10 Einstellungen und 8 weitere Vorstellungsgespräche in 4 Monaten via Schnellbewerbung und ChatBot

Mein neuer Arbeitsbericht aus dem Strategischen Recruitment der DRK Kliniken Berlin hat als roten Faden das Thema Arbeitgeberbotschafter – der Einsatz von Mitarbeitenden im Personalmarketing. Wie gelingt es, sie nicht nur als „Schmuck“ vor die Kamera zu zerren, sondern wirklich Interesse an ihnen zu zeigen, sodass sie nicht die Lust verlieren? Ob Diversity Berichterstattung oder Employer Branding Film – überall spielt das eine wichtige Rolle. Außerdem wird bei mir mal wieder ganz viel ausgewertet: Welche Maßnahmen bringen wieviel?

Meine Arbeitsberichte werden immer länger. Weil viele von euch mir zurückmelden, dass gerade die Detailüberlegungen sehr interessant seien. Zur besseren Übersicht hier ein Inhaltsverzeichnis zu den Themen, um die es im heutigen Bericht geht:

  • Vier Monate ChatBot und Schnellbewerbung: Was bringt es?
  • Produktion von 15 neuen Mitarbeitervideos: Herausforderungen und Auswertung der Videoaufrufe
  • Infoseite für Bewerber aus dem Ausland: Übersetzung in verschiedene Sprachen
  • Blogartikel-Serie zum „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm und Auswertung des Programms für das 3. und 4. Quartal 2020
  • Diversity Offensive zum 9. Deutschen Diversity-Tag: Das Thema Diversity für das Recruiting nutzen
  • Kooperation mit der Skatehalle Berlin: Private Interessen der Mitarbeiter unterstützen und für das Employer Branding verwenden
  • Konzeptionelle Gedanken zum Thema Storytelling: Was unsere Strategie von anderen unterscheidet
  • Schwierige Fälle: Wenn es im Recruiting hakt

Vier Monate ChatBot und Schnellbewerbung bei den DRK Kliniken Berlin: Was bringt es?

Nach vier Monaten mit unserem Recruiting ChatBot („digitalen Assistenten“) und einem Jahr Schnellbewerbung wollten wir einmal wissen, was das Ganze bringt. Hier geht’s zum Konzept für den ChatBot. Bei der Schnellbewerbung handelt es sich um ein kurzes Formular, bei dem man nur Berufsgruppe, Name und zwei Kontaktmöglichkeiten eingibt und optional seine Berufsurkunde hochlädt.

Unsere Fragen lauteten: Nehmen die Bewerber das an? Gehen im Vergleich zum klassischen Onlinebewerbungsformular in der Stellenbörse gute Bewerbungen ein oder zieht diese niedrigschwellige Möglichkeit der Kontaktaufnahme eher oberflächlich Interessierte oder nicht ausreichend qualifizierte Bewerber an?

Hier sind die Antworten: Zwischen 5. Januar und 28. April 2021 (Zeitraum von 4 Monaten) bekamen wir insgesamt 197 Bewerbungen über den ChatBot bzw. Schnellbewerbung (beides läuft im Backend technisch im selben Pool zusammen). 28 Bewerbungen (also 14% der Gesamtanzahl) gingen über den ChatBot ein, der Rest über die Schnellbewerbung auf der Startseite unseres Karriereportals. 54 Bewerbungen (27% der Gesamtanzahl, also ChatBot UND Schnellbewerbung) waren qualitativ gute Bewerbungen, die wir in unser digitales Bewerbermanagementsystem Talention hochgeladen und den Pflegedienstleitungen und Fachabteilungen vorgestellt haben.

War es die Mühe wert?

Das bedeutet, dass bei drei Vierteln der Bewerber unsere umfangreichen Mühen mit mindestens zwei Anrufen, Mails und WhatsApps im Abstand von einigen Tagen zur Kontaktaufnahme und Prüfung der Unterlagen umsonst waren. Ganz schön viel Arbeit für etwa ein Viertel gute Bewerbungen, aber wohl notwendig. Denn die gute Nachricht lautet: Es kam tatsächlich zu 10 Einstellungen! Drei Operationstechnische Assistenten und sieben Pflegefachkräfte haben wir auf diesem Weg bisher eingestellt. Acht weitere Vorstellungsgespräche stehen noch aus und wir hoffen natürlich auf weitere Erfolge. Ein Fazit können wir aber jetzt schon ableiten: Auch gute Bewerber wissen die Niedrigschwelligkeit der Bewerbung via ChatBot oder Schnellbewerbung zu schätzen!

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Die Auswertung im Einzelnen

  • 84 Personen interessierten sich für einen Ausbildungsplatz. Diese Bewerbungen können wir nicht wirklich über ChatBot / Schnellbewerbung entgegennehmen, da unser Bildungszentrum ein eigenes Bewerbersystem hat. Wir können den Nutzern nur Infos zur Bewerbung für die Ausbildung zurückschicken. Eigentlich wollten wir die Ausbildung darum gar nicht in den ChatBot / Schnellbewerbung integrieren, aber weil die jungen Leute (typisch Generation Z!) nunmal ohne genau hinzugucken an den unmöglichsten Stellen ihre Bewerbungen für Ausbildungsplätze absetzen, blieb uns nichts anderes übrig als sie via ChatBot / Schnellbewerbung abzufangen.
  • 59 Bewerbungen kamen von Exam. Pflegefachkräften, davon haben 26 trotz schnellster Rückmeldung unsererseits das Interesse verloren und sich nicht mehr gemeldet oder von sich aus abgesagt, 7 wurden eingestellt, 7 kommen noch zum Vorstellungsgespräch und 19x haben unsere Pflegedienstleiterinnen nach einem Vorstellungsgespräch oder nach Sichtung der Unterlagen abgesagt
  • 6x Bewerbungen von Operationstechnischen Assistenten / OTAs, davon wurden 3 eingestellt, 1 abgesagt und 2 haben das Interesse unterwegs verloren
  • 31x unqualifizierte Bewerbungen oder Qualifikationen, die wir nicht einsetzen können
  • 9 Bewerbungen von Ärzten, davon 4x abgesagt, 5x Talentepool
  • 3 Bewerbungen aus dem Bereich Pflegehelfer/Pflegebasiskurs, davon 3 abgesagt
  • 2 Bewerbungen von Laborassistenten, davon 1 interessante für den Talentepool, 1x abgesagt
  • 5 Bewerbungen von Radiologieassistenten, davon 1 abgesagt, 3x Interesse verloren, 1 Interview steht noch aus
  • 1 Bewerbung aus einer anderen Berufsgruppe, davon 1x Interesse verloren

Wir haben neue Mitarbeitervideos gedreht

Nächstes Thema: Videocontent im Personalmarketing. Damit ist das so eine Sache. Wenn man erstmal anfängt, muss man eigentlich immer weitermachen. Mitarbeitervideos auf der Startseite des Karriereportals sind toll, aber wenn sich da nichts tut und immer dieselben Videos zu sehen sind, wird es auch schnell langweilig. Also haben wir Anfang des Jahres einen neuen Aufruf über das Intranet und die Social Media gestartet, um neue Protagonisten zu finden:

Herausgekommen sind bis jetzt fünfzehn neue Mitarbeitervideos, also grob gerechnet alle anderthalb Wochen eins. Ein Video zeige ich euch hier mal, vorab der YouTube-Begleittext:

Katharina ist seit 2013 als Kinderkrankenpflegerin bei den DRK Kliniken Berlin Westend und seit Kurzem auch als Zentrale Praxisanleiterin tätig. Schon von Anfang ihrer Ausbildung an wusste sie, dass sie Kinderkrankenpflegerin sein will: “Das Wohl der Kinder liegt mir am Herzen. Ich finde, dass besonders die kleinen Patienten eine besondere Behandlung verdienen.” Als Zentrale Praxisanleterin bereitet sie unsere Azubis auf die Arbeit in der Pflege vor. Im Video erzählt sie: “Ich finde es gut, dass ich viel Zeit mit den Auszubildenden habe und ihnen sowohl Fachwissen als auch Professionalität mit auf dem Weg geben kann.” Willst Du wie Katharina die nächste Generation der Pflegekräfte ausbilden? Bewirb Dich hier als Pflegepädagoge / Kinderkrankenpfleger als Lehrer für Pflegeberufe.


Das Video wird von Youtube eingebettet. Bitte vor dem Abspielen die Datenschutzhinweise unter Punkt "Plugins und Tools" beachten.

Weitere Mitarbeitervideos der DRK Kliniken Berlin könnt ihr euch direkt bei Youtube ansehen

In 2021 haben wir gedreht:

Wichtig ist, dass in den Video-Begleittexten unbedingt auf Stellenanzeigen verlinkt wird. Die Videos dienen ja nicht der reinen Unterhaltung, sondern haben das ganz konkrete Ziel, Kandidaten zur Bewerbung bei den DRK Kliniken Berlin zu animieren.

Zerzauste Haare und kritische Vorgesetzte: Herausforderungen der Videoproduktion

Nicht immer geht alles glatt beim Videodreh. Drei Videos wurden in diesem Jahr leider nicht zur Veröffentlichung freigegeben. Auch das passiert. Entweder die Mitarbeitenden sind nicht zufrieden mit ihrem Auftritt, dann drehen wir gelegentlich auch mal neu. In den aktuellen Fällen waren die Vorgesetzten mit den Äußerungen nicht einverstanden.


Neudrehs sind ein schwieriges Thema, denn wenn man erstmal damit anfängt, möchte bald jeder Protagonist mehrmals aufzeichnen, weil die Haare nicht richtig liegen oder an einer Stelle gestottert wurde. Eigentlich muss man streng bleiben und bei Nichtfreigabe nur die Option bieten, einzelne Sätze noch nachträglich herauszuschneiden oder das Video eben nicht zu veröffentlichen. Sonst wird der Aufwand schnell unüberschaubar.

Keine Ahnung, wie aufwändig so eine Videoproduktion ist…

Wenn viele Personen mitreden möchten, kann jedes einzelne Video schnell zum Riesenprojekt werden und die Social Media-Arbeit zum Erliegen bringen. Eigentlich funktioniert so ein Format nur, wenn die Entscheidung, ob ein Video nach Freigabe durch den Protagonisten veröffentlicht werden kann, beim Recruiting Team liegt und nicht noch vom Vorgesetzten des Protagonisten und von der Unternehmenskommunikation abgesegnet werden muss.

So ist das bei uns eigentlich auch geregelt. Im Einzelfall möchte man natürlich trotzdem niemanden vor den Kopf stoßen und geht dann doch in die Diskussion. Oft verstehen die Kollegen nicht, was für ein Aufwand eine Videoproduktion bedeutet. Hat man einmal ein Video selbst gedreht und geschnitten, wird schnell angenommen, das wäre alles ein Kinderspiel. Auch da hilft nur Konsequenz: Wenn ihr es kompliziert macht, gibt es aus eurer Abteilung eben keine Videos! Beziehungsweise nur welche, die ihr selber für viel Geld beim Profi in Auftrag gebt…

YouTube allein reicht nicht: Auswertung der Videoklickzahlen

Schaut man sich die Videoaufrufe bei YouTube an, sind unsere Mitarbeitervideointerviews mit 1.716 Aufrufen der in diesem Jahr (2021) gedrehten Videos (Stand 26. Mai) im Vergleich zu 22.472 Aufrufen beispielsweise für unsere beiden #Jerusalema Videos auf den ersten Blick nicht so beeindruckend. Natürlich fragt man sich, ob sich der Aufwand lohnt, den wir da reinstecken. Doch ein neuer YouTube Kanal braucht Zeit, um sich zu entwickeln. Und diese Zahlen sind nur die halbe Wahrheit, gleich wird’s besser!

Recruiting to go Buchcover[WERBUNG] Wie man Videos gekonnt im Personalmarketing einsetzt, ist ein wichtiger Punkt in der modernen Recruitingstrategie. Es gehören aber noch viele weitere Säulen dazu: Mobile Recruiting, Social Media Recruiting, Active Sourcing – um nur einige zu nennen. Tipps dazu gibts in meinem Fachratgeber. Die 2. aktualisierte Auflage ist seit März 2020 im Handel. Er heißt: „Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen – Sofort einsetzbare Ideen, Tipps und Tools zur zeitgemäßen Personalgewinnung“ (Walhalla Fachverlag, Amazon Affiliate Link) von Maja Roedenbeck Schäfer.

Es ist nämlich unbedingt wichtig, die Videos nicht nur bei YouTube hochzuladen und in den sozialen Netzwerken dann den Link zu teilen. Stattdessen werden die Videos zusätzlich bei Instagram TV (IGTV), LinkedIn und Facebook nochmals separat hochgeladen, weil die Verbreitung sich so um ein Vielfaches erhöht. Nur bei Twitter ist das nicht möglich und man kann nur den Youtube Link teilen. So kommen weitere Videoaufrufe zusammen: 2.012 Aufrufe bei Facebook, 1.586 Aufrufe bei LinkedIn und 4.541 Aufrufe bei IGTV. Insgesamt sind es bis heute also 9.855 Aufrufe der in 2021 gedrehten Videos – das sieht schon ganz anders aus!

Steckbrief-Format für videoscheue Mitarbeitende

Da nicht alle Mitarbeitenden Lust haben, in einem Video aufzutreten, haben wir parallel ein neues Format eingeführt. Es gibt im Karriereblog jetzt auch eine Rubrik „Steckbriefe“. Darin veröffentlichen wir Kurzportraits von Mitarbeitenden, die sich ebenfalls sehr gut für Social Media nutzen lassen. Es muss nicht immer Video sein.

Wir übersetzen unsere Infos für ausländische Bewerber in verschiedene Sprachen

Drittes Thema: Dass unsere Infoseite für ausländische Bewerber auf Englisch online gegangen ist, davon hatte ich in meinem letzten Arbeitsbericht schon erzählt. Doch dabei sollte es nicht bleiben. Wir haben sie inzwischen auch auf Polnisch und Filipino übersetzen lassen. Und zwar haben wir dabei unsere eigenen Mitarbeitenden eingebunden!

Nicht, um das Honorar für einen professionellen Übersetzer zu sparen, sondern weil die Mitarbeitenden sehr stolz darauf sind, dass sie für ihre Landsleute ein Vorbild sein und Informationen vorbereiten dürfen. Sie dienen nicht nur als Übersetzer, sondern gleichzeitig als Multiplikatoren. Und nicht vergessen: Die internationalen Landing Pages kann man auch gleich als Social Media Content verwenden und bei Facebook & Co posten.

Hier unsere bisherigen Sprachversionen:

Von Deutschzertifikaten und Anpassungskursen

Bevor die Informationen überhaupt zur Verfügung gestellt werden konnten, galt es erstmal, sie zusammenzutragen. Denn wir haben zwar eine eigene Ansprechpartnerin für ausländische Bewerber, aber auch die Pflegedienstleiterinnen haben ihre Kontakte und Erfahrungen, die Personalabteilung und die Juristen sowie unsere externen Dienstleister konnten Know How beitragen.

Viele Entscheidungen wurden bisher als Einzelfallentscheidungen getroffen und erst beim Erarbeiten unserer Infoseite haben wir uns teilweise auf gewisse Standards geeinigt. So verlangen wir, obwohl gesetzlich ein B2 Level ausreichen würde, für die Teilnahme an unserer deutschen Pflegeausbildung ein C1 Level Deutschzertifikat, weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass man mit B2 dem Unterricht einfach nicht folgen kann.

Zum Glück bin ich ja auch nicht ganz fachfremd, da ich schon zwei Bücher zum Thema internationale Pflegekräfte geschrieben habe, und wusste, welche Fragen ich stellen musste. Denn das Thema ist sehr unübersichtlich. Unter welchen Bedingungen kann man an unserem Anpassungskurs teilnehmen? Warum bieten wir keine Kenntnisstandprüfung? Bieten wir Vorverträge?

[Werbung] Wer sich durch den Dschungel des Themas “Ausländische Pflegekräfte” wurschtelt, wird bald feststellen, dass die Anwerbung – inclusicve Vorvertrag und Anpassungskurs – noch die leichteste Übung ist. Schwierig wirds erst bei der nachhaltigen Integration der Arbeitsmigranten in die Teams. Die ist nämlich schwieriger als man vielleicht denkt. Auf vielen Ebenen kann es zu Konflikten kommen. Wie die Integration gelingen kann, erklären meine Co-Autorin und ich in unserem Fachratgeber „Betriebliche, kulturelle und soziale Integration ausländischer Pflegekräfte“, Olivia Prauss und Maja Roedenbeck Schäfer, Walhalla Verlag, 2020 (Amazon Affiliate Link).

Vorvertrag versus Absichtserklärung

Die Antwort auf die Frage nach dem Vorvertrag lautet “Nein”, aber im Zuge unserer Arbeit an der Infoseite für ausländische Fachkräfte habe ich von den Juristen und der Personalabteilung ein Dokument erarbeiten lassen, mit dem wir die Absicht erklären, die Bewerbung einer ausländischen Fachkraft zu prüfen, sobald sie ihre Anerkennung oder ihren Status „Pflegeperson in Anerkennung“ erhalten hat. Das reicht den Behörden oft aus, um den Fall zu prüfen.

Es ging dann noch darum, wer diese Absichtserklärung unterschreiben darf. Zuerst waren die Pflegedienstleiterinnen vorgesehen, doch schnell stellte sich heraus, dass das Dokument so früh im Prozess verlangt wird, dass es besser vom Recruiting Team ausgestellt wird. Denn, wichtig, es ist ja eben kein Vertrag.

Und so lautet der Text unserer Absichtserklärung: Sehr geehrte*r … , vielen Dank für Ihr Interesse an einer Tätigkeit als XXX in unserem Unternehmen! Die DRK Kliniken Berlin suchen gerade XXX. Wir werden Ihre Bewerbung daher sehr gerne prüfen, sobald Sie die Kriterien für einen Anerkennungsbescheid wie einen Anpassungskurs, Deutschkurs, etc. erfüllen und diese auch durch einen entsprechenden Anerkennungsbescheid nachweisen können. Wir bitten Sie daher, uns Ihre Unterlagen gemeinsam mit dem Anerkennungsbescheid einzureichen, damit wir Ihnen nach hoffentlich erfolgreicher Durchsicht der Unterlagen ein Bewerbungsgespräch und einen Arbeitsvertrag anbieten können.

Unser Learning: Informationen zusammenzutragen führt idealerweise dazu, sich über bestimmte Prozesse überhaupt erstmal Gedanken zu machen und diese zu optimieren, bevor man mit den Informationen online geht.

Wir haben eine Serie mit „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ Geschichten gestartet

Viertes Thema: Mitarbeiterempfehlungen. Im 1. Quartal 2021 hat unsere Personalabteilung unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm ausgewertet. Im 3. Und 4. Quartal 2020 wurden 25 Prämien à 1.500 Euro ausgezahlt, nachdem die empfohlenen Mitarbeitenden die Probezeit erfolgreich bestanden hatten.

Um dem Programm auch für dieses Jahr einen kleinen Schubs zu geben, haben wir eine Serie aus Blogartikeln gestartet und wollen jedes der 25 Tandems aus empfehlender und empfohlener Person vorstellen. Ein Tandem hat bisher abgesagt, weil es nicht in die Öffentlichkeit treten möchte. Vier Geschichten konnten wir umsetzen und in den Social Media posten:

„Wenn Mitarbeitende neue Kollegen empfehlen, werden die Teams immer netter“

Das beste Argument für ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm liefert eine unserer Protagonistinnen selbst. Stefanie aus der Gastroenterologie der DRK Kliniken Berlin Köpenick sieht einen großen Vorteil darin, wenn das Recruiting neuer Kollegen nicht den Stellenanzeigen und dem Zufall überlassen wird. Sondern wenn die Teams selbst überlegen, welche Pflegekräfte aus dem Bekanntenkreis noch zu ihnen passen könnten: „Wenn Mitarbeitende neue Kollegen empfehlen, werden die Teams immer netter. Ich kenne einige, die empfohlen wurden, und das sind durch die Bank alles tolle Menschen. Denn man würde schließlich keinen Honk empfehlen.“

Bei der Auswertung des Programms fiel mir auf, dass teilweise Prämien für Mitarbeitende mit beruflichen Qualifikationen gezahlt wurden, für die eigentlich keine Prämie notwendig gewesen wäre. Bewerbungen von Arzthelferinnen / Medizinischen Fachangestellten / MFAs sowie von Assistenzärzten erhalten wir in großer Zahl und sind eigentlich nicht darauf angewiesen, in diesem Bereich Sonderaktionen mit Sonderbudget zu fahren. Aber es gibt ein paar Gründe, diese Berufsgruppen trotzdem nicht aus dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm auszuschließen.

Mitarbeiterempfehlungen für alle Berufsgruppen

Zum einen kann ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm nur funktionieren, wenn sich Mitarbeiter daran beteiligen. Je mehr Berufsgruppe man einbindet, gerade am Anfang, desto mehr Beteiligung, und 25 Empfehlungen sind noch nicht so viel, dass wir Stopp rufen müssten. Außerdem können zu eng gefasste Regeln schnell umschlagen und aus der erfolgreichen Recruiting Aktion wird aus Sicht der Mitarbeitenden ein Ärgernis. Ausgeschlossene Berufsgruppen könnten schnell das Gefühl bekommen, weniger Wert zu sein.

Wir hatten jetzt schon – wie ich es von vielen Unternehmen, die mit einem solchen Programm arbeiten, kenne – manchmal Probleme mit Mitarbeitenden, die keine Prämie bekommen konnten, weil sie sich nicht genau an die Regeln des Programms gehalten haben (z.B. Formular zu spät abgegeben). Regeln sind unerlässlich, sonst ufert das Programm aus. Gelegentlicher Frust lässt sich nicht vermeiden. Aber man sollte doch vorausschauend überlegen, wo er entstehen kann, und ihm entgegenwirken. Bei den Berufsgruppen haben wir uns daher vorerst gegen Einschränkungen entschieden.

#flaggefürvielfalt: Das Thema Diversity im Recruiting nutzen

Thema Nummer fünf: Zum 9. Deutschen Diversity-Tag am 18. Mai sind wieder viele Unternehmen auf das Thema aufgesprungen und haben versucht, damit die öffentliche Aufmerksamkeit zu erreichen. Und das ist ja auch erstmal gut, denn Vielfalt in der Mitarbeiterschaft zu fördern, ist eine wichtige Sache. Doch die Bewerber*innen schauen schon sehr genau hin, WIE ein Unternehmen das Thema platziert.

Zum Beispiel halte ich eine Ankündigung, dass man im Unternehmen eine Diversity-AG gründen will, für die Zielgruppe Bewerber nicht für besonders zielführend. Die Aufmerksamkeit der Presse bekommt man zwar dafür, denn auch die Medien wollen am Diversity-Tag über etwas berichten. Doch ob es die Bewerber überzeugt, von Plänen zu erzählen, die man noch nicht in die Tat umgesetzt hat, wage ich zu bezweifeln. Sehr leicht geraten derartige Ankündigungen zu Floskelwüsten, bleiben allzu unkonkret und langweilen, weil Ähnliches schon tausendmal gehört wurde.

Dass das Thema Diversity wie in diesem Fall „ehrenamtlich“ von einer Person übernommen werden soll, die schon zahlreiche andere Aufgaben im Unternehmen wahrnimmt, ist meiner Ansicht nach auch nichts, womit man sich brüsten könnte. Und vor allem transportiert es die falsche Botschaft. Denn ist Vielfalt etwa ein so einfaches Thema, dass man es mal eben nebenbei erledigen kann? Ist es natürlich nicht. Unternehmen aus anderen Wirtschaftszweigen beschäftigen längst ganze (bezahlte) Diversity-Abteilungen, die sich ausschließlich mit dem Thema beschäftigen.

Die Diversity Strategie der DRK Kliniken Berlin

Unsere Strategie ist darum eine andere:

  1. Berichte nur über das, was Du schon aktiv in Angriff genommen hast. In unserem Fall die Unterzeichnung der Charta der Vielfalt, eine Betriebsvereinbarung gegen Mobbing und Diskriminierung sowie das Bekenntnis zu den Rotkreuzgrundsätzen.
  2. Anstatt – wie immer – die Führungsetagen sprechen zu lassen, rücke Deine Mitarbeitenden in den Mittelpunkt! Sie sind es schließlich, die Diversity leben und ihre guten oder auch schlechten Erfahrungen damit machen. Wenn nur die Führungsetage spricht, ist das wie wenn Thomas Gottschalk über seine Erfahrungen mit einer Kostümierung als Farbiger berichtet. Es sei denn, Dein*e Geschäftsführer*in gehört zu einer Minderheit und erzählt wirklich über persönliche Erfahrungen. Wir haben zum 9. Deutschen Diversity-Tag eine ganze Serie aus Mitarbeitergeschichten im Karriereblog veröffentlicht, die verschiedene Dimensionen der Vielfalt abdecken: das Alter, die Religion, die Herkunft, die geschlechtliche Identität und sexuelle Orientierung, Behinderungen und Beeinträchtigungen. Vom blinden Bürokaufmann in der Unternehmenskommunikation bis zur muslimischen Abteilungsleiterin in der Gefäßchirurgischen Ambulanz.

Weitere strategische Ansätze zum Thema Diversity

  1. Bleibe ehrlich und berichte nicht immer nur davon, wie toll Diversity bei Dir im Unternehmen schon klappt. Es gibt immer auch Dinge, die nicht so gut laufen. Und Maßnahmen, die das Management gut gemeint ergriffen hat, kommen nicht immer an der Basis an. In unseren Mitarbeitergeschichten darf auch Kritik geäußert und es dürfen Verbesserungsvorschläge gemacht werden, die wir uns zu Herzen nehmen. Zum Beispiel gab es bei uns zum Ramadan bisher noch keine guten Wünsche an unsere muslimischen Mitarbeitenden im Intranet. Das war ein Verbesserungsvorschlag, der in den Geschichten herauskam, und den ich sogleich mit der stellv. Pressesprecherin besprochen habe.
  2. Nimm Dir jedes Jahr zum Diversity Tag ein konkretes Projekt vor, das Du dann auch wirklich an dem Tag umsetzt. Lieber etwas Kleines, das Wirklichkeit wird, als vollmundige Pläne, von denen man danach nichts mehr hört. Wir haben Regenbogenflaggen bestellt, die im Pride Month Juni aufgehängt werden sollen (auch damit hinken wir zugegebenermaßen hinter anderen Unternehmen her), und eine Kooperation mit der Diversity Stellenbörse EDI Jobs gestartet. Das ist eine Jobplattform für Fachkräfte mit Diversity Eigenschaften, die einen „safe space“ zum Arbeiten suchen (siehe Link unten).

Hier noch einmal unsere Kommunikationsmaßnahmen zum 9. Deutschen Diversity-Tag im Überblick:

Unsere Strategie ist sehr gut aufgegangen. Die Reichweite der Diversity Serie der DRK Kliniken Berlin bei Facebook, Instagram und LinkedIn (Twitter lasse ich mal außen vor, da sind wir noch nicht so stark) betrug insgesamt 16.834 Personen und 540 Kommentare, Likes und Shares. Die Organisatoren der Charta der Vielfalt zeigten sich über unseren Ansatz sehr begeistert.

Die Kooperation der DRK Kliniken Berlin mit der Skatehalle Berlin

Sechstes Thema: Gemeinsam mit unserem Projektmanager für Innovation, Alex Warnke, der meinem Team angegliedert ist, versuche ich, aus unserer Kooperation mit der Skatehalle Berlin das Optimum für unser Personalmarketing herauszuholen. Im Klartext bedeutet das: Immer wieder Anlässe für die Berichterstattung finden. Denn das schönste Projekt nutzt nichts, wenn die Welt nicht davon erfährt.

Die Hoffnung dahinter, dass die DRK Kliniken Berlin den Skatesport in Berlin sponsern, ist natürlich einerseits, dass junge Skater*innen aus der Halle sich für uns als Arbeitgeber oder Bildungsträger der Pflegeausbildung interessieren. Viel größer ist aber die Wahrscheinlichkeit, dass ein Außenstehender im Karriereportal oder den Social Media auf unser Engagement aufmerksam wird und sieht, dass wir als Unternehmen über den Tellerrand schauen und die privaten Interessen unserer Mitarbeiter ernst nehmen.

Darum heißt es „dranbleiben“ und alle paar Wochen einen Post zum Thema absetzen:

Konzeptionelle Gedanken zum Storytelling

Wenn ich meine Recruitingstrategie vorstelle, muss ich immer wieder erklären, in wie vielen wichtigen Kleinigkeiten sie sich von anderen unterscheidet. Viele Unternehmen sind in den sozialen Netzwerken unterwegs. Dass wir uns dort auch tummeln, scheint erstmal nichts Besonderes zu sein. Auch andere Unternehmen bekleben ihre LKW mit Personalmarketing Aufklebern. In Berlin haben wir kürzlich ein gutes halbes Jahr nach dem Start unserer LKW Aktion einen Personalmarketing LKW der direkten Konkurrenz gesichtet. Wie lange fährt der schon herum?

Die Konkurrenz schläft nicht, aber auch bei solchen Themen ist das WIE entscheidend. Unsere Stärke im Personalmarketing oder noch konkreter im Storytelling ist, dass wir unseren Mitarbeitern echtes Interesse entgegenbringen und ihre Lebensgeschichten und Lebensfreude in den Fokus rücken – nicht unser Unternehmen. Bei vielen anderen Unternehmen halten die Mitarbeiter zwar ihre Gesichter in die Kamera – für den LKW, das Stellenanzeigen-Titelbild oder für einen Social Media Post – doch man erfährt nichts oder kaum etwas über den Mitarbeiter selbst. Er dient nur dazu, das absenderorientierte Personalmarketing zu schmücken. Maximal darf er in einem Testimonial einen Satz zum Unternehmen äußern.

Dem Mitarbeitenden echtes Interesse entgegenbringen

Mein Ansatz ist es, die Mitarbeitenden wirklich in den Mittelpunkt zu rücken und sie als ganze Menschen zu zeigen. Es fängt damit an, dass auf den LKW Aufklebern ihre Namen und Berufe genannt sind. Nur so können wir vermitteln, dass das echte Mitarbeiter sind und keine Werbemodels.

Unsere LKW Protagonistin Ute, Krankenpflegerin auf der Intensivstation, wurde in einem Video vorgestellt und erzählt in einem Karriereblogartikel aus ihrem Leben. Ihre Idee der #lkwselfie Challenge wurde umgesetzt und Ute ist Teil unserer Kreativwerkstatt geworden, wo sie derzeit an einem Patiententunnelverschönerungsprojekt und an einem Imagesong für unsere Schwesternschaft arbeitet. DAS ist echtes Interesse an einem Mitarbeiter, der sich als Arbeitgeberbotschafter engagiert.

Ob Diversity (siehe oben), Employer Branding Film (siehe unten) oder Instagram Profil: Überall achten wir darauf, dass unser Claim „Wir bedeuten einander etwas“, also unsere Teams, unserer Mitarbeitenden, unsere Basis im Mittelpunkt steht. Ein Blick auf unsere Instagram Profil zeigt vor allem Nahaufnahmen von vielen divers ausgewählten und gut erkennbaren Gesichtern und jedes von ihnen steht für eine Geschichte, die wir sehr ausführlich erzählen. Das ist sehr, sehr viel (Reporter-) Arbeit.

Das Management meldete sich nur in den Weihnachtsgrußvideos zu Wort. Ich habe bisher noch kein anderes Unternehmen gefunden, das seine Storytelling Strategie so konsequent umsetzt. Wenn ihr Beispiele kennt, immer gerne her damit, ich gucke mir gerne noch was ab! Vorbild war für mich zu Beginn, das möchte ich auch mal laut sagen, Andrea Höfig-Wismath, stellv. Pressesprecherin der Rummelsberger Diakonie, die mit ihren echten Mitarbeitergeschichten schon lange vor mir die Regionalpresse und den Dachverband belieferte.

Schwierige Fälle: Wenn es im Recruiting hakt

Nicht immer nur läuft alles glatt – trotz größter Mühen und Bemühungen. Zum Schluss möchte ich deshalb noch zwei Problemfälle vorstellen und wie ich damit umgegangen bin. Fall 1 ist eine schwierige Stelle in einer chirurgischen Fachabteilung. Wir suchen dort im Grunde eine Sprechstundenhilfe für die Ambulanz, die aber sehr viel mehr machen muss als die übliche Terminkoordination und Patientenanmeldung.

Bevor ich kam, wurde es lange mit einer klassischen Stellenanzeige für eine Sprechstundenhilfe versucht. Doch jede Bewerberin, die hospitieren kam, fühlte sich überfordert. Meine Idee war dann, ehrlich zu sein und klar zu beschreiben, worauf es bei dieser Position ankommt. Wir nannten sie nun „Sprechstundenmanager*in“, was schon nach mehr Verantwortung klingt, und texteten in der Einleitung:

Du organisierst unsere Patientensprechstunde, in der es – ganz ehrlich – selten ruhig zugeht. Oft entscheiden unsere Ärzte sofort, ob ein Patient eine Operation benötigt. Und dann ist es Deine Aufgabe, sie zu organisieren: die OP anmelden, die richtigen Implantate und Prothesen bestellen, die Radiologie konsultieren, mit medizinischen Fachbegriffen jonglieren, Dich mit den Bedürfnissen des OP Teams auskennen. All das lernst Du bei uns – Du solltest aber auch keine Berührungsängste mit diesen Themen haben.

Ehrlichkeit funktioniert nicht immer

Wir erhielten zahlreiche Bewerbungen, wie eigentlich immer bei MFA Stellen, doch das Problem der Überforderung bei der Hospitation oder in der Probezeit blieb. Der Chefarzt kam dann auf die Idee, die Stelle nicht für die klassische Berufsgruppe Medizinische Fachangestellte / Arzthelferin auszuschreiben, sondern für Krankenpfleger oder Operationstechnische Assistenten mit Erfahrung im OP oder als Abteilungsleitung, die sich aus dem Schichtdienst und von der Arbeit am Patienten weg und in Richtung Administration hin entwickeln wollen. Wir erhielten wieder eine Handvoll Bewerbungen, tatsächlich von der erwünschten Zielgruppe, doch in Sachen Gehalt und Verantwortung war ihnen der „Rückschritt“ dann doch zu groß.

Also switchten wir zurück zur ursprünglichen Anzeige – und erhielten nun gar keine Bewerbungen mehr. Inzwischen hatte wohl jede interessierte MFA in Berlin die Anzeige gesehen und sich beworben oder geschlussfolgert, dass diese ewig ausgeschriebene Position unattraktiv sei. Ich griff zu einem Trick und änderte nur den Anzeigentitel. Die Abteilung betreut mehrere chirurgische Bereiche und so wählte ich einfach einen anderen als den bisher genannten, um den Anschein einer neuen Anzeige zu wecken. Drei Bewerbungen gingen ein und nun konnten wir eine Person einstellen und mit zwei weiteren Interviews führen – für den Fall der Fälle, denn die Probezeit ist noch nicht vorbei. Für das Recruiting Team ist das Problem – vorerst – gelöst.

Wenn das Recruiting je nach Standort unterschiedlich gut klappt

An manchen Standorten funktioniert es super mit dem Recruiting, an anderen ist es schwieriger. Da können nicht unbedingt die Verantwortlichen vor Ort etwas dafür – es hat viel mit der Konkurrenzsituation in der Nachbarschaft zu tun, mit den Fachgebieten, die am Standort angeboten werden  können, oder mit der Größe eines Hauses. Auch eine Change Situation mit Wechseln in der Führungsetage oder Organisationsentwicklungsprozessen kann zu einer gewissen Fluktuation führen.

Doch auch wenn es gute Gründe gibt, muss man genau und selbstkritisch hinschauen. Dauerhaft offene Vollzeitstellen in Pflege und Funktionsdienst, Einsatznotwendigkeit von Leasingkräften und weiteren offenen Stellen wegen Krankheit können nicht einfach hingenommen werden, wenn man nicht riskieren will, dass die verbleibenden Mitarbeitenden überlastet werden.

Eine Auswertung ergab für die ersten 10 Jahreswochen 2021 in diesem konkreten Unternehmensbereich 31 vielversprechende Bewerbungen bei mindestens 20 dringend zu besetzenden Stellen:

  • 17x Gesundheits- und Krankenpfleger
  • 3x Altenpfleger
  • 1x Intensivfachpfleger
  • 1x 1jährige Pflegehelferin
  • 2x MFA mit Endoskopie Weiterbildung oder Erfahrung
  • 2x Letztes Ausbildungsjahr
  • 5x nicht ganz klare Qualifikation, könnte aber passen

Warum ist aus den Bewerbungen nichts geworden?

Aus 22 dieser vielversprechenden Bewerbungen ist nichts geworden. Warum? Auch das haben wir genau analysiert, um daraus Lösungsvorschläge abzuleiten:

  • 5x 450 Euro Job gesucht, die wir im Moment aus verschiedenen Gründen nicht anbieten
  • 4x Bewerber hat sich trotz intensiver Kommunikation irgendwann nicht mehr gemeldet
  • 1x Überbrückungsangebot gemacht und angenommen
  • 2x interessant, aber die Besetzung der Stelle wurde aus internen Gründen gestoppt
  • 1 Prozess läuft noch, Bewerberin will in einigen Monaten anfangen
  • eine Person hat sich für anderen Arbeitgeber entschieden
  • 1 Person war schonmal bei uns und wurde in der Probezeit entlassen
  • eine Person wollte eine Stationsleitungsfunktion, die man ihr nicht anbieten konnte
  • 12x Grund nicht mehr rekonstruierbar

Lösungsansätze vom Springerpool bis WhatsApp

Einige Lösungsansätze waren schon ergriffen worden:

  • Ein standortübergreifender Springerpool
  • WhatsApp Bewerberkommunikation durch die Pflegedienstleitung
  • Überbrückungsangebote, wenn die gewünschte Position nicht sofort frei ist
  • Beschäftigung von Praktikanten im großen Umfang, um sie mittelfristig als Mitarbeitende zu gewinnen
  • Neue Wege der Bewerberkommunikation wie Videovorstellungsgespräche werden ermöglicht

Aus der Analyse der Bewerbersituation ergaben sich nun weitere Lösungsansätze:

Minijobs anbieten

450 Euro Jobs anbieten. Es gibt viele Pflegeprofis, die gerne in diesem Umfang arbeiten würden, z.B. als Zweitjob oder als Nebenjob neben dem Studium oder Wiedereinstieg nach der Elternzeit. Wenn wir ihnen eine geringfügige Beschäftigung nach Haustarif anbieten, lohnt es sich wegen der steuerlichen Abgaben nicht. Und aufgrund der verschiedenen Zuschläge für verschiedene Schichtarten ist es auch nicht möglich, ihnen zuzusichern, dass sie im Monat genau auf ihre 450 Euro kommen werden. Das Angebot klassischer steuerfreier „Minijobs“ ist daher, auch wenn es Gründe gibt, die bisher dagegen sprachen, einen Versuch wert.

Bewerber mit der Qualifikation Altenpfleger nachschulen

In nicht unbedeutender Zahl möchten gelernte Altenpfleger ins Krankenhaus wechseln. Leider können wir sie nicht alle auf der Geriatrie unterbringen und auf anderen Stationen sind sie schnell überfordert, weil es doch anders zugeht als im Pflegeheim oder in der ambulanten Pflege.

Es gibt aber Onboarding Konzepte, die Altenpfleger auf den Einstieg ins Krankenhaus vorbereiten und dieses Problem abfangen können. Die Empfehlung lautet, diese Kurse bei uns im Haus anzubieten – es gab sie tatsächlich schonmal in den DRK Kliniken Berlin. Zur Verfügung stünde dafür nicht nur das damalige Konzept, sondern auch eine Kollegin, die bereits das spezielle Onboarding für Mitarbeiter auf der Intensivstation durchführt.

Praxiseinsätze für Auszubildende oder ausländische Bewerber vermehrt ermöglichen

Es gibt immer wieder Auszubildende oder ausländische Bewerber, die bei einer anderen Schule die theoretische Ausbildung bzw. den Anpassungskurs machen und fragen, ob sie bei uns ihre Praxiseinsätze absolvieren können. Die Antwort lautete bisher, dass wir nur unsere eigenen Auszubildenden in der Praxis einsetzen, weil wir damit ausgelastet sind (schließlich müssen sie angeleitet werden). Gelegentlich wurden jedoch erfolgreich Ausnahmen gemacht, die nach der Ausbildung in Festanstellungen mündeten.

Die Empfehlung lautet daher, ganz offiziell auch für Auszubildende anderer reiner Theorie-Ausbildungsstätten Praxisplätze anzubieten und sogar Kooperationen zwischen DRK Kliniken Berlin und diesen Theorie-Ausbildungsstätten einzugehen, da die Auszubildenden nach der Ausbildung oft übernommen werden können. Als weitere Lösung wird eine Kooperation mit dem Europäischen Bildungswerk vorgeschlagen, das einen Anpassungskurs anbietet und Pflegekräfte in Anerkennung vermitteln kann.

Des Weiteren wurden folgende Lösungsansätze diskutiert und verworfen

  • Mehr Absolventen eines Pflegebasiskurses einstellen, so wie es in anderen Häusern aufgrund der gelockerten Fachkraftuntergrenzen während der Pandemie gemacht wird. Dies wurde als nicht sinnvoll betrachtet, da die Quote der Pflegehelfer (1jährig) ohnehin schon sehr hoch ist und Pflegebasiskurs-Absolventen nicht dazu beitragen würden, die Leasingkosten zu senken, die im Fachkraftbereich entstehen.
  • Auszubildenden (sowohl internen als auch externen) bereits 1 Jahr vor Ausbildungsabschluss Festanstellungsverträge für nach der Ausbildung ausstellen, so wie es in anderen Branchen auch gehandhabt wird. Die Befürchtung ist, dass die Auszubildenden sich entweder bedrängt fühlen oder den Vertrag zwar unterschreiben, aber sich am Ende doch umentscheiden und vom Vertrag zurücktreten, weil die Zeitspanne zu lang ist und sich zwischenzeitlich viel ändern kann.

Wir werden beobachten, ob wir mit den ersten drei genannten Lösungsansätzen eine Verbesserung der Personalsituation erreichen können.

Recruiting bei den DRK Kliniken Berlin: Was wir in nächster Zeit vorhaben

Und so geht es weiter: In Kürze geht die Google Ads Recruiting Kampagne der DRK Kliniken Berlin zu Ende. Ich habe schon einen Bericht über die Hürden und Erfolge für euch in Vorbereitung. Außerdem ist der Dreh für unseren neuen Employer Branding-Film nun nach Corona bedingten Verschiebungen für Ende Juni angesetzt. Über das Filmkonzept werde ich berichten und euch natürlich das Ergebnis vorstellen. Bis zu meinem Sommerurlaub wird das mein Hauptprojekt neben dem Recruiteralltag sein.

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Recruiting bei den DRK Kliniken Berlin

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2 Kommentare

  1. Hallo Maja,
    vielen Dank für diesen ausführlichen Bericht – das gibt mir wirklich viel Inspiration für die Arbeit in meiner eigenen Einrichtung im Recruiting. Besonders spannend finde ich auch, dass ihr die Videos selber produziert. Ist das so ohne weiteres möglich – also was braucht man dazu abgesehen von einem Smartphone (habe ich auf dem einen Bild gesehen 🙂 )? Welche Programme für den Schnitt verwendet ihr?
    Was mir auch sehr gut gefallen hat sind eure Mitarbeiterbeiträge zum Thema Diversity.
    Viele Grüße, Andrea

  2. Hallo Andrea, ich freue mich, dass du in meinem Beitrag ein paar hilfreiche Infos und Gedanken finden konntest! Wir nutzen Adobe Premiere Pro für den Videoschnitt, weil das von unserer IT zur Verfügung gestellt wird, aber eigentlich mag ich das Programm nicht, es ist mir viel zu mächtig. Meine Gitarrenvideos auf https://fingerstyleguitartabs.com/ schneide ich privat mit Video Magix Deluxe Plus und das ist viel einfacher und gibt auch schöne Ergebnisse. Über die Aufnahmetechnik, die wir nutzen, hatte ich in einem früheren Beitrag schonmal berichtet: https://recruiting2go.de/recruiting-strategie/100-tage-bei-den-drk-kliniken-berlin-corona-krise-facebook-und-mitarbeiter-video-marathon/. Allerdings haben wir inzwischen auf eine Ringleuchte von Neewer umgesattelt statt der anderen Scheinwerfer. Ich hoffe, das beantwortet deine Fragen! Schönes Wochenende! Maja

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