dass die bei ihnen zu besetzende Position auf diese oder andere Weise wirklich sehr speziell sei. Monatelang soll die Stellenanzeige online bleiben. Monatelang gehen Bewerbungen teils in großer Zahl ein. Aber die Nadel im Heuhaufen ist einfach nicht darunter. Trotzdem gibt die Abteilung die Hoffnung – und die Anspruchshaltung gegenüber dem Recruiting Team – nicht auf.

Ausnahmefall oder Recruiteralltag?

Jeder glaubt, es handele sich bei ihm persönlich um einen absoluten Einzel- und Ausnahmefall. Aber in Wirklichkeit begegnet mir eine solche Situation ständig. Da sage ich ganz ehrlich: Es kann einfach nicht sein, dass für jede zweite zu besetzende Position im Krankenhaus ein absoluter Ausnahmespezialist benötigt wird. Für den dann womöglich ein Headhunter beauftragt wird. Und auch das Recruiting Team hat keine Kapazitäten, für jede zweite Stellenausschreibung umfangreiche Active Sourcing Kampagnen zu fahren, um besagte Nadel im Heuhaufen zu suchen.

Recruiting to go Buchcover[WERBUNG] Klartext zu sprechen, ist im modernen Recruiting ganz unbedingt wichtig. Dazu gehört auch eine offene Fehlerkultur und ein Faible für Trial & Error. Lange Konzeptionsphasen bringen nichts, denn der Recruitingmarkt ändert sich so schnell, dass das Konzept und die Kanäle von gestern heute schon wieder veraltet sind. Agiles Arbeiten ist gefragt, also flexibel bleiben, vorausschauend denken, loslegen und auf dem Weg lernen. Diese Methode beschreibe ich in meinem Ratgeber: „Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen – Sofort einsetzbare Ideen, Tipps und Tools zur zeitgemäßen Personalgewinnung“ (Walhalla Fachverlag, Amazon Affiliate Link) von Maja Roedenbeck Schäfer.

Folgende Argumente helfen in solchen Momenten

Interne Kommunikation ist jetzt wichtig. Hier ein paar Argumente, die du als Recruiterin in solchen Momenten anbringen kannst.

  • „Nachdem wir die Anzeige nun ein halbes Jahr lang mit verschiedenen Texten, Tricks und modernen Tools verbreitet haben und 40 Bewerbungen eingegangen sind, müssen wir akzeptieren, dass dies die Bewerberlage ist. Daran wird sich auch beim xten Schalten der Stellenanzeige nichts ändern. Sie haben also die Wahl zwischen „gar keine Unterstützung für Ihr Team“ oder Unterstützung durch einen der Bewerber mit nur einem Teil der gewünschten Kompetenzen, den Sie anlernen können.“
  • „Ihre Abteilung ist nicht die einzige, die dieses Problem hat. Auch die Abteilungen x und y mussten sich auf einen Bewerber einlassen, der nicht 100% der gewünschten Kompetenzen mitbrachte. Die Abteilungen haben das wie folgt gelöst: … .“

Und noch einige weitere Argumente

  • „In einem sozialen / gemeinnützigen Unternehmen können wir nicht für jede Sachbearbeiterposition mit Gehältern winken, die großen Wirtschaftsunternehmen Konkurrenz machen. Wer in unserer Branche arbeitet, weiß, dass wir mit Engagement und Innovationskraft wettmachen müssen, was andere mit Geld kaufen können. Das gilt auch für die Nachqualifizierung von Bewerbern.“
  • „Sie waren doch selbst auch mal Berufseinsteiger:in und konnten nicht alles gleich am ersten Tag, was Sie heute können. Warum suchen Sie nicht statt nach Berufserfahrung und Zusatzqualifikationen vor allem nach einem pfiffigen Charakter und geben einer Person eine Chance, die Lust hat zu lernen, sich zu engagieren und eines Tages da zu stehen, wo Sie heute stehen?“
  • „Möglicherweise wird sich herausstellen, dass Ihr Bauchgefühl stimmt und diese Person nicht ab Tag 1 der beste Mitarbeiter sein wird, den wir jemals hatten. Ich zweifele nicht an Ihrer Einschätzung. Dennoch stellt sich die Sachlage so dar, dass Sie entweder Ihr Team durch einen etwas schwierigen oder unerfahrenen neuen Kollegen belasten – oder durch eine weiterhin unbesetzte Stelle, die Mehrarbeit für alle bedeutet. Entscheiden Sie, was langfristig besser ist!“

Zwei Argumente habe ich noch

  • „Unsere Gesellschaft ist vielfältig und unser Unternehmen fördert Vielfalt. Das bedeutet, dass auch unsere Teams nicht zu 100% aus Menschen bestehen können, die einander alle sympathisch sind, die alle fachlich und motivationsmäßig auf demselben Level sind.”
  • „Wir können Ihre Stellenanzeige nicht monatelang online lassen, ohne die Stelle zu besetzen, denn das schadet unserer gesamten Stellenbörse. Google straft Webseiten mit nicht-aktuellen Inhalten ab und hat seinen Algorithmus dazu im Herbst 2021 noch einmal verschärft. Das führt dazu, dass alle unsere Stellenanzeigen weniger Bewerbern angezeigt werden, wenn der Eindruck entsteht, dass wir niemanden einstellen und Karteileichen unter den Anzeigen mitschleppen.“

Erfolgszahlen zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm und Klickzahlen zum Karriereportal

Zum Schluss der Evaluation noch ein paar schöne Zahlen: Unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm funktioniert dank regelmäßiger in- und externer Kommunikation gut. Dieses Jahr wurden bis einschließlich 3. Quartal 31 Prämien erfasst (letztes Jahr 25) und mindestens 4 neue Tandems haben sich bereiterklärt, ihre Geschichten im Karriereblog zu erzählen.

Unser Karriereportal hat im Jahr 2021 ca. 290.000 Seitenaufrufe und 99.000 Nutzer:innen verzeichnet. Aus der Liste der meistgelesenen Seiten können wir lernen, was Bewerber wirklich interessiert bzw. ob die Informationen, die wir transportieren möchten, gut auffindbar sind.

Meistgelesene Seiten auf unserem Karriereportal

  1. die Startseite (19%), was ungewöhnlich ist, da viele Nutzer:innen sonst vor allem den Quereinstieg über Unterseiten auf eine Webseite finden
  2. die Stellenanzeigen-Liste (8%)
  3. die Gehaltsinformationsseite (6%)
  4. die Bestätigungsseite für eine abgeschickte Bewerbung (2%)
  5. eine konkrete Stellenanzeige für einen Ausbildungsplatz (1%)
  6. eine andere konkrete Stellenanzeige, die wir leider nicht mehr zuordnen können (1%)
  7. die Berufeseite für Krankenpfleger:in / Krankenschwester (1%)
  8. eine konkrete Stellenanzeige für befristete Tätigkeiten während der Corona-Pandemie (0,9%)
  9. eine Newsmeldung über unseren neuen Tarifvertrag
  10. eine konkrete Stellenanzeige für die Praktische Tätigkeit 1 und 2 nach dem Psychologiestudium (0,7%)

Brand-Anfragen vs. Allgemeine Anfragen

Unsere Agentur Webfox Berlin berichtete, dass 50% der Suchanfragen, die Nutzer:innen auf unser Karriereportal führen, keine Brand-Anfragen sind. Das heißt, die Nutzer:innen haben nicht Suchworte wie „DRK + Jobs“ bei Google eingegeben und waren also nicht sowieso schon auf der Suche nach uns. Sondern sie haben allgemeinere Suchworte wie „Pflege + Jobs“ eingegeben und sind trotzdem bei uns gelandet.

Ein toller Erfolg, denn genau solche Nutzer vergrößern die Reichweite für unsere Stellenbörse! Ein Problem bei der Erfolgsmessung im Karriereportal sind die neuen verpflichtenden Cookie Banner, die es dem Nutzer ermöglichen, sich anonym auf unserer Seite zu bewegen, wenn er die Cookies ausschaltet. Dadurch können nicht alle Klicks gemessen werden und laut Erfahrungen unserer Agentur Webfox Berlin gehen uns 30 bis 40% der Nutzerzahlen bei der Messung verloren. Tatsächlich könnten statt 290.000 also sogar bis zu 406.000 Seitenaufrufe auf unserem Karriereportal stattgefunden haben.

Nachwuchsgewinnung: Willkommen, liebe Azubis

Als nächstes möchte ich euch in meinem Bericht aus dem Strategischen Recruitment der DRK Kliniken Berlin zeigen, wie wir eine Idee des Versandhändlers Otto für uns adaptiert haben. Auf LinkedIn hatte ich dieses Plakat gesehen, auf dem Otto an einer Hamburger U-Bahn-Station seine neuen Azubis Willkommen heißt:

Das fand ich toll, es signalisiert Wertschätzung, ist sehr persönlich und die Idee ist noch nicht so abgenutzt wie viele andere in der Nachwuchsgewinnung. Ich habe sie unserem Bildungszentrum vorgestellt und schnell wurde entschieden, dass wir das auch machen wollen.

Berliner Schnauze oder Jugendsprech?

„Moin ihr Lieben“ kann man in Berlin natürlich nicht aufs Plakat schreiben, stattdessen suchten wir zuerst nach einem typischen Berliner Spruch. Je mehr wir darüber nachdachten, ist der typische Berliner Dialekt („Ick sitze hier und esse Klops. Uff eenmal klopps. Ick kieke, staune, wundre mir, uff eenmal jeht se uff, de Tür…“) bei jungen Leuten aber eigentlich gar nicht mehr im Gebrauch. Sie sprechen eher Kiezdeutsch / Ghetto Slang / Türkisch-Deutsch.

Am Ende haben wir uns für eine Idee meines Sohnes ( 🙂 *stolz*, ein Nachwuchs-Recruiter wächst heran) als Überschrift entschieden, die nicht aus der Berliner Schnauze, sondern aus der Jugendsprache kommt. „Guter Call!“ bedeutet: „Gute Entscheidung! Das hast du gut gemacht!“ und drückt Bewunderung unter Jugendlichen aus.

Unsere “Guter Call!” Azubiplakate

Unsere Azubiplakate hängen nun nicht in Berliner U-Bahn-Stationen, dafür ist leider kein Geld da. Aber sie hängen außen an unseren Gebäuden, um von Passanten – und natürlich vor allem von unseren Azubis selbst – gesehen zu werden.

Ganz zufrieden bin ich mit der Darstellung noch nicht, denn das Plakat passt von den Farben und der Bildwelt (nicht vorhanden) her noch nicht zu unserem Employer Branding-Stil. Und die klein geschriebenen Azubi-Namen sind bei einer Anbringung an der Außenmauer über dem Erdgeschoss nicht gut zu lesen. Das können wir noch besser!

[Werbung] Gamification, Edutainment, Virtueller Rundgang, Tik Tok, Meme: Das sind Schlagworte, die Dir geläufig sein sollten, wenn Du Nachwuchsgewinnung machst. Und wenn Du die dahinter steckenden Methoden dann noch umsetzen kannst, hast Du in Sachen Azubis die Nase vorn! In meinem neuen Fachratgeber „Generation Z to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen“ (Walhalla Verlag, 2020; Amazon Affiliate Link) findest Du viele Tipps, um die Generation Z zu verstehen und für Dein Unternehmen zu gewinnen.

Personalmarketing braucht Bilder und Grafiken

Grafiken und Bildwelten ist auch ein Dauer-Brennerthema in den Social Media. Für die Unternehmenskanäle in den sozialen Netzwerken braucht man ständig neue Bilder für die möglichst täglichen Posts. Ganz besonders, wenn die Social Media-Kanäle wie bei uns nur für das Thema Recruiting bespielt werden, ist das eine Herausforderung für das Recruiting Team.

Nach zwei Jahren Social Media-Arbeit haben wir zwar schon ein ordentliches Netzwerk an Kolleg:innen im Unternehmen aufgebaut, die mit uns und für uns die Augen nach guten Bildern und Themen aufhalten. Täglich erreichen uns inzwischen über Instagram Stories von Mitarbeitenden, die uns verschlagwortet haben und möchten, dass wir ihre Stories über unser Unternehmensprofil teilen. Wir können auf den umfangreichen Bilderpool mit sehr guten Mitarbeiterfotos der Unternehmenskommunikation zurückgreifen.

250 Werktage = 250 Social Media Posts im Jahr

Dennoch sind rund 250 Werktage (jeden Werktag ein Post) ganz schön viel. Außerdem sind die Fotos, die uns erreichen, nicht immer von bester Qualität. Manchmal sind sie pixelig, manchmal sind es steife Gruppenfotos, auf denen man niemanden erkennt. Für wieder andere Themen gibt es einfach keine Bilder oder sie lassen sich mit einer Grafik viel besser illustrieren. Nun jedes Mal die Unternehmenskommunikation zu bitten, tagesaktuell etwas zu zaubern, überfordert die Ressourcen der Kolleg:innen dort. Sie hatten uns zwar einige Grafiken z.B. für den Job der Woche oder einen Countdown erstellt, doch wenn man die ein paar Monate lang eingesetzt hat, werden sie auch wieder langweilig.

Photoshop-Lizenz und -Vorlagen für das Recruiting Team

Gemeinsam mit unserer Unternehmenskommunikation haben wir uns darum darauf geeinigt, dass das Recruiting Team eine Photoshop Lizenz bekommt, um Grafiken selber zu gestalten und Bilder zu bearbeiten. Weil wir aber erstens Photoshop gar nicht bedienen können und zweitens die erstellten Grafiken und bearbeiteten Bilder zu unserem Employer Branding Design passen sollen, hat die Unternehmenskommunikation uns Vorlagen angelegt.

Nun können wir nach einer Grundlagenschulung durch unsere Werkstudentin zwar Bilder und Texte austauschen, kommen aber nicht in Versuchung, falsche Farben oder Schriften einzusetzen oder ohne das professionelle Grafikergespür irgendwelche Amateurergebnisse zu veröffentlichen.

Konkrete Anwendungsfälle für Photoshop Vorlagen

Es ist wirklich erstaunlich, wie viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten uns das liefert! Es gibt ganz einfache Vorlagen, die dem Bild einen dünnen Rahmen verpassen. Wenn wir Lust haben, können wir noch unseren Arbeitgeberclaim „Wir bedeuten einander etwas“ einbinden. So wird aus einem langweiligen Motiv doch noch ein ganz netter Hingucker für Social Media und es entsteht ein Wiedererkennungswert. Es gibt aber auch komplexere Vorlagen. Hier ein paar Beispiele für Social Media-Beiträge, die wir schon selbst erstellt haben:

Bei größeren Projekten wie Flyern, Plakaten, LKW-Aufklebern, Motiven für Social Media-Werbeanzeigen, individuellen Bildern und Grafiken ist die Unternehmenskommunikation natürlich trotzdem noch für uns da.

Bei noch größeren Projekten wird auch externe Unterstützung dazu gebucht, so wie beim kürzlichen Fotoshooting für supersympathische Personalmarketing-Motive für Verwaltungsberufe (Copyright für das Titelbild dieses Blogbeitrags und das folgende Bild: DRK Kliniken Berlin / Daniel Flaschar):

Recruiter:in / Integrationscoach für ausländische Pflegekräfte

Nach längerer Suche haben wir unseren neuen Integrationscoach für ausländische Pflegekräfte gefunden. Wir haben uns die Auswahl nicht leichtgemacht. Es gab Bewerber:innen, die aus der Flüchtlings- / Migrationsberatung oder Behindertenhilfe kamen und verschiedene Zielgruppen in Arbeit und Ausbildung vermittelt hatten. Es gab eine Leitungskraft bei einem privaten Träger von Pflegeeinrichtungen, die bereits einige ausländische Pflegekräfte in ihren Wohnbereichen integriert hatte, und eine:n Gründer:in einer Personalvermittlung für ausländische Pflegekräfte.

Entschieden haben wir uns am Ende für eine ausgebildete Deutsch als Fremdsprache-Lehrerin, die selbst schon in verschiedenen Ländern gelebt und gearbeitet hat und dort auch ganz konkret Pflegekräfte sprachlich und kulturell auf die Einreise nach Deutschland vorbereitet hat. Letztendlich gab es mehrere Kernkompetenzen, die wichtig waren, die aber natürlich nie zu 100% erfüllt werden.

Kernkompetenzen

  • Erfahrung im Umgang mit Behörden, idealerweise mit dem Anerkennungsprozess ausländischer Pflegequalifikationen in Deutschland
  • Erfahrung mit (Problemen in) interkulturellen Teams, mit der Zielgruppe ausländische Pflegekräfte, mit dem Universum Krankenhaus
  • Eigene Erfahrungen mit dem Leben im Ausland
  • Fähigkeiten im Projektmanagement
  • Beratungskompetenz, Eigeninitiative
  • Abgeschlossenes Studium mit passendem Schwerpunkt, z.B. Deutsch als Fremdsprache, BWL / Personalmanagement, Kommunikation, Soziale Arbeit

Welche Aufgaben übernimmt ein Integrationscoach?

[Werbung] Du möchtest auch ausländische Pflegekräfte für dein Gesundheitsunternehmen anwerben? Bereite dich gut vor, denn die Behördenformalitäten sind nicht die einzige Herausforderung, die auf dich zukommen werden. Im Gegenteil, eigentlich geht die Arbeit für einen Integrationscoach erst richtig los, wenn die Papiere alle da sind und die internatinale Fachkraft ihre Arbeit aufgenommen hat. Wieso, weshalb, warum erklären meine Mitautorin Olivia Prauss und ich in unserem Fachratgeber „Betriebliche, kulturelle und soziale Integration ausländischer Pflegekräfte“, Olivia Prauss und Maja Roedenbeck Schäfer, Walhalla Verlag, 2020 (Amazon Affiliate Link).

Die Aufgaben der neuen Mitarbeiterin gliedern sich in zwei Bereiche: das Recruiting ausländischer Pflegekräfte (Behördengänge, Dokumente, Beratung zu den Möglichkeiten bei uns, Briefing vor dem Gespräch mit den PDLs) und Onboarding / Integration der eingestellten International Nurses. Wir haben viele Ideen, welche konkreten Aufgaben daraus für unsere Integrationscoachin resultieren können, und müssen nun durch Trial & Error sowie Evaluation vom ersten Tag an herausfinden, an welcher Stelle sich das Engagement am meisten lohnt im Hinblick auf das Ziel, vermehrt ausländische Bewerber:innen als vollwertige Pflegefachkräfte einzustellen und langfristig zu binden.

Zu den Aufgaben werden folgende gehören

  • Bearbeitung der zahlreichen Anfragen ausländischer Bewerber:innen vor allem über WhatsApp und unser Bewerbermanagementsystem sowie unsere neue englische Stellenanzeige
  • Sprechstunden für ausländische Bewerber:innen und für ausländische Fachkräfte im Unternehmen, die Unterstützung brauchen
  • Interkulturelle Schulungen in den Teams
  • Ausweitung unserer Kapazitäten für Anpassungskurse
  • Begleitung unseres Anwerbungsprojektes aus Kolumbien, 25 Pflegekräfte sollen im 1. Quartal 2022 einreisen

Wie es mit der neuen Integrationscoach Stelle und den kolumbianischen Pflegekräften weitergeht, werde ich euch im nächsten Strategiebericht erzählen! Wenn ihr bis hierhin Fragen habt, meldet euch gerne in den Kommentaren oder per Mail unter redaktion [at] maja-roedenbeck.de.

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